VERDIEPINGSARTIKEL

Administratieplicht in de BTW

Wellicht de meest belangrijke verplichting voor een BTW-ondernemer is dat hij een juiste administratie voert en juist en tijdig aangifte doet. Op grond van de administratie moet de inspecteur namelijk bepalen of u juist en tijdig aangifte BTW heeft gedaan. Als u niet volledig aan de administratieve verplichtingen voldoet, kan dit betekenen dat u te weinig BTW heeft afgedragen. Dit kan niet alleen leiden tot naheffingsaanslagen maar ook tot vergrijpboetes en die wilt u natuurlijk voorkomen.


4 oktober 2019 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online en Drs. Michel Toet MSC, fiscalist Belastingdienst, mjma.toet@ belastingdienst.nl


Voor ondernemers bevat de wet een algemene administratieplicht. Deze algemene administratieplicht houdt – kort gezegd – in dat u als ondernemer op een zodanige wijze uw administratie inricht dat te allen tijde de rechten en verplichtingen en de overige voor de belastingheffing van belang zijnde gegevens daaruit duidelijk blijken. Er bestaat echter geen wettelijke definitie van het begrip administratie. Wel moet u de administratie inrichten naar de eisen van uw onderneming. Dit betekent onder meer dat als u veel contante verkopen heeft, uw kasadministratie dusdanig moet zijn ingericht dat uw belastingverplichtingen daaruit zijn af te leiden.

Aanvullend

Naast de administratieverplichtingen die gelden voor alle ondernemers moet u als BTW-ondernemer voldoen aan de volgende aanvullende administratieve verplichtingen. U moet regelmatig de volgende gegevens in uw administratie opnemen: alle uitgaande en inkomende facturen, uitgaven en ontvangsten wegens aan u en door u verrichte leveringen en diensten en de door u verrichte intracommunautaire verwervingen, invoer van voor u bestemde goederen, uitvoer van goederen en andere gegevens die van belang zijn voor de heffing van BTW in Nederland en andere EU-landen. Als u eigen goederen overbrengt naar een andere lidstaat, moet u dit registreren. De aanvullende administratieverplichtingen gelden niet voor ondernemers die op grond van de kleineondernemingsregeling geen BTW hoeven te betalen. Als deze ondernemers echter belaste intracommunautaire verwervingen verrichten, moeten zij hiervan wel aantekening maken in hun administratie.

Aansluiting

In de praktijk is het van groot belang dat u een aansluiting kunt maken met de door u ingediende aangiften én uw administratie. Dit betekent concreet onder meer het volgende: als u bijvoorbeeld in het derde kwartaal van 2019 een bedrag van € 10.000 als voorbelasting in aftrek brengt, moet u beschikken over de aan u uitgereikte facturen waaruit dit bedrag blijkt. Ook geldt dat als u een bedrag van € 100.000 als omzet aangeeft in uw aangiften, dit bedrag ook uit de administratie moet blijken.

Maandaangifte eisen

In bijzondere gevallen kan de inspecteur zelfstandig, dat wil zeggen zonder uw verzoek, besluiten dat u niet langer per kwartaal maar maandelijks aangifte moet doen. De inspecteur kan hiertoe besluiten als u regelmatig te laat aangiften doet en/of de verschuldigde BTW niet (tijdig) betaalt aan de Belastingdienst.

Termijn

U moet informatie die voor de belastingheffing van belang is voor een periode van zeven jaar bewaren. Het gaat daarbij om onder meer het grootboek, de voorraadadministratie, de loonadministratie, debiteuren- en crediteurenadministratie en de in- en verkoopadministratie. De informatie die ziet op nieuwe onroerende zaken, zoals akte van levering, moet u daarentegen bewaren gedurende negen jaar na het jaar waarin de ondernemer de onroerende zaak is gaan gebruiken. Deze langere bewaartermijn hangt samen met de herzieningstermijn voor onroerende zaken. U kunt vooraf afspraken maken met de inspecteur welke gegevens u wel en niet moet bewaren. Op deze wijze verkrijgt u vooraf niet alleen duidelijkheid dat u voldoet aan de administratieplicht maar voorkomt u ook dat u onnodige gegevens bewaart.

Toegankelijkheid

Naast het voldoen aan de administratieplicht moet u ook uw administratie dusdanig inrichten dat de controle daarvan door een inspecteur binnen een redelijke termijn kan plaatsvinden. Als u uw administratie dusdanig ‘ slecht’ inricht, kan de inspecteur besluiten om een informatiebeschikking op te leggen die ertoe kan leiden dat hij de bewijslast kan omkeren en verzwaren.

Aangiften

Daarnaast moet u tijdig en juiste aangiften indienen. Verricht u alleen van BTW vrijgestelde prestaties, dan kunt u de inspecteur verzoeken om ontheffing van het doen van aangifte.

De meeste BTW-ondernemers doen per kwartaal aangifte. U kunt echter verzoeken om maandelijkse aangifte te doen. Dit kan voordelig zijn als u per saldo BTW terugontvangt. In het merendeel van de gevallen willigt de inspecteur het verzoek van de ondernemer in om maandelijks aangifte te doen. Als aangifteplichtige moet u altijd een aangifte BTW indienen, ook als u niks heeft aan te geven. Als een ondernemer niet (tijdig) een aangifte doet, legt de Belastingdienst een naheffingsaanslag op. Hij schat deze aanslag op basis van eerdere BTW-aangiften. Meestal legt de Belastingdienst gelijktijdig verzuimboeten op: maximaal € 5.278 voor het niet (tijdig) betalen van de door hem verschuldigde belasting en maximaal € 131 voor het niet (tijdig) doen van aangiften. Deze boetes kunnen echter beduidend hoger uitvallen als de Belastingdienst een nader onderzoek bij u instelt.

Hoe u administratie doet, doet er niet toe

De wetgeving schrijft niet voor dat u uw administratie op papier doet of elektronisch bijhoudt. Het is alleen van belang dat de administratie een juist beeld weergeeft van de fiscale rechten en verplichtingen en toegankelijk is dat de inspecteur op redelijke termijn deze kan controleren. U kunt dus besluiten om de administratie elektronisch te bewaren of in de cloud zolang deze administratie maar juist en toegankelijk is.

Volledig

Als u weliswaar tijdig aangiften BTW doet maar niet volledig, kunnen de financiële gevolgen daarvan (zeer) groot zijn. Als de inspecteur namelijk constateert dat u te weinig verschuldigde BTW aangaf op uw aangiften, heft hij deze te weinig verschuldigde BTW niet alleen na, maar legt hij meestal geen verzuimboeten maar vergrijpboeten op die fors hoger kunnen uitvallen.

Dubbel

Een inspecteur kan u namelijk in dat geval dubbel beboeten: een vergrijpboete voor het niet tijdig doen van een suppletieaangifte om de te weinig aangegeven BTW alsnog te betalen en één vergrijpboete voor het te weinig voldoen van BTW. De boete bedraagt maximaal 100% van het bedrag aan BTW dat u door het niet indienen van de suppletieaangifte voldeed op aangifte. Voor het opleggen van deze boetes is het van belang dat de Belastingdienst aannemelijk maakt dat sprake is van opzet of grove schuld. In de praktijk kan de Belastingdienst hier in veel gevallen vaak aan voldoen. Zo nemen ondernemers vaak in de jaarrekening een BTW-schuld op die ziet op één of meerdere jaren.

Niet kunnen betalen? Wel altijd aangifte doen!

Het kan soms voorkomen dat u de door u verschuldigde BTW niet kunt betalen en daarom besluit om niet het volledig verschuldigde bedrag aan BTW op aangifte te vermelden.

U kunt dit doen met het idee om op een later moment via een suppletieaangifte het resterende bedrag aan BTW alsnog te voldoen. Deze handelswijze is echter niet juist en kan ertoe leiden dat de inspecteur forse vergrijpboeten aan u oplegt. In uitzonderlijke gevallen kan dit bij een bv zelfs leiden tot strafrechtelijke vervolging van de bestuurders die verantwoordelijk zijn voor het indienen van de BTWaangiften.

Uitstel

De juiste wijze is dat als u de door u verschuldigde BTW niet kunt betalen, u juist wel aangifte doet. Vervolgens kunt u dan om uitstel van betaling vragen.

Omkering

Als u geen of een niet juiste aangifte doet, kan de Belastingdienst de bewijslast omkeren. De Belastingdienst kan ook de bewijslast omkeren als hij een onherroepelijke informatiebeschikking afgeeft. De inspecteur kan deze informatiebeschikking afgeven wegens het niet voldoen aan de informatie- of administratieverplichtingen.

Zwaarder

Als de inspecteur de bewijslast omkeert en vervolgens een naheffingsaanslag oplegt, moet de ondernemer aantonen dat de inspecteur deze naheffingsaanslag tot een te hoog bedrag oplegde.

Dit betekent concreet dat u een zwaardere bewijslast heeft dan in een normale situatie waardoor het lastiger is om de opgelegde naheffingsaanslag te laten verminderen door het indienen van een bezwaarschrift.