VERDIEPINGSARTIKEL

Loonheffingen rond werknemers die buiten Nederland wonen

Werknemers die voor uw onderneming in Nederland werken, kunnen woonachtig zijn in het buitenland. Qua loonheffingen heeft u dan met diverse aandachtspunten te maken.

Want wanneer bent u bijvoorbeeld inhoudingsplichtig voor de loonbelasting, en over welk loon dan precies? U moet zich in zo’n situatie een weg zien te banen door de vele internationale regels.


12 augustus 2021 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en is geschreven door Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen en oud-hoofdredacteur van Salaris Rendement


Bij belastingheffing in internationale situaties is de hoofdregel dat het woonland heffingsbevoegd is. Hierop bestaan echter uitzonderingen. Aan u de schone taak om te weten wanneer uw onderneming in Nederland (in dit artikel het werkland) over welk loon inhoudingsplichtig is.

In grensoverschrijdende situaties spelen belastingverdragen een grote rol. Dit zijn verdragen ter voorkoming van dubbele belastingheffing die Nederland met vele andere landen heeft gesloten, zoals met België, Duitsland en Luxemburg. Belastingverdragen wijzen de heffingsbevoegdheid aan een bepaald land toe, meestal het werkland. Dat land mag dan belasting heffen over het loon dat de werknemer daar heeft verdiend.

BSN is noodzakelijk

De werknemer die in het buitenland woont, heeft een burgerservicenummer (BSN) nodig om in Nederland te kunnen werken. Waar de werknemer zich moet inschrijven om een BSN te verkrijgen, is afhankelijk van de situatie:

  • Bij verblijf in Nederland korter dan vier maanden moet de werknemer zich inschrijven bij één van de 19 gemeenten met een RNI-loket.
  • Bij verblijf in Nederland langer dan vier maanden moet de werknemer zich inschrijven in de Basisregistratie Personen bij zijn gemeente.

Drie situaties mogelijk

Of u loonbelasting (artikel) moet inhouden op het loon van de buiten Nederland wonende werknemer, hangt af van waar hij zijn werkzaamheden voor uw onderneming uitvoert. Er zijn drie situaties mogelijk:

1 Alleen in Nederland

Verricht de werknemer die in het buitenland woont alleen in Nederland werkzaamheden voor uw onderneming, dan is het eenvoudig: u moet loonbelasting inhouden over zijn volledige loon.

2 Deels in Nederland en buitenland

Als de werknemer die in het buitenland woont deels in Nederland voor uw onderneming werkt en deels in het buitenland – meer dan 10% in Nederland op kalenderjaarbasis bekeken – bepaalt zijn woonland of u inhoudingsplichtig bent:

  • Het gaat om een verdragsland: u houdt loonbelasting in over het Nederlandse loon. U houdt (ook) loonbelasting in over het loon dat de werknemer in het verdragsland verdient als het belastingverdrag de heffingsbevoegdheid hierover aan Nederland toewijst.
  • Het gaat om een niet-verdragsland: u houdt sowieso loonbelasting in over het Nederlandse loon. U houdt ook loonbelasting in over het buitenlandse loon als dat in het woonland niet aan belasting is onderworpen. Als het woonland wel belasting heft over het daar verdiende loon, houdt u hier geen loonbelasting over in.

U moet in elke situatie het Nederlandse en buitenlandse loon in uw loonaangifte opnemen. Heft het woonland belasting over het buitenlandse loon, dan doet u de aangifte onder twee nummers inkomstenverhouding. Als u over het volledige loon belasting inhoudt, neemt u dit onder één nummer inkomstenverhouding op in de aangifte loonheffingen.

3 Minder dan 10% in Nederland

Werkt de werknemer die in het buitenland woont maar weinig voor uw organisatie in Nederland – minder dan 10% op kalenderjaarbasis bekeken – en dus met name in het buitenland, dan is wederom zijn woonland bepalend voor uw inhoudingsplicht:

  • De werknemer woont in een verdragsland: u houdt geen loonbelasting in over zijn loon.
  • De werknemer woont in een niet-verdragsland en zijn totale loon is daar aan belasting onderworpen: u houdt geen loonbelasting in over zijn loon.
  • De werknemer woont in een niet-verdragsland en zijn totale loon is daar niet aan belasting onderworpen: u houdt loonbelasting in over zijn loon.

U moet in elke situatie het volledige loon van de werknemer in de aangifte loonheffingen opnemen onder één nummer inkomstenverhouding.

Op de toewijzing van de heffingsbevoegdheid aan het werkland is één uitzondering: de 183-dagenregeling. Als aan alle drie de voorwaarden voor deze regeling wordt voldaan – en degene die de regeling wil toepassen bewijst dat dit het geval is – is het woonland heffingsbevoegd. De voorwaarden zijn:

  • De werknemer verblijft in een bepaalde periode niet meer dan 183 dagen in het werkland.
  • De uitbetalende werkgever is niet gevestigd in het werkland en het loon wordt ook niet uitbetaald door of namens een zogeheten materiële werkgever in het werkland.
  • Het loon komt niet ten laste van een vaste inrichting of vertegenwoordiger (zoals een filiaal) of van een vast middelpunt (zoals een verkooppunt van een fabrikant) van de werkgever in het werkland.

Coronamaatregelen

Vanwege de coronacrisis heeft Nederland met België en Duitsland afgesproken dat voor grensarbeiders in loondienst thuiswerkdagen fiscaal mogen worden behandeld als werkdagen in het land waar ze onder normale omstandigheden zouden zijn gemaakt. Voorwaarde hierbij is dat het loon over de thuiswerkdagen wordt belast in dat land. Ook loon bij noodgedwongen betaald thuis zitten, blijft belast in het land waar de grensarbeider het normaal gesproken zou verdienen. Deze afspraken zijn nu verlengd tot 1 oktober 2021.

Verleggingsregeling toepassen

Het kan zijn dat de in het buitenland woonachtige werknemer van een buitenlands concernonderdeel van uw onderneming in Nederland komt werken. In dat geval is verlegging van de inhoudingsplicht mogelijk van het buitenlandse concernonderdeel (de formele werkgever) naar het Nederlandse concernonderdeel.

Voor toepassing van deze verleggingsregeling moet u samen met het buitenlandse concernonderdeel een verzoek indienen bij uw belastingkantoor. Dit verzoek moet bepaalde gegevens bevatten en mag voor meerdere concernonderdelen tegelijk zijn. U ontvangt vervolgens een (voor bezwaar vatbare) beschikking van de Belastingdienst dat u de verleggingsregeling al dan niet mag toepassen.

Voor de extra kosten van werknemers die vanuit een ander land zijn uitgezonden om in Nederland te werken, kunt u een speciale vergoedingsregeling gebruiken. Deze 30%-regeling kwam al uitgebreid aan bod in Salaris Rendement 8-2020.

Omgaan met andere groepen werknemers

Dit artikel heeft als uitgangspunt een werknemer die in het buitenland woont en die voor uw organisatie in Nederland werkt. Hoe de belastingheffing werkt in de omgekeerde situatie – een werknemer die in Nederland woont en voor u in het buitenland werkt – leest u in Salaris Rendement 4-2021.

Daar wordt ook de 183-dagenregeling uitgebreider behandeld. Let verder op dat u voor bepaalde groepen werknemers in internationale situaties met speciale regels voor de loonheffingen te maken heeft. Dit geldt bijvoorbeeld voor bestuurders en commissarissen, stagiairs en werknemers in het internationaal transport en vliegverkeer.