VERDIEPINGSARTIKEL

Wat staat u te wachten bij een waarneming ter plaatse?

De inspecteurs van de Belastingdienst mogen – en komen in de regel dan aangekondigd – uw organisatie binnenlopen voor een waarneming ter plaatse. Zij krijgen dankzij uw medewerking dan gelegenheid om uw organisatie te observeren. Allerlei gegevens nemen zij mee om uw administratie te doorgronden. Hoe zou zo’n momentopname uw onderneming kunnen baten of schaden? Kunt u achteraf nog enige invloed uitoefenen?


2 augustus 2019 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online.


De Belastingdienst stuurt een organisatie niet altijd een brief waarin een waarneming ter plaatste staat aangekondigd. Maar als u deze brief wel ontvangt, leest u hierin alleen dat u de Belastingdienst op bezoek krijgt, maar niet wanneer precies, en ook niet hoe vaak. Toch is deze brief ter voorbereiding nuttig; hierin staat waarop de inspecteurs zich tijdens het bezoek gaan focussen.

Auditfile van softwarepakket

Tijdens het bezoek wil de Belastingdienst inzicht krijgen in de dagelijkse gang van zaken van uw organisatie. U zult de fiscus daarom uw loonaangiften, jaaropgaven en andere administratie moeten tonen. Gebruikt uw organisatie een geautomatiseerde administratie, dan kunnen de inspecteurs ook vragen om de auditfile van uw softwarepakket. Daarin staan mogelijke procesafwijkingen van het gehele jaar. Juist tijdens werktijd komen de inspecteurs van de Belastingdienst uw organisatie binnenvallen, omdat zij dan een zo werkelijkheidsgetrouw mogelijk beeld van uw dagelijkse werkzaamheden kunnen krijgen. Zij hebben de opdracht gekregen uw werkzaamheden zo min mogelijk te verstoren.

Medewerking verlenen verplicht

U moet immers gewoon door kunnen met uw werk en mogelijk heeft u zelfs rekening te houden met aanwezige klanten. Ook moeten de inspecteurs, voordat zij aan de slag gaan, zich legitimeren bij degene die op dat moment de leiding heeft bij uw organisatie. De inspecteurs zullen u en uw collega’s zo min mogelijk aanspreken. Ze moeten wel kunnen tellen hoeveel werknemers er op dat moment aan het werk zijn en vaststellen wat hun identiteit is. Het kan zijn dat u als salarisprofessional vaker met de inspecteurs te maken krijgt, omdat u nu eenmaal verplicht bent om uw medewerking te verlenen aan bijvoorbeeld het maken van een inventarisatie en een beschrijving van uw werkzaamheden.

Fiscus controleert

U moet uw medewerking verlenen aan verschillende vormen van controles van de Belastingdienst. Naast het uitvoeren van een waarneming ter plaatse kan de Belastingdienst:

  • een bedrijfsbezoek aan uw organisatie brengen voor een gesprek waarin u voorlichting krijgt en waarbij u afspraken met de fiscus kunt maken;
  • u schriftelijk om informatie verzoeken over onder andere uw loonaangiften;
  • een boekenonderzoek doen om te zien of uw eerder ingediende loonaangiften in orde zijn.

Toegang tot hele organisatie

De inspecteur van de Belastingdienst zal u ook vragen om toegang tot alle plekken in uw bedrijfsgebouw(en). U bent op uw beurt verplicht die te verlenen, als u op die plekken uw administratie bewaart. Hij heeft namelijk recht van inzage in uw administratie. Dat houdt in dat de inspecteur mag zien:

  • wat u vastlegt in de administratie dat van belang kan zijn voor de (loon)heffingen;
  • op welke manier u deze gegevens bewaart;
  • voor hoelang u de verschillende gegevens bewaart.

Als de inspecteur dat nodig vindt moet u hem ook tekst en uitleg geven over hoe uw administratie is opgezet. Bovendien mag de Belastingdienst ook fotokopieën maken van bepaalde gegevens uit uw administratie. De waarneming ter plaatse geeft de Belastingdienst in eerste instantie een vrij beperkt beeld van uw organisatie, aangezien de inspecteur maar op één moment kan meekijken en de informatie die hij verzamelt niet per se iets zegt over mogelijke fouten in uw (administratieve) bedrijfsvoering. Zo’n momentopname geeft de fiscus wel de gelegenheid om een eerste risico-inschatting van uw bedrijfsvoering en de werkprocessen van uw onderneming te maken.

Foutgevoelige loonadministratie

Als de inspecteurs zaken tegenkomen die foutgevoelig zijn of iets in uw administratie vinden wat niet in orde lijkt te zijn, zullen zij u waarschuwen. Dan krijgt u de gelegenheid om afspraken te maken met de fiscus over de manier waarop u de zaken kunt verbeteren en binnen welke termijn uw onderneming dat moet regelen. Heeft u de benoemde risico’s dan inderdaad kunnen wegnemen, dan voorkomt u misschien problemen, zoals correcties op eerdere loonaangiftes, boetes en nog meer controles door de Belastingdienst. In die zin zou uw organisatie baat kunnen hebben bij een waarneming!

Termijn voor verbeteringen

Als er afspraken met u zijn gemaakt, gaat de fiscus natuurlijk ook na of u die binnen een bepaalde termijn heeft nageleefd. Veel van de bevindingen die verzameld zijn bij het bezoek van de inspecteurs gebruikt de Belastingdienst later bij het controleren van uw toekomstige loonaangiften. Mocht daar aanleiding voor zijn, dan zal uw organisatie op een ander moment met (minstens) nog een waarneming ter plaatse te maken krijgen. De Belastingdienst kan zelfs reden zien voor een boekenonderzoek. Mocht dat het geval zijn, dan krijgt u daarvan van tevoren een aankondiging. De waarneming te plaatse wordt als zeer belangrijk bewijs voor uw administratieve en fiscale huishouding gebruikt. Maar het is slechts een momentopname, het kan zijn dat er net bijzondere dingen speelden in uw organisatie tijdens zo’n bezoek. Vergissen is menselijk, dus ook een belastinginspecteur kan zich laten afleiden.

Waardevolle tips voor bij een waarneming

Bereid een waarneming ter plaatse altijd goed voor en werk – tijdens én na afloop – mee met de inspecteur. Zo kunt u ervoor zorgen dat eventuele schade beperkt blijft:

  • Bewaar altijd berekeningen die u heeft gemaakt voor de aangiften en de eventuele vroegere jaarloonopgaven.
  • Zorg dat u de manier van totstandkoming van de waarnemingen van de inspecteurs controleert. Mensen, ook zij, kunnen immers de neiging hebben waar te nemen vanuit het belang dat iemand zelf behartigt.
  • Reageer onmiddellijk als u verslagen of rapporten van waarnemingen niet heeft ontvangen of als u er onjuistheden in ontdekt.

Kopie van verslag vragen

Het is dan ook essentieel dat uw organisatie altijd een kopie van het verslag van de waarneming ter plaatse in handen krijgt. Dit verslag stuurt de Belastingdienst niet altijd vanzelf; soms moet u daar zelf om vragen. Controleer of de waarneming ter plaatse op een voor u herkenbare manier beschreven is. Vindt u in het verslag onvolledigheden of onjuistheden, communiceer daar zo snel mogelijk over met de Belastingdienst. Hoe langer u daarmee wacht, hoe zwaarder het verslag als bewijs(last) zal wegen.

U kunt tijdens de waarneming ook zaken met de inspecteur bespreken. U kunt vragen stellen en feiten die van belang zijn voor de aangifte van tevoren onder de aandacht brengen.