VERDIEPINGSARTIKEL

De regels rondom BTW en facturatie

Binnen de BTW speelt de factuur een centrale rol. Zowel de inkoop- als de verkoopfactuur bevat informatie over de BTW-regelgeving die van toepassing is.

Past een ondernemer de factuurvereisten niet correct toe, dan kan de fiscus een boete van maximaal € 5.514 per gebrek per factuur opleggen. Veel ondernemers zijn zich niet bewust van de risico’s die zij lopen bij onjuiste inkoop- en verkoopfacturen.


5 oktober 2021 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en is geschreven door Carola van Vilsteren, Van Vilsteren BTW Advies; telefoon: (085) 040 32 30; e-mail: info@btwadvies.com


Een ondernemer moet een factuur uitreiken als:

  • leveringen of diensten worden verricht aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon die geen ondernemer is;
  • een vooruitbetaling wordt ontvangen voor een levering of dienst aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon die geen ondernemer is;
  • een zogenoemde afstandsverkoop wordt verricht en de One Stop Shop-regeling (OSS) niet wordt toegepast;
  • een nieuw vervoermiddel aan een particulier in een ander EU-land wordt geleverd.

Factuur bij vrijgestelde prestaties

Bij BTW-vrijgestelde prestaties hoeft geen factuur te worden verstuurd. Een uitzondering hierop is de levering van roerende zaken als een ondernemer die alleen heeft gebruikt voor vrijgestelde prestaties of voor doeleinden waarvoor de aftrek van BTW bij aankoop in het verleden was uitgesloten.

Dan moet een ondernemer wél een factuur uitreiken. Een ondernemer die toch een factuur wil uitreiken maar daar op basis van de wetgeving niet toe verplicht is, mag dat wel doen.

Verplichte gegevens

Facturen moeten onder andere de volgende gegevens bevatten:

  1. Datum van de factuur.
  2. Opeenvolgend factuurnummer.
  3. BTW-identificatienummer van de leverancier (bij fiscale eenheden het BTW-nummer van het onderdeel van de fiscale eenheid dat de prestatie levert).
  4. BTW-identificatienummer van de afnemer bij een verleggingsregeling of een intracommunautaire levering.
  5. NAW-gegevens van de leverancier en de afnemer. Vermeld de volledige juridische naam van de leverancier én de afnemer. Het vermelden van de handelsnaam mag ook, op voorwaarde dat die in combinatie met het adres en woonplaats bij de KvK is geregistreerd. Vermeld de volledige adressen. Alleen een postbusnummer is niet voldoende.
  6. Hoeveelheid en duidelijke omschrijving van de geleverde goederen/diensten.
  7. Datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden.
  8. Maatstaf van heffing voor elk tarief of elke vrijstelling, de eenheidsprijs exclusief BTW, en de eventuele vooruitbetalingskortingen en andere kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn begrepen.
  9. Toegepaste BTW-tarief.
  10. Te betalen BTW-bedrag.
  11. De vermelding ‘BTW verlegd’ (als een verleggingsregeling van toepassing is).
  12. Gegevens over een vervoermiddel (nieuw of gebruikt).
  13. De vermelding ‘factuur uitgereikt door afnemer’, als daar sprake van is.
  14. De vermelding ‘Bijzondere regeling – gebruikte goederen’, ‘Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen’ of ‘Bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten’, indien van toepassing.
  15. De NAW-gegevens en het BTW-identificatienummer van de fiscaal vertegenwoordiger, indien van toepassing.
  16. De vermelding ‘Bijzondere regeling reisbureaus’, indien van toepassing.
  17. Als het factuurbedrag niet hoger is dan € 100 (inclusief BTW) of het een aanvullend document is op een eerdere factuur, gelden beperktere voorwaarden. Op de factuur moeten dan de NAW-gegevens van de leverancier staan en hetgeen hiervoor is genoemd bij sub 1, 6 en 10, de gegevens aan de hand waarvan het BTW-bedrag kan worden berekend. Deze regeling geldt niet voor intracommunautaire leveringen of als de leverancier of dienstverrichter in het buitenland is gevestigd.
  18. Als sprake is van een fiscale eenheid BTW wordt op de factuur geen BTW vermeld. Vermeld dan ‘geen BTW vanwege fiscale eenheid BTW’.
  19. Overige niet-BTW-factuurvereisten: KvK-nummer leverancier, bankrekeningnummer en BIC/IBAN.
Bij kleine gebreken in de inkoopfactuur mag de fiscus niet zomaar BTW-aftrek weigeren

Kleine gebreken geen gevolgen

Een afnemer die BTW belaste prestaties verricht, heeft recht op vooraftrek van BTW. Constateert de Belastingdienst een fout in de inkoopfactuur, dan kan de afnemer het recht op aftrek van BTW verliezen.

Wel is het zo dat bij kleine gebreken in de inkoopfactuur de fiscus niet zomaar BTW-aftrek bij de afnemer mag weigeren. Kleine factuurgebreken mogen er volgens het Europese Hof namelijk niet toe leiden dat het recht op aftrek van BTW wordt ontzegd.

Deze maatregel moet echt in proportie staan met het factuurgebrek. Wordt bijvoorbeeld het postbusadres van de leverancier vermeld in plaats van het vestigingsadres, dan wordt het recht op aftrek van BTW niet geweigerd.

Andere stukken meenemen

Ook wanneer een inkoopfactuur een gebrek vertoont, maar bij de inkoopfactuur stukken aanwezig zijn die de ontbrekende informatie aanvullen, moet de Belastingdienst die stukken meenemen bij de beoordeling van het recht op aftrek van BTW.

Wordt uit een inkoopfactuur bijvoorbeeld niet duidelijk op welke periode een verrichte juridische dienst betrekking heeft, maar blijkt dit wel uit aanvullende documenten, dan mag de Belastingdienst het recht op aftrek van BTW ook niet weigeren.

Vraag om een nieuwe factuur als die niet aan de factuureisen voldoet

BTW-aftrek geweigerd bij gebrek

Meerdere gebreken op een inkoopfactuur zullen leiden tot het weigeren van het recht op aftrek van BTW. De aftrek wordt ook in de volgende gevallen alsnog geweigerd:

  • als degene die de BTW-factuur uitreikt de verschuldigde BTW niet of niet geheel heeft voldaan, terwijl de ontvanger van de factuur dat wist en daar profijt van heeft gehad;
  • als het geheel van feiten en omstandigheden de conclusie rechtvaardigt dat doel en strekking van de wettelijke bepalingen zouden worden miskend door het toestaan van de BTW-aftrek;
  • bij een verkeerde tenaamstelling van een factuur, bijvoorbeeld als een ondernemer werkzaamheden voor een aandeelhouder factureert aan de bv van de aandeelhouder. De werkzaamheden hebben dan betrekking op de aandeelhouder in plaats van op de bv.

In het kader van voorkomen is beter dan genezen is het advies dan ook om contact op te nemen met de leverancier en te vragen om een nieuwe factuur als die niet aan de factuureisen voldoet.

Vervolging bij gebreken

Wordt niet voldaan aan de factuurvereisten bij uitgereikte verkoopfacturen, dan kan de fiscus per gebrek op de verkoopfactuur een boete opleggen van maximaal € 5.514. Bij bewust gebruik van een verkeerde tenaamstelling kan zelfs sprake zijn van vervolging door het Openbaar Ministerie vanwege valsheid in geschrifte (Artikel 225 Wetboek van Strafrecht).

Het is van belang dat zowel de verkoop- als de inkoopfacturen voldoen aan de vereisten

Zeven jaar bewaren

Houd er tot slot rekening mee dat een onjuiste verkoopfactuur voor de afnemer reden is om de factuur niet te betalen. Ook wanneer de afnemer de factuur opmaakt (selfbilling) blijft de leverancier aansprakelijk voor de juistheid van de factuur.

Het is van belang dat zowel de verkoop- als de inkoopfacturen voldoen aan de geldende factuurvereisten. Vergeet ook niet uw administratieplicht: voor iedere ondernemer geldt de plicht om de inkoop- én verkoopfacturen zeven jaar in zijn administratie te bewaren.