VERDIEPINGSARTIKEL

Bedrijfscontinuïteit tijdens en na de coronacrisis

Elke onderneming die haar deuren moet sluiten voor klanten, bezoekers en zelfs voor eigen werknemers kampt met dezelfde vragen: hoelang nog en hoe overleeft de onderneming dit?

Natuurlijk helpen overheidsmaatregelen, maar overleven is wat anders dan relevant blijven. Afwachten is er dus niet bij. Ook nu kunnen ondernemingen en hun werknemers heel wat doen om van waarde te blijven.


18 mei 2020 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Jeroen Tegelaar en Eva Zeilstra van CRANIUM Nederland, e-mail: nl-info@cranium.eu, www.cranium.eu/nl


Het wordt steeds duidelijker dat we niet stilletjes kunnen afwachten tot de storm overwaait. Het lijkt waarschijnlijk dat het coronavirus de manier van werken ook op de langere termijn zal beïnvloeden. Juist nu moeten werkgevers dus zoeken naar innovatieve oplossingen om hun goederen en diensten in stand te houden en te blijven verkopen, om zo de economie draaiende te houden.

De centrale vraag in crisistijd is gelijk ook de kern van uw bedrijfscontinuïteit: hoe blijft uw onderneming van waarde voor uw klanten, werknemers en de maatschappij?

Keuzes voor de lange termijn

De coronacrisis vraagt aandacht die u normaal gesproken in andere zaken zou investeren. Dit betekent keuzes maken. Laat die keuzes voor de lange termijn zijn door verder te kijken dan vandaag. Inventariseer wat uw kritische processen zijn en wat of wie er nodig is om deze draaiende te houden.

Voorkom waar mogelijk afhankelijkheid van onvervangbare zaken, mensen of diensten. Bijvoorbeeld: wanneer uw onderneming altijd terugvalt op eenzelfde persoon voor een bepaald proces of systeem, faciliteer dan interne kennisoverdracht. Is een kritisch proces afhankelijk van een externe dienst of extern product? Zorg dat u bekend bent met vergelijkbare leveranciers die dit kunnen overnemen.

IT op afstand faciliteren

Veel ondernemingen zijn afhankelijk van IT. Dat omvat het geheel aan hardware- en softwareproducten en -diensten waarmee een onderneming informatie verwerkt. Nu er thuis gewerkt moet worden, is het cruciaal om IT op afstand te faciliteren en ook te blijven ondersteunen. Voor elke onderneming geldt: alleen een laptop en toegang tot internet zijn niet toereikend.

Er komt veel meer bij kijken! Zorg in de eerste plaats voor gebruiksvriendelijke en veilige IT-middelen, bij voorkeur een laptop van de zaak. Deze kan beter door de eigen IT-afdeling beheerd en beschermd worden. Zo kunt u op afstand uw standaarden handhaven wat betreft de privacy- en informatiebeveiliging.

Is dit niet mogelijk, communiceer dan heldere regels en instructies over software en het aanvaardbaar gebruik hiervan. Zorg dat uw IT-team bereikbaar is voor vragen en faciliteer passende hulp voor mensen met ontoereikende digitale vaardigheden.

Cybercriminelen misbruiken coronavirus, dus pas op!

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) waarschuwt voor cybercriminelen die het coronavirus aangrijpen om zichzelf te verrijken. Ze versturen phishingmails met nepinformatie over Covid 19. Zodra iemand daarop klikt, kunnen ze malware installeren of achter andere informatie komen.

De AP adviseert dat onverwachte e-mailberichten of berichten van een onbekende afzender direct moeten worden weggegooid. Klik niet op links in deze berichten, open geen bijlagen, vul geen gegevens in en meld het direct aan de ICT-afdeling binnen de organisatie.

Zorg voor recente back-ups. Installeeer antimalwaresoftware die downloads en e-mailbijlagen scant en vergeet niet die programma’s te updaten.

Makkelijk en veilig informatie delen

Laat uw werknemers makkelijk en veilig informatie met elkaar delen. Ontmoedig het gebruik van e-mail met bijlagen, want ook hackers zitten niet stil in deze tijden. Gebruik binnen de hele onderneming dezelfde tools voor online vergaderen en het delen van bestanden. Hiermee voorkomt u dat uw mensen op eigen houtje (onveilige) programma’s gaan gebruiken (zogenoemde ‘ghost IT’).

Laat u vooraf voorlichten over de impact van installatie op de bestaande infrastructuur en impact van gebruik voor privacy en informatiebeveiliging. Vertel werknemers (opnieuw) hoe zij veilig op afstand moeten werken en wijs ze op de gedragscode, het beleid en de bestaande procedures.

Stimuleer communicatie met werknemers

Sta bewust stil bij de impact die deze crisis heeft op het welzijn van uw werknemers. Besef dat veel van hen nu tijdelijk naast werknemer ook (thuis)onderwijzer zijn. Geef ze de ruimte hun eigen tijd in te delen of bepaal samen wat het beste werkt. Maar vergeet ook uw werknemers zonder partner en/of kinderen niet. Niet iedereen gedijt goed zonder dagelijks collegiaal contact.

Stimuleer communicatie over wat er speelt, niet alleen op de financiële afdeling, maar binnen de hele onderneming. Zorg ook dat uw afdeling successen deelt: heeft u een begroting herzien, of financiering rondgekregen, of is er een achterstand aan betalingen weggewerkt: laat het ook andere afdelingen weten. Zo blijft elke afdeling op de hoogte van de alledaagse ontwikkelingen binnen afdelingen en projecten.

Erken daarnaast de behoefte aan informeel contact. Zoek naar een vervanging voor koffieautomaatpraat door bijvoorbeeld een informeel virtueel koffiemoment te organiseren. Kortom: besteed aandacht aan uw werknemers!

Besteed aandacht aan klanten

Beperk de communicatie niet alleen tot werknemers. Richt uw aandacht nu ook op uw klanten, leveranciers en partners. Zij zitten in dezelfde situatie. Doe dat niet alleen via een brief of e-mail, maar maak het persoonlijk en bel uw contacten. Vraag hoe het gaat met hen qua (financiële) gezondheid en hoe ze hun onderneming draaiende houden.

Vertel hen wat u doet om de crisis te beteugelen en wat dat inhoudt voor uw levering van producten en diensten. Geef duidelijkheid over wat ze van uw onderneming kunnen verwachten qua werkzaamheden en samenwerking de komende maanden.

Anticipeer op nieuwe trends door te investeren in productontwikkeling en nieuwe verdienmodellen.

Innoveren om afstand te overbruggen

Er is door de coronacrisis een afstand gecreëerd tussen uw onderneming en uw klanten en innovatie is nu geboden om deze afstand te overbruggen. Adviseren op afstand is snel de norm geworden voor makelaars, bankiers, verzekeraars, financieel adviseurs, coaches en boekhouders. Het is goed op deze transformatie in te spelen zodat ook straks dit één van de mogelijkheden blijft op uw afdeling.

Innoveer niet alleen. Stem met uw partners af of u gezamenlijk een nieuwe dienst in de markt kan zetten. Put uit elkaars expertise en netwerk door bijvoorbeeld samen een webinar op te zetten. Laat ook werknemers die voorheen niets met productontwikkeling te doen hadden hierop aanhaken.

Kijk hierin verder dan functieprofielen. Geef de boekhouder die ooit de Kunstacademie deed tijd om een brochure te ontwerpen. Of betrek de van oorsprong Britse financial bij het opzetten van uw Engelstalige webpagina. Niet alleen kan deze aanpak tot innovatieve ontwikkelingen leiden, ook kan het een manier zijn om werknemers die tijdelijk minder werk hebben uw onderneming te laten ondersteunen. Dit is niet alleen goed voor uw onderneming, maar ook voor hun arbeidsethos.

Vergeet niet het belang van een goed imago!

Belangrijker dan vaak gedacht is het imago van uw onderneming. In deze tijden kan uw onderneming ook op dat gebied verschil maken. Kijk verder dan uw eigen nering en neem waar mogelijk ook maatschappelijke verantwoordelijkheid.

Onderzoek in welke mate uw onderneming of afdeling organisaties kan helpen die in de frontlinie staan van de crisis: zorginstellingen, logistieke dienstverleners, maar ook restauranthouders, winkeliers en zzp’ers. Verzin een mooie marketingactie waarbij uw onderneming deze organisaties in het zonnetje zet en u tegelijkertijd uw bedrijfsnaam voor het voetlicht brengt.

Geef weg wat u weg kunt geven, bijvoorbeeld door middel van kortingen of het kosteloos delen van expertise, e-learnings en templates. U krijgt het na de coronacrisis dubbel en dwars terug in de vorm van een goed imago en een uitgebreid netwerk van potentiële klanten die u goed gezind zijn. Wilt u hiervan melding maken op uw kanalen: prima, maar houd het bescheiden.

Actualiseren van de bedrijfsstrategie en langetermijnvisie

Wat u ook doet: zit niet stil. Nu is de tijd om interne werkzaamheden als digitaliseren en archiveren eens op te pakken, de schijf eens goed op te (laten) schonen en logischer in te delen, al is het maar om werknemers weer digitaal toegang te bieden tot de bestaande informatie. Bereid de jaarlijkse controle van de boeken nu al voor en actualiseer uw bedrijfsstrategie en langetermijnvisie: na de crisis zal alles anders zijn dus het is nu tijd hierop te anticiperen.

Door (waar mogelijk) uw bedrijfsvoering veerkrachtig in te richten, creëert u ruimte voor uzelf om u aan te passen aan de veranderende situatie. Faciliteer het essentiële en ga creatief om met de zaken die anders zijn geworden dan voorheen. Zo blijft u onder deze abnormale omstandigheden zo normaal mogelijk werken, maar wel met een innovatieve blik naar voren.