VERDIEPINGSARTIKEL
De bestuurder vragen water bij de wijn te doen bij instemmingsverzoeken
Via het instemmingsrecht kunt u veel invloed uitoefenen. Zonder uw instemming kan de bestuurder zijn plan tenslotte niet zomaar uitvoeren. Toch is het belangrijk om naast de belangen van uw achterban ook een afweging te maken wat in het belang is van uw organisatie. Hoe goed u dat ook doet: het kan zomaar zijn dat het tot onderhandelingen leidt...
Bij instemmingsverzoeken heeft uw OR vaak een sterke onderhandelingspositie. Ga daarom niet zomaar akkoord met het eerste ontwerp als u zich er niet senang bij voelt. Een onderhandeling tussen OR en bestuurder kent meestal vijf fasen:
- voorbereiding;
- uitgangspositie bepalen;
- onderhandelingsruimte zoeken;
- onderhandelen en concessies doen;
- conclusies en afronding.
1. Voorbereiding instemmingsverzoek
In de voorbereidende fase bespreekt u binnen de OR het voorstel. Stel een onderbouwd wensen- of prioriteitenlijstje op van de veranderingen waardoor u wel zou instemmen. Voor welke argumenten is uw bestuurder gevoelig? Tijdens het overleg kunt u één persoon – bijvoorbeeld de voorzitter – het woord laten doen of elk onderdeel van de discussie een ander OR-lid aan het woord laten. Wees er zeker van dat ze het achterste van hun tong durven laten zien.
2. Uitgangspositie OR voor instemming
Het eerste overleg met de bestuurder kan plaatsvinden als uw OR zich tot in de puntjes heeft voorbereid. Zoek in het gesprek naar overeenkomsten en verschillen. Wat is belangrijk voor de bestuurder en waar hecht u als OR veel waarde aan? Bespreek in de onderhandeling of de bestuurder en uw ondernemingsraad het eens zijn over het onderliggende probleem: moet er inderdaad iets veranderen om de situatie te verbeteren? Bespreek de ideale oplossingen van beide partijen en probeer nader tot elkaar te komen.
Schors de zitting!
Gun uzelf wat bedenktijd en rond de onderhandelingen niet in één keer af. Schorsen kan een doel dienen, bijvoorbeeld om:
- de eenheid binnen de OR te herstellen; u wilt niet dat uw bestuurder de OR-leden tegen elkaar uitspeelt;
- de andere OR-leden te waarschuwen; de bestuurder haalt een trucje uit;
- nieuwe informatie te bespreken.
3. Onderhandelingsruimte zoeken
Als u de uitgangsposities kent, kunt u op zoek gaan naar onderhandelingsruimte. Dit kunt u doen door voorlopige voorstellen op tafel te gooien: ‘stel dat de OR...’ Houd de non-verbale signalen van de bestuurder in de gaten, peil zijn reactie. U bent een volwaardige overlegpartner en hoeft dus niet te voorzichtig te zijn. Het is uw taak om uw achterban zo goed mogelijk te vertegenwoordigen. Maak u niet te afhankelijk van de standpunten en oplossingen van de bestuurder en denk nooit ‘zo ver zal hij toch niet gaan’.
4. Onderhandelen en concessies doen
Als u weet welke onderhandelingsruimte u heeft, is het tijd voor zaken! Een verstandige OR zet kleine stapjes, zelfs als hij bereid is om een grote concessie te doen. Wie weet gaat de bestuurder wel eerder akkoord met uw voorstel. Vraag en aanbod kunnen in deze fase een paar keer heen en weer gaan. Het is verstandig om – hoe onbelangrijk iets ook mag lijken – nooit zomaar toe te geven. Houdt de regie in handen en blijf sterk staan in de onderhandelingen.
5. Conclusies en afronding
Bespreek de uitkomst met uw OR en controleer of voldoende leden akkoord gaan met het voorstel. Als u de onderhandelingen succesvol heeft afgerond, zet u de afspraken op papier in een conceptregeling. In deze fase knoopt u samen de losse eindjes aan elkaar. Spreek duidelijk met elkaar af welke taken de bestuurder voor zijn rekening neemt en of er klusjes op het bordje van uw OR terechtkomen.
Meer informatie over het instemmingsrecht vindt u in de toolbox Regel het instemmingsrecht van de OR in acht stappen.