VERDIEPINGSARTIKEL
Een goede jaarafsluiting maken
Financieel administrateurs zijn de vastleggers van alle cijfers over een bepaald jaar. Winst is natuurlijk interessant, maar ook verlies moet u vastleggen. Bij al deze cijfers komt best het nodige kijken en de administratie moet nauwkeurig gebeuren. De jaarafsluiting is echt een secuur klusje. U moet alle financiële overzichten ook nog eens op tijd af hebben om een goed financieel rapport te kunnen opleveren. Hoe sluit u efficiënt het jaar af en over welke financiële overzichten gaat het dan?
Of u nu relatief onervaren bent of al jaren in het vak zit, de jaarafsluiting van de administratie blijft voor iedere financieel administrateur een precisiewerkje waarbij u talloze zaken over het hoofd kunt zien. De jaarafsluiting is daarom een kwestie van goed plannen én gestructureerd aanpakken. Maak vooraf een checklist van wat er allemaal moet gebeuren en voer de te ondernemen acties één voor één uit om de financiële administratie goed af te sluiten.
Terugblik op het verleden
Voor een goede en vlotte jaarafsluiting is het noodzakelijk dat u zich zo goed mogelijk voorbereidt. Hierbij moet u beginnen met een terugblik op het verleden. Ongetwijfeld bent u in voorgaande jaren bij de jaarafsluiting tegen bepaalde problemen aangelopen die destijds bijzonder veel energie en tijd hebben gekost.
Probeer na te gaan of – en zo ja, hoe – u die ellende deze keer kunt voorkomen. Wat in de praktijk zeker helpt om eventuele problemen vroegtijdig op te sporen, is het uitvoeren van cijferbeoordelingen en analyses op verschillen tussen de begrote en de werkelijke resultaten.
Voorbereiden op accountantscontrole
Het is belangrijk om zo veel mogelijk werkzaamheden alvast uit te voeren vóórdat de accountant komt, want hoe minder de accountant hoeft te doen, des te lager zal de rekening zijn die te zijner tijd bij u op de mat valt. Daarom is het raadzaam om met uw accountant duidelijke afspraken te maken over welke gegevens u op welk moment moet aanleveren én hoe dit moet gebeuren.
Na de balansdatum
Na de balansdatum kan er nog het een en ander veranderen in uw onderneming. Deze gebeurtenissen na balansdatum worden natuurlijk ook verwerkt in de toelichting op de balans en winsten- verliesrekening. Afhankelijk van de vraag of de jaarrekening al is opgemaakt of vastgesteld wordt bepaald hoe omgegaan moet worden met gebeurtenissen na balansdatum.
Inhoud van het balansdossier
Een enkelvoudige jaarrekening bevat altijd de volgende verplichte onderdelen: de balans, de winst-en-verliesrekening, de toelichting op de balans en de winst-enverliesrekening en de overige gegevens. Vergeet niet terug te kijken! Kijk ook naar de afspraken die vorig jaar zijn gemaakt over de inhoud van het balansdossier. De balans geeft inzicht in de bezittingen, de schulden en het eigen vermogen van de onderneming.
Destijds zal de accountant in de managementletter over het vorige boekjaar een aantal aanbevelingen hebben gedaan. U kunt op uw vingers natellen dat het handig is om deze aanbevelingen eerst door te voeren in de administratie van het huidige boekjaar vóórdat u begint met de afsluiting hiervan.
Verantwoordelijkheid aanleveren gegevens
U moet niet alleen heldere afspraken maken met uw accountant, maar ook binnen de eigen onderneming. Want het is van groot belang dat alle betrokkenen precies weten wie er verantwoordelijk is voor het aanleveren van de benodigde gegevens. Voor de meeste informatie bent u namelijk afhankelijk van anderen en dan vereist het de nodige aandacht om ervoor te zorgen dat u op het juiste moment over alle benodigde stukken kunt beschikken. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat het proces van de jaarafsluiting vertraging oploopt doordat u met uw armen over elkaar zit te wachten tot bepaalde informatie eindelijk op uw bureau belandt.
Overige gegevens ook interessant
De balans en de winst-en-verliesrekening met de daarbij behorende toelichting mogen dan nog zo veel informatie bevatten, maar de lezer wil uiteindelijk vooral weten of een accountant de cijfers heeft gecontroleerd én welk oordeel de accountant heeft over de jaarrekening.
Onderdelen 'overige gegevens'
Het oordeel van de accountant wordt vastgelegd in een controleverklaring en die wordt opgenomen onder de overige gegevens. Formeel worden onder het kopje overige gegevens de volgende elementen opgenomen:
- de accountantsverklaring, bedoeld in artikel 393 lid 5 of een mededeling waarom deze ontbreekt;
- een weergave van de statutaire regeling omtrent de bestemming van de winst;
- een weergave van de statutaire regeling omtrent de bijdrage in een tekort van een coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij, voor zover deze van de wettelijke bepalingen afwijkt;
- een lijst van namen van degenen aan wie een bijzonder statutair recht met betrekking tot de zeggenschap in de rechtspersoon toekomt, met een omschrijving van de aard van dat recht, tenzij rond deze gegevens mededeling is gedaan in het bestuursverslag op grond van artikel 391 lid 5;
- een opgave van het aantal stemrechtloze aandelen en het aantal aandelen dat geen of slechts een beperkt recht geeft tot deling in de winst of reserves van de vennootschap, met vermelding van de bevoegdheden die zij geven;
- een opgave van het bestaan van nevenvestigingen en van de landen waar deze nevenvestigingen zijn, samen met een opgave van hun handelsnaam als deze afwijkt van de naam van de rechtspersoon.
Toelichting op de balans
De toelichting op de balans en de winst-en-verliesrekening is allereerst bedoeld om de genoemde posten te specificeren. Daarnaast bevat dit deel de waarderingsgrondslagen en andere toelichtingen. Door de toelichtingen is de lezer beter in staat inzicht te krijgen in de cijfers. Dit stelt hem in staat om een duidelijk oordeel te vormen over de financiële positie van uw onderneming.
Onderbouwen van waarde
De omvang van de voorraden en het onderhanden werk zult u moeten vaststellen door te tellen. Onderbouw de werkwijze door vooraf duidelijke afspraken te maken hoe u dit gaat aanpakken en wie het tellen uitvoert. Zorg er hierbij voor dat tijdens het tellen de goederenstromen zo veel mogelijk worden stilgelegd, want hiermee verkleint u het risico van foutieve tellingen.
Met betrekking tot de vaste activa is het belangrijk dat u de waarde op de balans kunt onderbouwen. Dit kunt u doen door te zorgen voor mutatie(verloop)overzichten en specificaties. Daarnaast moet u de inventarisatieverslagen en documentatie van investeringen en desinvesteringen vastleggen in het balansdossier.
Voorwaarden voor voorzieningen
Veel ondernemingen proberen om de winst te verlagen door het vormen van één of meer voorzieningen die echt helemaal nergens op slaan. Voorzieningen moeten voldoen aan voorwaarden. U mag uitsluitend een voorziening treffen als:
- de kosten hun oorsprong vinden in feiten en omstandigheden die zich vóór de balansdatum hebben voorgedaan;
- er een redelijke mate van zekerheid bestaat dat u de kosten moet maken;
- de kosten aan het betreffende boekjaar kunnen worden toegerekend.
Voorzieningen die op grond van deze regels mogelijk zijn, zijn voorzieningen voor oninbare vorderingen, incourante voorraden en groot onderhoud.
Nauwgezet te werk
Bij de jaarafsluiting moet u voortdurend vasthouden aan het goed koopmansgebruik: u moet te werk gaan zoals een goed, betrouwbaar en nauwgezet koopman zijn handel zou drijven. Dit brengt onder meer het volgende met zich mee:
- De hoofdregel is dat u de baten en lasten zo goed mogelijk toerekent aan het jaar waarop ze – op grond van het realisatiebeginsel – betrekking hebben. Willekeurig schuiven met kosten en opbrengsten is niet toegestaan.
- Op grond van het voorzichtigheidsbeginsel mag u echter wel al rekening houden met verliezen, ook als deze nog niet gerealiseerd zijn.
- Een eenmaal gekozen stelsel van winstberekening moet u volgens een bestendige gedragslijn en onafhankelijk van de uitkomst toepassen. Het is echter wel toegestaan om over te stappen op een ander stelsel, alleen mag u dit niet doen om een incidenteel fiscaal voordeel te behalen.
Het financieel rapport
Het boekwerk met jaarcijfers dat u jaarlijks voor uw onderneming opstelt, wordt vaak de jaarrekening genoemd. Maar officieel is dit niet juist, want het boekwerk betreft het totale jaarverslag. De jaarrekening is hier slechts een onderdeel van. Het jaarverslag is opgebouwd uit het bestuursverslag, de jaarrekening en de overige gegevens zoals ook op de infographic 'Het ondernemersjaar verantwoord' is weergegeven.
Meer informatie over de jaarrekening vindt u in de toolbox De jaarrekening: van opstellen tot deponeren in acht stappen.