VERDIEPINGSARTIKEL

Voorbereid op de toetsing

Heeft u een accountantskantoor en valt de toetsingsbrief van de Raad voor Toezicht van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) bij u op de mat, dan weet u hoe laat het is. Voldoet uw kantoor aan de voor u geldende wet- en regelgeving en heeft u alles goed gedocumenteerd, dan heeft u niets te vrezen. Het is toch aan te raden om u al eens te verdiepen in wat er allemaal komt kijken bij een toetsing.


6 september 2019 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online.


De toetsing van de Raad voor Toezicht richt zich vooral op het stelsel van kwaliteitsbeheersing van uw accountantskantoor. Hoewel het niet verplicht is, kunt u bij verschillende marktpartijen een kantoorhandboek afnemen waarmee u uw kwaliteitsbeheersingsstelsel kunt inrichten. In een handboek implementeert u de wet- en regelgeving die voor uw praktijk van belang is. Zo is Standaard 4410 van belang voor accountantskantoren die uitsluitend jaarrekeningen samenstellen, maar natuurlijk ook standaard wetgeving zoals de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) moet een onderdeel zijn van uw kwaliteitsbeheersingsstelsel. Een goede voorbereiding is het halve werk. Als u werkt volgens uw eigen kwaliteitsbeleid en u voldoet aan de voor uw kantoor geldende wet- en regelgeving, dan bent u al een heel eind.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Raadzaam

Het is van essentieel belang dat u er voor zorgt dat u alle te overleggen documenten hebt klaarliggen voordat de toetser bij u aanbelt. Als de toetser bij u op bezoek is en u moet nog de helft van de gewenste documenten erbij zoeken of, nog erger, u blijkt ze niet te hebben, dan weegt dat mogelijk mee in het eindoordeel van de toetser. U moet een aantal documenten hebben klaarliggen voordat de toetser bij u op de stoep staat. Dit zijn:

  • Een beschrijving van de juridische en organisatorische structuur van uw kantoor.
  • De statuten waarin de juridische en organisatorische structuur van uw kantoor zijn vastgelegd.
  • Een uittreksel van uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel (niet ouder dan zes maanden).
  • Het schriftelijk vastgestelde kwaliteitsbeleid.
  • Een beschrijving van uw kwaliteitsbeheersingsstelsel.
  • Een beschrijving van de kwaliteitsbewaking van uw accountantspraktijk.
  • Een beschrijving van de standaard aanpak voor het verrichten van opdrachten.
  • Een overzicht van de behaalde PE-uren van de accountants die bij u werken.
  • De meest recente rapportage over de werking van het kwaliteitsbeheersingsstelsel en de (interne) dossieronderzoeken van de compliance officer.
  • Een beschrijving van de IT-structuur van uw kantoor.
  • De polis van uw beroepsaansprakelijkheidsverzekering en het meest recente betalingsbewijs.
  • Een voorbeeld van een (standaard) arbeidscontract waarin onder andere de geheimhoudingsplicht is geregeld.
  • Uw algemene voorwaarden, waarin onder andere de aansprakelijkheid is geregeld.
  • Uw waarnemingsovereenkomst (als u de enige accountant bent op kantoor).
  • De meest recente jaarrekening van uw kantoor.

Toetsingsdag

Op de toetsingsdag meldt de toetser/het toetsingsteam zich meestal om 9 uur bij u op kantoor. Daarna neemt de toetser de oriëntatievragenlijst met u door. Daarna beoordeelt de toetser enkele dossiers en documenten van uw kantoor. Een toetsing beslaat bij een accountantskantoor werkzaam in het midden- en kleinbedrijf (mkb) meestal twee dagdelen (acht uur). Een goede voorbereiding is het halve werk. Aan het einde van de toetsing worden met u de belangrijkste bevindingen doorgenomen die doorslaggevend zijn voor het voorgestelde oordeel. Er zijn drie oordelen mogelijk. Het stelsel van kwaliteitsbeheersing:

  • voldoet in opzet en werking aan hetgeen bepaald is bij of krachtens de Wet op het accountantsberoep;
  • behoeft verbetering en voldoet in opzet en werking op belangrijke onderdelen niet aan hetgeen bepaald is bij of krachtens de Wet op het accountantsberoep;
  • voldoet in opzet en werking niet aan hetgeen bepaald is bij of krachtens de Wet op het accountantsberoep.

Eindoordeel

Na de toetsing krijgt u binnen twee weken een concepttoetsingsverslag. Hier kunt u binnen twee weken schriftelijk op reageren. Uw commentaar stuurt u naar de toetser. Die neemt uw opmerkingen mee bij het opstellen van het definitieve toetsingsverslag dat daarna naar u en naar de Raad voor Toezicht wordt verstuurd. Uw schriftelijke reactie op het conceptverslag en het definitieve verslag komen in uw dossier. De Raad stelt in zijn vergadering het definitieve eindoordeel vast.

Een toetsing bestaat meestal uit twee dagdelen

Herstellen

Wanneer de toetser bij u tekortkomingen signaleert die u binnen drie maanden kunt herstellen, kan hij voorstellen om nog even te wachten met zijn eindoordeel en u de kans geven om de tekortkomingen te herstellen. Na drie maanden vervolgt de toetsing en geeft de toetser alsnog zijn eindoordeel. Het initiatief voor deze ‘voortgezette toetsing’ ligt alleen bij de toetser. Door akkoord te gaan met zijn voorstel voorkomt u de hoge kosten die gepaard gaan met een verbeterplan en het hertoetsingstraject.

Hertoetsing

Als de Raad vaststelt dat het stelsel van kwaliteitsbeheersing op belangrijke onderdelen niet voldoet, dan moet u een verbeterplan opstellen. In de regel volgt na een jaar een hertoetsing. Komt u met een verbeterplan waaruit blijkt dat uw stelsel van kwaliteitsbeheersing weer op orde is, dan volgt het oordeel ‘voldoet’ van de Raad voor Toezicht. Als de hertoetsing opnieuw een negatief resultaat oplevert, dan volgt een oordeel ‘voldoet niet’. De Raad voor Toezicht kan vervolgens het NBA-bestuur adviseren een tuchtklacht in te dienen bij de Accountantskamer.

Accountantskamer

De Accountantskamer is de bij de Wet tuchtrechtspraak accountants (Wtra) ingestelde tuchtrechtelijke instantie die klachten tegen accountants beoordeelt. In een tuchtprocedure staat het belang van een goede beroepsuitoefening voorop. De Accountantskamer beoordeelt al sinds 1 mei 2009 klachten over accountants. Een klacht kan alleen gericht zijn tegen een of meer individuele accountants. Bij de behandeling van een klacht bestaat de samenstelling van de Accountantskamer altijd in meerderheid uit leden van de rechterlijke macht, aangevuld met één of meer accountantsleden. De Accountantskamer is gevestigd in Zwolle en houdt zitting in het gebouw van de rechtbank Overijssel. Tegen uitspraken van de Accountantskamer kan hoger beroep worden ingesteld bij het College van Beroep voor het bedrijfsleven in Den Haag.

AFM

De meeste accountantskantoren, vooral die werkzaam in het mkb, vallen onder toezicht van de NBA. Accountsorganisaties die wettelijke controles verrichten vallen onder toezicht van de Autoriteit Financiële Markten (AFM). De AFM houdt toezicht op de naleving van de kwaliteitseisen door accountantsorganisaties. Deze eisen zijn geregeld in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta). De AFM evalueert niet alleen de kwaliteitsbeheersingssystemen van accountantsorganisaties, maar ook de werking van deze systemen. Hierbij worden controledossiers onderworpen aan nadere inspectie. Tijdens de toetsing van de AFM wordt er met name gekeken naar de vastlegging van de controle-informatie, de onderbouwing van het beoordelingsproces en de bevindingen van de controle van de jaarrekening waarbij een controleverklaring is verstrekt. Daarbij wordt gekeken of de accountant terecht de controleverklaring heeft aangegeven.