VERDIEPINGSARTIKEL

Juist invullen van de KvK online service

Micro-, kleine ondernemingen en middelgrote ondernemingen moeten hun jaarrekening en de bijbehorende jaarstukken digitaal deponeren bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Beschikt uw onderneming (nog) niet over geschikte software, dan biedt de KvK een online service.


31 juli 2019 3 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online.


Voor ieder boekjaar moet uw onderneming een jaarrekening deponeren bij de KvK. Voor micro-, kleine en middelgrote organisaties geldt dat ze verplicht zijn om de jaarrekening digitaal te deponeren via Standard Business Reporting (SBR). Voor al deze rapportages die via SBR aangeleverd moeten worden, wordt gebruikgemaakt van een taxonomie, een soort woordenboek met daarin de terminologie die de banken en accountantsorganisaties met elkaar hebben afgesproken. Een taxonomie wordt in de meeste gevallen door een uitvragende partij ontwikkeld. In Nederland zijn bekende uitvragers de Belastingdienst, het Centraal Bureau voor de Statistiek en de KvK.

Hoe zit het met de opmaak- en deponeertermijn?

Voor ieder boekjaar moet u binnen een bepaalde termijn de jaarrekening deponeren. Deze moet nu binnen twaalf maanden worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Vroeger was dat dertien maanden. De opbouw is als volgt: als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, moet de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar zijn opgemaakt. De aandeelhouders hebben daarna twee maanden de tijd voor de vaststelling ervan. Bij bijzondere omstandigheden kan er vijf maanden uitstel worden verleend. Uiterlijk binnen twaalf maanden na afloop moet de jaarrekening dus gedeponeerd zijn.

Administratiesoftware

U kunt de benodigde informatie invullen met behulp van de administratiesoftware of de online service van de KvK. Hoe werkt dit?

  1. Micro-onderneming

    Het totaalbedrag aan langlopende schulden en het totaalbedrag aan kortlopende schulden in de balans moet u uitsplitsen (artikel 2:395a lid 4). De twee totaalbedragen van de lang- en van de kortlopende schulden kunt u opnemen in de toelichting op de jaarverantwoording in het veld ‘Informatieverschaffing over schulden’. Als de micro-onderneming gebruik heeft gemaakt van de vrijstelling om geen overlopende posten met betrekking tot de overige bedrijfskosten op te nemen, moet u dit onder aan de balans vermelden (artikel 2:395a lid 3). In de KvK online service zet u deze toelichting op de jaarrekening in het veld ‘Informatieverschaffing over aanvullende informatie ten opzichte van artikel 2:395a BW’. Hoewel micro-ondernemingen geen toelichting hoeven te deponeren, worden de ingevulde velden automatisch meegenomen in de te publiceren jaarrekening.

  2. Kleine rechtspersonen

    Kosten van oprichting en uitgifte van aandelen neemt u op bij immateriële vaste activa (artikel 2:365 lid 1 onder a). Om die te verantwoorden telt u ze op bij de materiële vaste activa tot één totaalbedrag. In het toelichtingsveld ‘Informatieverschaffing over immateriële vaste activa’ zet u welk totaalbedrag voor kosten van oprichting en uitgifte van aandelen u heeft opgenomen onder immateriële vaste activa. Er is dus één totaalbedrag voor de post immateriële vaste activa (inclusief eventuele kosten van oprichting en uitgifte van aandelen). In de toelichting geeft u de kosten aan van oprichting en uitgifte van aandelen. Is er sprake van opgevraagde stortingen van geplaatst kapitaal moet u die afzonderlijk weergeven (artikel 2:370 lid 1 onder d). In de KvK online service kunt u die optellen bij de vorderingen. In het toelichtingsveld geeft u dan aan om welk bedrag dat gaat. Het totaalbedrag aan langlopende schulden (meer dan vijf jaar) en het totaalbedrag aan kortlopende schulden (meer dan 1 jaar) in de balans moet u uitsplitsen (artikel 2:375 lid 2). In het veld voor tekstuele toelichting ‘Informatieverschaffing over de looptijd van langlopende schulden’ kunt u opnemen dat de schulden met een bedrag X een looptijd hebben met meer dan één jaar en de schulden met een bedrag Y een looptijd hebben van meer dan vijf jaar.

  3. Middelgrote rechtspersonen:

    Als u vaste activa waardeert op actuele waarde, moet u voor elke categorie vaste activa de som van de herwaarderingen per balansdatum vermelden. Daarmee stelt u de boekwaarde vast die zou zijn opgenomen als de activa op basis van het kostprijsmodel zouden zijn gewaardeerd (artikel 2:368 lid 2 onder a). In de KvK online service kunt u in het toelichtingsveld over de actuele waarde van materiële vaste activa per categorie de som van de herwaarderingen per balansdatum noteren. Kosten van oprichting en uitgifte van aandelen verantwoordt u in het veld ‘Overige immateriële vaste activa’.

Voor de jaarrekeningen over 2019 hoeft u geen ingewikkelde acties uit te voeren: de administratiesoftware en de online service van de KvK zijn geüpdate.