VERDIEPINGSARTIKEL

Aandachtspunten bij afspraken over nettoloon met werknemers

Het systeem van de loonheffingen is ingericht op een afgesproken brutoloon, berekening van de daarover verschuldigde loonheffingen en inhouding van het werknemersdeel waarna er een nettoloon voor de werknemer uitrolt. Wat nu als er een nettoloon met de werknemer is afgesproken, of er bepaalde looncomponenten netto zijn toegezegd. Hoe gaat u daarmee om?


4 oktober 2021 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en is geschreven door Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen en oud-hoofdredacteur van Salaris Rendement


Meestal wordt er een brutoloon met werknemers afgesproken. Maar het kan zijn dat er een nettoloonafspraak is gemaakt. Dat houdt in dat de werknemer het afgesproken bedrag netto ontvangt, en uw onderneming de loonheffingen over het bijbehorende (berekende) brutoloon voor haar rekening neemt.

Bij een nettoloonafspraak gaat u dus tegen het reguliere van-bruto-naar-nettotraject in en moet u van netto naar bruto rekenen. U moet dan immers het brutoloon herleiden dat bij het afgesproken nettoloon hoort, zodat u weet over welk loon u de verschuldigde loonheffingen moet berekenen. Het zal meestal uw salarissoftware zijn die de benodigde netto-brutoberekening maakt.

Zelf bruteren kan men leren

Als u echter zelf moet bruteren, kunt u het brutoloon schatten waarvan u denkt dat dit bij het afgesproken nettoloon hoort. Vervolgens maakt u een bruto-nettoberekening en trekt u het berekende nettoloon af van het afgesproken nettoloon. Die uitkomst bepaalt hoe de berekening verder gaat:

  • Bij een positieve uitkomst trekt u dat bedrag af van het geschatte brutoloon.
  • Bij een negatieve uitkomst telt u dat bedrag op bij het geschatte brutoloon.

Met het dan verkregen brutoloon maakt u opnieuw een bruto-nettoberekening en trekt u het dan berekende nettoloon weer af van het afgesproken nettoloon. Zo gaat u door totdat u op het met de werknemer afgesproken nettoloon uitkomt.

Voorbeeld van nettoloon naar brutoloon

Dus stel dat er een nettoloon van € 1.000 per maand met een in Nederland wonende werknemer van 40 jaar is afgesproken, die de loonheffingskorting bij uw organisatie laat toepassen. U start de berekening bijvoorbeeld met een brutoloon van 110% van dat bedrag en komt dan met behulp van de witte maandtabel in vier stappen tot het bijbehorende brutoloon:

  • Bij een brutoloon van € 1.100 is € 58,75 aan loonheffing verschuldigd, wat een nettoloon van € 1.041,25 oplevert; een positief verschil van € 41,25.
  • U vervolgt met een brutoloon van €1.058,75, waarbij € 55,33 aan loonheffing is verschuldigd, wat een nettoloon oplevert van €1.003,43; een positief verschil van € 3,42.
  • Het volgende brutoloon van € 1.055,33, resteert met € 54,92 aan loonheffing in een nettoloon van €1.000,41; een positief verschil van €0,41.
  • Het brutoloon dat bij het afgesproken nettoloon van € 1.000 hoort, is dus € 1.054,92, waarover € 54,92 aan loonheffing is verschuldigd.

IB-aangifte voorkomen

Voor bepaalde werknemers mag u onder voorwaarden de over het loon verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen afstemmen op de inkomstenbelasting (IB)/premie volksverzekeringen. Bij een nettoloonafspraak kunt u op deze manier snel en definitief het juiste bedrag afrekenen. En uw werknemer hoeft dan geen IB-aangifte te doen. Voor deze werkwijze heeft u toestemming nodig van de Belastingdienst. Die toestemming legt u vast in een (loonheffing)convenant. U kunt vervolgens het convenant eenmalig uitvoeren aan of direct na het einde van het jaar of ook al in de loop van het jaar.

Geen loonheffingskorting? Hoger brutoloon

Dit plaatje ziet er overigens anders uit als de werknemer géén loonheffingskorting (meer) bij u laat toepassen. Er is dan immers (in het vervolg) een hoger brutoloon nodig om tot het afgesproken nettoloon te komen, in het voorbeeld hiervoor ruim € 500 hoger. En dat betekent werkgeverslasten over een hoger brutoloon! Of denk aan de situatie dat een werknemer met wie een netto-uurloon is afgesproken, meer gaat werken. Als hij hierdoor in een hogere belastingschijf valt, kunnen uw kosten ook flink oplopen.

Let op dat u in het geval van een nettoloonafspraak in de loonstaat van de werknemer in kolom 3 (Loon in geld) ook gewoon het (berekende) brutoloon invult, ook al heeft u dus een nettobedrag aan loon met hem afgesproken. Verder moet u in dat geval in de aangifte loonheffingen bij de werknemersgegevens in de rubriek Contractloon het afgesproken nettoloon invullen, in plaats van het afgesproken brutoloon zoals gebruikelijk.

Het kan ook zijn dat uw onderneming geen nettoloonafspraak heeft, maar slechts bepaalde belaste vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen netto (onbelast) toezegt aan werknemers. In dat geval heeft u de keuze om zo’n looncomponent te bruteren, waarbij uw onderneming de bijbehorende loonheffingen voor haar rekening neemt, of om het als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte te brengen.

Gebruik de vrije ruimte

Wat kost het bruteren van een netto toegezegde vergoeding?

Door gebruik van de vrije ruimte zet u de belaste vergoeding om in onbelast loon voor de werknemer. Zolang die ruimte niet wordt overschreden, is de aangewezen looncomponent ook onbelast voor uw organisatie. Pas als u boven de vrije ruimte uitkomt, kost dit geld: 80% eindheffing over de overschrijding. Hoeveel het bruteren van de netto toegezegde vergoeding kost, hangt af van de situatie. Stel dat voor de werknemer een loonheffingstarief van 37,10% geldt.

Eventuele pensioenpremies en andere (cao-)inhoudingen op het brutoloon daargelaten, kost het bruteren u 58,98% van de nettovergoeding aan loonheffing. Dat is dus minder dan de 80% eindheffing verschuldigd bij overschrijding van de vrije ruimte. Maar bedenk dat uw organisatie bij brutering ook nog premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (ZVW) – samen gemiddeld zo’n 23,5% – en mogelijk andere werkgeverslasten – zoals pensioenpremie – over de (berekende) brutovergoeding moet betalen! Dat brengt de totale kostenpost bóven de 80%.

Voorbeeld van netto vergoeding naar bruto

Stel dat uw onderneming een vergoeding van € 150 netto heeft toegezegd aan de werknemer. Als u de vergoeding als eindheffingsloon aanwijst terwijl de vrije ruimte al vol zit, kost dat uw organisatie € 120 aan eindheffing.

Kiest u ervoor om de vergoeding te bruteren, dan kost dat uw onderneming bij het gegeven loonheffingstarief € 88,47 aan loonheffing. Over het bijbehorende brutobedrag van € 238,47 zijn ook nog € 39,56 aan premies werknemersverzekeringen verschuldigd (uitgaande van de hoge WWAwf-premie en gemiddelde Whk-premie) en € 16,69 aan ZVW-heffing.

In totaal kost het bruteren dus € 144,72. En dan kunnen er ook nog andere werkgeverslasten zijn verschuldigd. Maar wat bijvoorbeeld ook kan meewegen, is of er nog andere looncomponenten in de vrije ruimte (moeten) worden ondergebracht. Maak dus altijd een gedegen berekening van wat voor uw onderneming voordelig uitpakt, waarbij u alle aspecten meeneemt.

Andere situaties van loon waarin u moet bruteren

Brutering speelt niet alleen als uw onderneming nettoloon aan werknemers heeft toegezegd. Dat is ook het geval als u de verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen over de waarde van het privégebruik van een auto van de zaak niet verhaalt op de betreffende werknemer in de volgende situatie:

  • Een ex-werknemer ontvangt van uw organisatie alleen nog loon in de vorm van de auto van de zaak.
  • Een werknemer ontvangt geen of weinig loon in geld (door bijvoorbeeld opname van onbetaald verlof).

U moet het voordeel van dit niet-verhalen als nettoloon behandelen en herleiden naar een brutoloon. Bij de ex-werknemer doet u dit onder toepassing van de groene tabel. Bij de (tegenwoordige) werknemer mag u het nettoloon ook aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte (als dat niet ongebruikelijk is).