VERDIEPINGSARTIKEL

Acht veelgemaakte fouten in de loonadministratie

Bij het grootste deel van de controles weet de Belastingdienst van tevoren al dat een aantal regels waarschijnlijk niet goed is toegepast. Uit ervaring weet de inspecteur waar de meeste fouten worden gemaakt en daar zal hij zijn pijlen natuurlijk als eerste op richten.

Salaris Rendement beschrijft hier acht veelgemaakte fouten en geeft meteen aan hoe het dan wél moet. Loop een paar passen op de inspecteur vooruit en controleer uw eigen administratie eens op deze aandachtspunten.


7 oktober 2021 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Controle van uw administratie kost u nu uiteraard extra tijd, maar als de inspecteur bij een mogelijke controle niets bij u kan vinden, is hij snel weer vertrokken. Op dat moment scheelt het u een hoop tijd, en nog belangrijker: ellende.

1 Gegevens en ID-bewijzen

Van iedere werknemer moet een kopie van het identiteitsbewijs en een formulier ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ (of een eigen model) bij de administratie aanwezig zijn.

Het identiteitsbewijs moet geldig zijn op het moment van indiensttreding. Verloopt het identiteitsbewijs na verloop van tijd, dan hoeft u uw kopie niet te vervangen.

Er zit een addertje onder het gras: rijbewijzen zijn geen geldig identiteitsbewijs voor uw administratie. Plan tijd in om de administratie op deze punten te controleren.

Zonder deze bescheiden moet u voor de betreffende werknemers immers het anoniementarief (infographic) toepassen. Doet u dit niet, dan kunt u een verzuimboete krijgen. Dat geld kunt u beter anders besteden.

2 Onderbouwing vaste kostenvergoeding

Het verstrekken van een onbelaste vaste kostenvergoeding in plaats van steeds weer al die bonnetjes vergoeden, scheelt u een hoop werk. Het is wel belangrijk dat er een goede onderbouwing van de vaste vergoeding bij de administratie aanwezig is.

Als de onderbouwing er niet is, kan de inspecteur de verstrekte vergoedingen volledig als loon aanmerken. U moet dan aantonen dat uw werknemers deze kosten in het verleden wel degelijk hebben gemaakt. Ga daar maar eens aan staan. Voorkom deze lastige exercitie en zorg ervoor dat u:

  • een specificatie naar aard en omvang van de vergoeding heeft opgesteld en bewaart bij uw administratie;
  • een onderzoek heeft gedaan naar de werkelijk gemaakte kosten, dit mag steekproefsgewijs gebeuren.

Verschillen de verstrekte vergoedingen tussen de werknemers onderling of per jaar in hoogte, dan moet natuurlijk per vergoeding in de administratie duidelijk zijn hoe deze is opgebouwd.

Voorkom dat de inspecteur ook bij u in de roos schiet en maak de controle van de vaste kostenvergoedingen tot een vast onderdeel van het jaarwerk. Als feiten en omstandigheden wijzigen, moet u een nieuw onderzoek instellen.

Als werknemers bijvoorbeeld meer thuiswerken is dat in veel gevallen een wijziging van feiten en omstandigheden, waardoor u een nieuw kostenonderzoek en onderbouwing moet doen. Bekijk ook of u de vergoedingen moet aanpassen aan gewijzigde belastingregels.

In Salaris Rendement 12-2020 leest u meer over de vaste kostenvergoedingen.

Pak afgelopen vijf jaar mee

Bij het controleren is het raadzaam de afgelopen vijf jaren niet vergeten mee te nemen, want een onderzoek van de fiscus mag nog tot zoveel jaren terug gaan. Dat betekent dat de inspecteur bij een controle in 2021 nog terug kan kijken tot en met het jaar 2016. Wees daarop voorbereid.

3 Cao-vergoeding onbelast?

In veel collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s) zijn verplichte kostenvergoedingen opgenomen voor bijvoorbeeld gereedschap, kleding, maaltijden, dienstreizen en dergelijke. Trap niet in de valkuil om te denken dat deze vergoedingen per definitie onbelast zijn.

Ook cao-kostenvergoedingen kunnen (deels) belast zijn. Vergelijk de vergoeding met de mogelijkheden die de Belastingwet geeft voor een onbelaste vergoeding.

4 Vergoeden én verstrekken: ‘dubbelop’

Vooral bij vaste kostenvergoedingen komt het nogal eens voor dat kosten, bewust of onbewust, dubbel worden vergoed. Als een deel van de vaste vergoeding al is bestemd om een bepaald soort uitgaven af te dekken, kunt u daarnaast niet tevens de werkelijke kosten onbelast vergoeden. Kosten kunt u hooguit één keer onbelast vergoeden.

Een tweede vergoeding is ‘dubbelop’ en leidt vrijwel altijd tot belastbaar loon. Incidentele uitgaven én extra hoge uitgaven kunnen niet worden opgenomen in de vaste kostenvergoeding. Deze kosten kunt u natuurlijk wel op declaratiebasis vergoeden.

Als bepaalde zaken worden verstrekt en daarnaast ook nog worden vergoed, is er ook sprake van een ‘dubbelop-situatie’. De vergoeding is dan belast; de werknemer hoeft immers geen kosten te maken, dus valt er ook niets te vergoeden.

5 Kleding blijkt geen werkkleding

Werkkleding is een van die controlepunten waarmee de inspecteur regelmatig beet heeft. Vergoedt of verstrekt u de kleding aan uw werknemer? Dan is dit loon van de werknemer. U kunt dit loon aanwijzen als eindheffingsloon.

Stelt u kleding ter beschikking aan uw werknemer? Dan blijft dit onbelast als de kleding fiscaal als werkkleding geldt en de werknemer de kleding (deels) op de werkplek draagt. Hiervoor geldt dan namelijk een nihilwaardering (of gerichte vrijstelling als het gaat om arbokleding).

De voorwaarde dat werknemers de kleding (deels) op de werkplek dragen, spreekt uiteraard voor zich. De voorwaarde dat er – fiscaal gezien – sprake is van werkkleding, is wat complexer. Hierover leest u meer in Salaris Rendement 3-2021.

6 Bijdrage aan personeelsvereniging

Veel werkgevers kennen een personeelsvereniging – een vereniging die voor haar leden allerlei activiteiten ontplooit. Om de activiteiten te kunnen bekostigen, betalen de leden meestal een contributie, die wordt ingehouden op het nettoloon. Tot zover is er niets aan de hand.

Bij de werkgeversbijdrage gaat het vaak mis

De meeste werkgevers geven zelf ook een financiële bijdrage aan de vereniging. Hier gaat het vaak mis! Zonder bijdrage van de werkgever zou de contributie in de regel een hoger bedrag zijn. Zonder het zich te realiseren, vergoedt de werkgever dus een deel van de contributie.

Sympathiek, maar vergoedingen en verstrekkingen voor personeelsverenigingen zijn belast. Dit is alleen anders als u gebruikmaakt van de zogenoemde fondsenvrijstelling.

Draagt u niet meer bij aan het fonds dan de werknemers en is dit over de afgelopen vijf jaren ook steeds zo geweest, dan is uw bijdrage aan de kas van de personeelsvereniging niet als loon belast. Activiteiten of verstrekkingen vanuit of via de personeelsvereniging zijn dan ook geen loon voor de werknemer.

7 Verkeersboete ontvangen

Werknemers die voor het uitvoeren van hun werkzaamheden veel gebruikmaken van een auto ontvangen bijna allemaal weleens een verkeersboete. Er is een onderscheid tussen een boete die uw onderneming krijgt voor een overtreding van een werknemer met een auto van de zaak en een boete die de werknemer krijgt met zijn eigen auto.

Dat is van groot belang, omdat u alleen in het eerste geval de niet-verhaalde boete als eindheffingsloon kunt toewijzen aan de vrije ruimte. In het andere geval moet u (de vergoeding voor) de boete optellen bij het belaste loon van de werknemer.

Het loont de moeite om te controleren of dit helemaal goed is gegaan in uw administratie.

8 Persoonlijke attentie

Wat nog wel s aan de aandacht van de salarisadministrateur ontsnapt, zijn de geschenken ter gelegenheid van een persoonlijke gelegenheid van de werknemer, bijvoorbeeld een heliumballon op de verjaardag of een rompertje met babynaam bij een geboorte. Een goede richtlijn is of de attentie ook van werknemer naar werkgever logisch zou zijn.

Als u aan de volgende drie voorwaarden voldoet, kunt u ervan uitgaan dat uw kleine geschenk (attentie) geen loon is voor de werknemer:

  • U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo’n attentie zouden geven.
  • U geeft geen geld of een waardebon.
  • De factuurwaarde (inclusief BTW) van de attentie is maximaal € 25.

De verantwoordelijkheid voor een juiste aangifte loonheffingen ligt volledig bij uw organisatie. Zorg er dus voor dat u fouten altijd corrigeert. Meer informatie vindt u op rendement.nl/salaristools.