VERDIEPINGSARTIKEL

Afhandeling van loonzaken met betrekking op een eerder tijdvak

Soms krijgt u te maken met betalingen aan werknemers die bij een eerder tijdvak horen, bijvoorbeeld een loonsverhoging met terugwerkende kracht.

U mag voor dit loon onder voorwaarden afwijken van de hoofdregel dat u het moet verwerken op het daadwerkelijke genietingsmoment. U mag het namelijk alsnog toerekenen aan het tijdvak waarin het eigenlijk genoten had moeten zijn. Hoe doet u dat precies?


25 november 2019 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen en voormalig hoofdredacteur van Salaris Rendement


Nabetalingen zijn de betalingen aan werknemers die u in een later tijdvak doet dan waarin de werknemers het betreffende loon hebben verdiend. Het gaat dus om vertraagd uitbetaald tijdvakloon. Voorbeelden hiervan zijn later uitbetaald regulier loon, achteraf toegekende pensioenen, overwerkloon, provisies en individuele of cao-loonsverhogingen die terugwerkende kracht hebben.

Afwijken van hoofdregel voor nabetalingen 

Vanwege het fiscale genietingsmoment moet u nabetalingen officieel verwerken in het tijdvak waarin u ze doet (loon-insystematiek). U mag er echter in afwijking van die hoofdregel ook voor kiezen om nabetalingen te verwerken in het tijdvak waarop ze betrekking hebben (loonover- systematiek).

Nabetaling moet betrekking hebben op eerder tijdvak

Bij deze uitzonderingsmogelijkheid gelden diverse voorwaarden. Zo mag u de loon-over-systematiek alleen toepassen als de nabetaling betrekking heeft op een eerder tijdvak in hetzelfde kalenderjaar. Als (een deel van) de nabetaling betrekking heeft op een eerder kalenderjaar is deze afwijking dus niet mogelijk en moet u (dat deel van) die nabetaling volgens de loon-in-systematiek verwerken: in het tijdvak van uitbetaling. Verder geldt als voorwaarde voor toepassing van de loonover- systematiek dat het in voorgaande jaren ook gebruikelijk voor u moet zijn geweest om nabetalingen toe te rekenen aan het tijdvak waarop ze betrekking hebben. En u moet alle nabetalingen in het kalenderjaar voor alle werknemers op dezelfde manier verwerken, dus volgens de loon-over-systematiek.

Loonaangifte corrigeren 

Toerekening van nabetalingen aan het tijdvak waarop ze betrekking hebben, betekent dat u voor die tijdvakken nieuwe loonberekeningen moet maken. En als het een tijdvak betreft waarvoor u al aangifte loonheffingen heeft gedaan, zult u die aangifte moeten corrigeren. Aangezien de aangiftetermijn van het oorspronkelijke tijdvak zal zijn verstreken, moet u de correctie dan tegelijk inzenden met de loonaangifte over het tijdvak waarin u de nabetaling(en) doet.

Boete vanwege betaalverzuim

Let op dat het hier dus gaat om een correctie op grond van nieuwe gegevens, bijvoorbeeld de loonsverhoging die met terugwerkende kracht ingaat. Het is géén correctie omdat u in een vorige loonaangifte een fout heeft gemaakt. De Belastingdienst kan dit echter niet zien aan uw correctie en kan u beboeten vanwege een betaalverzuim over dat eerdere tijdvak. Maak in dat geval bezwaar tegen die verzuimboete met als onderbouwing dat uw eerdere aangifte niet fout was maar dat het gaat om een loon-over-correctie.

Verboden toe te passen voor de vrije ruimte

U mag geen terugwerkende kracht toepassen bij gebruik van de vrije ruimte. U kunt vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers slechts als eindheffingsloon aanwijzen (uiterlijk) op het genietingsmoment. Aanwijzing als eindheffingsloon met terugwerkende kracht is dus niet mogelijk. Dit is alleen anders als u de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling verkeerd heeft afgehandeld en dus onterecht niet als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte heeft verwerkt. Zo’n fout mag u wel herstellen door correctie van de betreffende loonaangifte en aanpassing van uw administratie.

Loonstaten en loonstroken aanpassen

Het feit dat bij een nabetaling met terugwerkende kracht nieuwe loonberekeningen nodig zijn, maakt ook dat u de loonstaten en loonstroken van de betreffende werknemers moet aanpassen.
Afhankelijk van uw software kunt u ervoor kiezen om aanvullende of vervangende loonstroken voor de betreffende perioden te genereren. Aanvullende loonstroken laten alleen de verschillen naar aanleiding van de terugwerkende kracht ten opzichte van de eerdere loonstroken zien. Vervangende – dus geheel nieuwe – loonstroken bevatten alle gegevens zoals ze moeten zijn, dus waarin de terugwerkende kracht is verwerkt.

Soms correcties om 30%-regeling terug te draaien

U kunt met terugwerkende kracht te maken krijgen bij de forfaitaire regeling ter onbelaste vergoeding van extraterritoriale kosten: de 30%-regeling. Voor ingekomen werknemers heeft u een beschikking nodig met toestemming van de Belastingdienst voor toepassing van de regeling. Tijdens de looptijd van die beschikking moet u toetsen of de werknemer nog aan de inkomensnorm voldoet. Komt zijn loon in een jaar onder de geïndexeerde inkomensnorm – anders dan door ouderschaps- of zwangerschapsverlof – dan vervalt de 30%-regeling met terugwerkende kracht tot 1 januari van dat jaar, óók als het inkomen later wel weer aan de norm voldoet. U moet dan dus de eerdere aangiften van dat jaar corrigeren.

Bijzondere tabel of tijdvaktabel 

Als u er niet voor kiest om een nabetaling met terugwerkende kracht te verwerken – of er niet voor kúnt kiezen omdat het een vorig kalenderjaar betreft – moet u qua in te houden loonbelasting/premie volksverzekeringen een keuze maken tussen twee opties: de toepassing van de bijzondere tabel of de toepassing van de reguliere tijdvaktabel.

U mag op nabetalingen de tabel voor bijzondere beloningen toepassen ter berekening van de erop in te houden loonbelasting/premie volksverzekeringen, omdat het om een eenmalige beloning gaat. U kunt er ook voor kiezen om de inhouding volgens de tijdvaktabel te berekenen. In dat geval moet u de herberekeningsmethode toepassen.

Herberekening in 4 stappen

Bij de herberekeningsmethode bepaalt u de loonbelasting/premie volksverzekeringen (loonheffing) over het langste tijdvak – in dit geval dat van de nabetaling – via een herberekening. Dat doet u als volgt:

  1. U telt de nabetaling op bij alle andere lonen die in het tijdvak van de nabetaling zijn belast of nog moeten worden belast. Dus stel dat een nabetaling die u in april doet, betrekking heeft op de maanden januari tot en met maart, dan telt u de nabetaling dus op bij al het (reguliere) loon van de werknemer over die drie maanden.
  2. Bepaal met de tabel die geldt voor de nabetaling op het moment van uitbetaling ervan de loonheffing over dat totale loon, en de bijbehorende arbeidskorting. In dit voorbeeld is dat dus de witte kwartaaltabel die geldt in april.
  3. Bepaal met diezelfde tabel de loonheffing over het totaal van het loon zónder de nabetaling, en de bijbehorende arbeidskorting. Dit kan afwijken van het daadwerkelijk eerder op dat loon ingehouden bedrag aan loonheffing en bijbehorende bedrag aan arbeidskorting.
  4. Trek de bij stap 3 berekende loonheffing en arbeidskorting af van de bij stap 2 berekende loonheffing en arbeidskorting. De uitkomst is de over de nabetaling in te houden loonheffing, en bijbehorende arbeidskorting.

U heeft overigens geen keuze tussen de bijzondere tabel of (reguliere) tijdvaktabel: u bent verplicht om de tijdvaktabel toe te passen als de nabetaling betrekking heeft op tijdvakloon dat (of een uitkering die) achteraf is vastgesteld en die u in één keer uitbetaalt, en u de werknemer (of uitkeringsgerechtigde) over de nabetalingsperiode niet eerder tijdvakloon heeft betaald.

Overstap van systematiek

Het kan zijn dat uw onderneming tussen de twee mogelijke verwerkingssystematieken wil wisselen. Als bestaande werkgever mag u de overstap van de loon-in- naar de loon-over-systematiek alleen maken als u een ander salarispakket gaat gebruiken dat is gebaseerd op de loon-over-systematiek. De overstap van de loon-over- naar de loon-insystematiek is altijd toegestaan, maar doet u bij voorkeur per 1 januari van het volgende kalenderjaar.

Achterstallig loon

Die situatie kan zich voordoen als u de werknemer geen regulier salaris meer uitbetaalt maar na verloop van tijd toch het niet-betaalde loon uitbetaalt, bijvoorbeeld als een ontslag na een rechterlijke procedure onterecht blijkt en u achterstallig loon moet betalen. In zo’n situatie moet u de in te houden loonheffing als volgt berekenen:

  • Herleid de nabetaling tot een (gemiddeld) bedrag aan tijdvakloon.
  • Pas de op dat moment geldende (reguliere) loonbelastingtabel toe.
  • Vermenigvuldig het bedrag aan loonbelasting/ premie volksverzekeringen met het aantal loontijdvakken waarop de nabetaling betrekking heeft.

Onterecht nettovoordeel

Het kan gebeuren dat de werknemer die bij u de loonheffingskorting laat toepassen in deze situatie onterecht een nettovoordeel heeft. U kunt door deze berekeningsmethode immers in dat jaar bijvoorbeeld meer dan twaalf keer de maandtabel toepassen, waardoor ook meer dan twaalf keer de loonheffingskorting wordt toegepast. Om te voorkomen dat dit pas wordt rechtgetrokken bij de aangifte inkomstenbelasting – ofwel dat de werknemer dit voordeel moet terugbetalen – kunt u meer loonbelasting/ premie volksverzekeringen inhouden dan de loonbelastingtabel voorschrijft. Dit mag u echter alleen doen met toestemming van de werknemer!