VERDIEPINGSARTIKEL

De aandachtspunten van de eindafrekening bij uitdiensttreding

Als een werknemer uit dienst treedt, krijgt u met allerlei arbeidsrechtelijke zaken te maken, zoals het uitkeren van een eventuele transitievergoeding. Voor u als salarisadministrateur is de financiële en fiscale kant van het einde van een dienstverband echter minstens zo belangrijk. En bij die eindafrekening komt heel wat meer kijken dan alleen de uitbetaling van het loon waar de vertrekkende werknemer nog recht op heeft!


12 maart 2019 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen en voormalig hoofdredacteur van Salaris Rendement.


Bij vertrek van een werknemer doet u er verstandig aan om alle daarbij gemaakte afspraken in kaart te brengen. Zo heeft u een overzicht van welke zaken u allemaal moet afhandelen en in de loonadministratie moet verwerken. Om te beginnen moet u natuurlijk het loon over de laatste periode van het dienstverband van de werknemer uitbetalen. Dit moet u direct bij uitdiensttreding in orde maken.

Eindafrekening

Eventuele andere looncomponenten van de eindafrekening waar de werknemer recht op heeft, mag u een loontijdvak later uitbetalen. U moet hiervoor immers vaak nog de nodige gegevens verzamelen en berekeningen maken. U moet de vertrekkende werknemer wel laten weten dat zijn eindafrekening nog volgt. Deze werkwijze geeft u tijd om de afrekening te maken van diverse zaken, zoals:

  • overuren en niet opgenomen vakantierechten tot de datum van uitdiensttreding;
  • de opgebouwde vakantiebijslag (tool) tot de datum van uitdiensttreding;
  • achterstallige declaraties van kosten die de werknemer heeft gemaakt.

Lening terugbetalen

De mogelijkheid om de eindafrekening een tijdvak ná uitdiensttreding te verwerken, geeft uw onderneming ook de gelegenheid om afspraken te maken over de terugbetaling van een eventuele personeelslening die de werknemer nog bij uw onderneming heeft uitstaan. Vergelijkbare afspraken moet u maken als uw onderneming een studiekostenbeding met terugbetalingsregeling met de werknemer heeft gesloten voor een voor zijn werk relevante opleiding.

Dank u en tot ziens!

Uw onderneming kan de vertrekkende werknemer een afscheidscadeau geven. Zo’n geschenk (tool) is in principe belast loon, maar het staat u vrij om deze kosten als eindheffingsloon in de vrije ruimte onder te brengen. Dit geldt ook als het cadeau vooral ideële waarde heeft, want hiervoor bestaan onder de werkkostenregeling geen aparte regels meer.

Dertiende maand

Ook kan de werknemer bij uitdiensttreding recht hebben op uitbetaling van een (deel van een) dertiende maand of winstuitkering. Let hierbij goed op de bepalingen die over deze uitkeringen in de (collectieve of individuele) arbeidsvoorwaarden staan; vaak is het recht op of de hoogte van zo’n uitkering gekoppeld aan het in dienst zijn op een bepaalde datum of gedurende een bepaalde periode. Het vertrek van de werknemer kan hier dus invloed op hebben. De vertrekkende werknemer kan ook recht hebben op een andere uitkering. De fiscale behandeling van zo’n uitkering – en eventuele bijbehorende aanspraak – hangt gewoonlijk af van de aard en frequentie van de uitkering. Veruit de meeste eenmalige en periodieke uitkeringen vormen belast loon. Alleen als de bijbehorende aanspraak belast was, is de uitkering vrijgesteld.

Diensttijduitkering

In bepaalde omstandigheden kan een belaste uitkering aan de werknemer bij zijn vertrek toch (deels) onbelast blijven. Dit kan door aanwijzing als eindheffingsloon (let op de voorwaarden!) of op grond van de diensttijdvrijstelling. Een eenmalige uitkering (of verstrekking) van uw onderneming aan een werknemer voor het bereiken van een diensttijd van ten minste 25 of 40 jaar is namelijk voor maximaal één maandloon vrijgesteld. U kunt de uitkering bij uitdiensttreding – of bijvoorbeeld een afscheidscadeau – voor maximaal één maandloon onbelast laten als de werknemer minstens de betreffende diensttijd heeft bereikt en hij daarvoor niet eerder een onbelaste uitkering (of verstrekking) van u ontving. Die vrijstelling kan dus oplopen naar twee maandlonen als u de werknemer voor het bereiken van 25 noch 40 jaar diensttijd al iets onbelast gaf.

Vroeger

Als uw onderneming de vertrekkende werknemer een verplichte of afgesproken vertrekvergoeding, transitievergoeding of (aanvullende) ontslagvergoeding moet uitbetalen, vormt deze vergoeding loon uit vroegere dienstbetrekking. U moet hier dus altijd de groene loonbelastingtabel op (laten) toepassen, en wel die voor bijzondere beloningen omdat het om een incidentele beloning gaat. Houd er rekening mee dat uw onderneming over de vergoeding 52% pseudo-eindheffing is verschuldigd als de vertrekvergoeding aan uw werknemer is op te vatten als een regeling voor vervroegde uittreding (RVU). Bij twijfel of hiervan sprake is, kunt u de Belastingdienst de uitkering vooraf laten beoordelen.

Excessieve vertrekvergoeding

Betaalt uw onderneming de vertrekkende werknemer een vergoeding van hoger dan het toetsloon van € 551.000, dan is er sprake van een excessieve vertrekvergoeding. U bent dan – naast de reguliere loonheffingen – 75% pseudo-eindheffing over het bovenmatige deel verschuldigd. Als de vertrekkende werknemer nog deelneemt aan de levensloopregeling, moet u afspreken wat er met zijn levenslooptegoed gebeurt. Het tegoed van de werknemer blijft gewoon staan. De inhoudingsplicht gaat over op een eventuele nieuwe werkgever of – als er geen nieuwe werkgever is – de levensloopinstelling. Soms biedt de levensloopregeling de optie om het levenslooptegoed af te kopen als de werknemer nergens anders gaat werken of bij de nieuwe werkgever niet gaat levenslopen. Zo’n afkoop moet u als loon uit vroegere dienstbetrekking verwerken.

Levenslooptegoed

Gaat de werknemer met pensioen, dan valt het levenslooptegoed vrij op de dag voordat hij met pensioen gaat. Uw onderneming moet die uitbetaling belasten, waarbij de leeftijd van de werknemer een rol speelt bij de manier waarop u dit doet:

  • De werknemer was aan het begin van het kalenderjaar jonger dan 61 jaar: u verwerkt de uitbetaling voor de loonheffingen als loon uit tegenwoordige dienstbetrekking onder verrekening van eventueel onbenutte levensloopverlofkorting.
  • De werknemer was aan het begin van het kalenderjaar 61 jaar of ouder: u verwerkt de uitbetaling voor de loonheffingen als loon uit vroegere dienstbetrekking onder verrekening van eventueel onbenutte levensloopverlofkorting.

Levensloopverlofkorting

De werknemer mag het levenslooptegoed ook omzetten in pensioen. Hierbij geldt wel de eis dat de volledige pensioenregeling aan de voorwaarden moet blijven voldoen. In dat geval verrekent u geen levensloopverlofkorting. Eindigt het dienstverband wegens het overlijden van de werknemer, dan mag u het levenslooptegoed van de werknemer in één keer ter beschikking stellen aan zijn erfgenamen. Ook dan hangt het van de leeftijd van de werknemer af of u deze uitkering als loon uit tegenwoordige of vroegere dienstbetrekking moet behandelen. Bij het uitkeren van levenslooptegoed aan de nabestaanden verrekent u in elk geval geen levensloopverloopkorting.

Incidentele uitkeringen

Denk eraan dat het in de eindafrekening vaak gaat om incidentele uitkeringen. U moet hierbij dan niet de reguliere tijdvaktabel hanteren, maar de loonbelastingtabel voor bijzondere beloningen.

Zorg dat u er finaal klaar mee bent!

Als uw onderneming en de werknemer met wederzijds goedvinden uit elkaar gaan, is het verstandig om in de beëindigingsovereenkomst een zogenoemd finaal kwijtingsbeding op te nemen.


Vorderen

Hiermee legt u vast dat de werknemer na afhandeling van het ontslag niets meer van uw onderneming kan vorderen en u niets meer van de werknemer. Naast de specifieke omstandigheden van het ontslag is de formulering van zo’n beding erg belangrijk. Een algemene voorbeeldbepaling hiervoor: Behalve voor zover het de uitvoering van de verplichtingen op grond van deze beëindingsovereenkomst betreft, heeft de werknemer niets meer van de werkgever te vorderen wegens de arbeidsovereenkomst, de beëindiging daarvan of anderszins, terwijl de werkgever wat dat betreft niets meer van de werknemer heeft te vorderen en wordt over en weer finale kwijting verleend.