VERDIEPINGSARTIKEL

Uitleg over aanspraken en hoe u deze verwerkt in de administratie

Aanspraken zijn fiscaal gezien ingewikkelde materie. Als u ze in de loonadministratie moet verwerken, moet u daarom heel goed opletten. Soms moet u er loonheffingen over inhouden en afdragen, terwijl andere aanspraken juist weer onbelast zijn.

Ook de regels voor hoe u moet omgaan met uitkeringen die volgen op aanspraken, kunnen per situatie verschillen. Het is uw verantwoordelijkheid dat dit goed gaat. Opletten dus!


10 juni 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


De meeste werknemers hebben recht op één of meerdere aanspraken. De definitie van een aanspraak is ‘een afdwingbaar recht om na verloop van tijd een uitkering of verstrekking te krijgen’.

Gewoonlijk wordt om tot die uitkering te komen eerst premie betaald die op het loon van de werknemer wordt ingehouden. Pensioen is verreweg de bekendste aanspraak. 

Uitleg van de omkeerregel

Een aanspraak kan tot het loon behoren, maar ook geheel of gedeeltelijk zijn vrijgesteld. Meestal is de zogenoemde ‘omkeerregel’ van toepassing. Dit betekent dat de aanspraak onbelast is en u er dus geen loonheffingen over hoeft in te houden en af te dragen, terwijl over de bijbehorende latere uitkering wel loon- of inkomstenbelasting is verschuldigd.

Hiervan is bijvoorbeeld sprake bij pensioenregelingen. U houdt de pensioenpremie eerst in op het brutoloon van de werknemer en bij het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd volgt een pensioenuitkering aan de werknemer. Het recht op pensioen – de aanspraak – is dus onbelast. De uiteindelijke pensioenuitkering is wel belast.

Er zijn geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd over een pensioenuitkering, want er is geen sprake meer van een dienstbetrekking of een intentie om terug te keren in het arbeidsproces.

Eindheffingsloon is ook nog een optie

U heeft nog een extra mogelijkheid: u mag de waarde van belaste aanspraken ook als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Voor de werknemer is de aanspraak dan sowieso onbelast en later de uitkering ook nog.

Uw organisatie betaalt alleen 80% eindheffing als u de grens van de vrije ruimte overschrijdt. Over de eerste € 400.000 van uw fiscale loonsom is de vrije ruimte sinds 1 januari 2020 1,7% van die loonsom. Over de rest van uw loonsom is die 1,2%.‘bouwen’.

Gebruikelijkheidstoets
De aanspraak mag alleen in de vrije ruimte als er voldaan wordt aan de gebruikelijkheidstoets. Tot en met € 2.400 per werknemer per jaar beschouwt de Belastingdienst sowieso als gebruikelijk.

Vier fiscale scenario's voor belasting op aanspraken

Een aanspraak kan dus belast of onbelast zijn, en daarvan hangt meestal af of de uiteindelijke uitkering belast of onbelast is. Er zijn in totaal vier verschillende fiscale scenario’s te onderscheiden voor de belasting op aanspraken:

1  Aanspraak belast, uitkeringen onbelast

Als de aanspraak tot het loon behoort en de uitkering is vrijgesteld, is er sprake van de hoofdregel. In de praktijk komt deze werkwijze alleen voor bij bijvoorbeeld vakantiebonnen of een vakantierechtenfonds.

U moet dan de uiteindelijk belaste waarde van de aanspraak bepalen. Dit is de totale waarde van de aanspraak verminderd met een eventuele eigen bijdrage van de werknemer.

Een andere manier om de waarde van de aanspraak te bepalen, is op basis van het bedrag dat u stort bij een fonds of verzekeringsmaatschappij. Per loontijdvak stort u voor de werknemer een bedrag – de waarde van de aanspraak – bij een derde instantie. Dit bedrag is de waarde van de aanspraak.

Stort u geen bedrag bij een derde, maar heeft u het fonds in eigen beheer, dan is de waarde van de aanspraak gelijk aan het bedrag dat u anders aan een derde zou hebben overgemaakt.

Periodieke uitkeringen

Omdat over de aanspraak al loonheffingen worden ingehouden, is de uitkering over het algemeen vrijgesteld. Voor periodieke uitkeringen geldt dit niet.

Hierover moet de saldomethode toegepast worden, wat betekent dat het deel van de uitkering dat hoger is dan de totale waarde van de aanspraak belast is. Een uitkering kan hoger zijn dan de waarde van de aanspraak als er rente over wordt uitgekeerd.

2  Aanspraak onbelast, uitkeringen belast

Deze werkwijze – de omkeerregel – komt het vaakst voor. De aanspraak is dan vrijgesteld, terwijl de uitkering in de toekomst tot het loon behoort en dan dus belast is. Voorbeelden hiervan zijn – naast de eerdergenoemde pensioenregeling – een recht op een eenmalige uitkering bij ontslag, verlofdagen en aanspraken op grond van de Ziektewet, Wet Wajong, WAZO, WW en WAO/WIA.

U hoeft over de aanspraak dan geen loonheffingen in te houden en af te dragen.

Meestal zijn over de uitkering bovendien geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd, omdat er geen sprake meer is van loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Bij pensioen is er nog een voordeel: omdat de uitkering vaak lager is dan het loon was ten tijde van de aanspraak, betaalt de werknemer uiteindelijk minder inkomstenbelasting over de uitkering.

3  Aanspraak onbelast, uitkeringen onbelast

Vrijstelling van zowel de aanspraak als de uitkering is alleen aan de orde als een werknemer overlijdt of invalide raakt door een ongeval. Voor de aanspraak maakt het dan niet uit of het gaat om een aanspraak op een eenmalige of periodieke uitkering. Beide zijn onbelast. Bij de uitkeringen bestaat wel een onderscheid:

  • Een eenmalige uitkering bij overlijden van de werknemer, zijn partner of kind is tot driemaal het maandloon vrijgesteld. Een bovenmatig deel moet u als loon van de werknemer belasten volgens de tabel bijzondere beloningen.
  • Een eenmalige uitkering bij invaliditeit is loon, tenzij die kan worden gezien als een vrijgestelde diensttijduitkering.
  • Periodieke uitkeringen bij overlijden of invaliditeit zijn altijd belast voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW, maar niet voor de werknemersverzekeringen.

4  Aanspraak ten onrechte onbelast

Het komt wel eens voor dat een aanspraak door afkoop, vervreemding of zekerheidsstelling niet tot het loon wordt gerekend en dus onterecht onbelast is.

Als de fiscus hierachter komt, wordt de aanspraak niet alsnog belast, maar wordt de uitkering belast.

Aanspraak op een ontslaguitkering

Belaste uitkeringen mag u soms voor rekening van uw organisatie laten komen door ze als eindheffingsloon onder te brengen in de vrije ruimte. Voorwaarde is wel dat de belaste uitkering loon uit tegenwoordige dienstbetrekking is en dat er voldaan wordt aan de gebruikelijkheidstoets.‘bouwen’.

Uitzondering
Op deze regel geldt één uitzondering: is de aanspraak loon uit vroegere dienstbetrekking en betaalt u de werknemer daarnaast ook loon waarop de arbeidskorting van toepassing is, dan mag u de waarde van de aanspraak toch aanwijzen als eindheffingsloon. Ook hier geldt dat moet zijn voldaan aan de gebruikelijkheidstoets.

Dit is bijvoorbeeld het geval als een werknemer door een ongeval blijvend invalide geraakt is, maar toch nog aan het werk is. U betaalt dan de invaliditeitsuitkering en zijn lagere loon. In dat geval mag de uitkering in de vrije ruimte.



Meer informatie over de verplichtingen rondom de loonaangifte vindt u in de toolbox Verwerk de aangifte loonheffingen in 5 stappen.