VERDIEPINGSARTIKEL

Verwerking van loon van derden voor de loonheffingen

Bij ‘loon van derden’ wordt meestal direct aan fooien gedacht. Maar dit begrip omvat veel meer dan alleen fooien; denk bijvoorbeeld aan uitkeringen uit een personeelsfonds. Voor u is niet alleen van belang om te weten wanneer u zulk loon van een derde partij in de loonheffingen moet betrekken, maar ook voor welk bedrag dat dan precies moet gebeuren.


19 mei 2021 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en is geschreven door Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen en oud-hoofdredacteur van Salaris Rendement


De term ‘loon van derden’ lijkt eenvoudig, maar is dat in de praktijk lang niet altijd. Want wat kwalificeert nu precies als loon dat werknemers ontvangen van een derde partij? Het gaat daarbij om een voordeel dat de werknemer geniet op grond van zijn dienstbetrekking met uw organisatie, maar dat niet van u afkomstig is. In sommige situaties bent u voor dit loon regulier inhoudingsplichtig.

In sommige situaties bent u voor dit loon regulier inhoudingsplichtig

Rekening houden met loon van derden

Als uw onderneming bij de vaststelling van het loon rekening heeft gehouden met loon van derden, moet u dit loon in de loonheffingen betrekken. Dus stel dat er een maandloon van € 1.250 met een werknemer is afgesproken, maar u betaalt hem € 1.100 per maand.

De werknemer moet de resterende € 150 dan met extra’s van derden verdienen, zoals fooien of een bonus. Denk bijvoorbeeld aan de situatie van een provisie die een werknemer (op grond van zijn arbeidsovereenkomst) bij een bepaald afnamevolume ontvangt van een leverancier. U betrekt in dit geval € 1.250 in de loonheffingen.

Voor fooien in de horeca geldt een forfaitaire regeling. Als u uw horecawerknemers minder betaalt dan waar zij op grond van bijvoorbeeld de collectieve arbeidsovereenkomst (cao) recht op hebben, gaat u ervan uit dat zij het verschil verdienen met fooien. Dus stel dat er een maandloon van € 1.200 met een horecawerknemer is afgesproken, terwijl hij volgens de cao recht heeft op een loon van € 1.400 per maand. U betrekt dan het bedrag van € 1.400 in de loonheffingen.

Als u en de werknemers samen de fooien op een hoger bedrag inschatten, moet u dat hogere bedrag in de loonheffingen betrekken. Dus als u en de werknemer uit het voorbeeld hiervoor fooien van € 250 per maand verwachten – in plaats van € 200 – moet u een bedrag van € 1.450 in de loonheffingen betrekken.

Kerstpakketten en andere geschenken van een derde

Een bekend voorbeeld van een verstrekking van een derde is de situatie van een uitzendkracht die van de organisatie waar hij te werk is gesteld (de inlener) een kerstpakket ontvangt, net zoals de eigen werknemers. De inlener zal echter eindheffing toepassen op het kerstpakket, waardoor het pakket onbelast blijft voor de uitzendkracht.

 

Hierbij gelden de vaste eindheffingspercentages van 45% over een verstrekking van maximaal € 136 en 75% over een verstrekking van meer dan € 136. De werkgever (het uitzendbureau oftewel de uitlener) hoeft dan verder niets te doen met het kerstpakket.

 

Deze regeling geldt voor alle verstrekkingen aan niet-werknemers die tegelijkertijd en voor dezelfde gelegenheid aan de eigen werknemers worden gegeven. De regeling geldt ook voor een zorgbonus aan niet-werknemers, maar dan geldt standaard 75% eindheffing.

Extra fooien of ander loon van derden

Met eventueel door werknemers ontvangen extra – dus onverwachte – fooien of ander loon van derden naast het vastgestelde bedrag hoeft u verder niets te doen. U heeft hier waarschijnlijk ook geen weet van.

De werknemer moet de daadwerkelijk ontvangen fooien en ander loon van derden in zijn aangifte inkomstenbelasting opgeven. Hierbij mag hij het bedrag in mindering brengen dat u hiervoor al voor hem in de loonheffingen heeft betrokken.

Ook als een andere concernmaatschappij een voordeel aan uw werknemers verstrekt, moet u dit loon in de loonheffingen betrekken, maar alleen als uw organisatie hiervan op de hoogte is.

Uitkeringen (en verstrekkingen) uit fondsen zijn zoals gezegd ook loon van een derde. Het gaat hierbij om fondsen die aan de dienstbetrekking zijn verbonden, zoals een personeelsfonds (voor uitkeringen ter ondersteuning van werknemers met financiële problemen) of een scholingsfonds (voor een bijdrage in de studiekosten van kinderen van werknemers).

De uitkeringen (en verstrekkingen) uit zo’n fonds gelden als loon voor de werknemers, ook al is er geen directe relatie met de verrichte werkzaamheden.

Voorwaarden bij onbelaste uitkeringen

Op grond van de zogeheten fondsenvrijstelling zijn bepaalde uitkeringen (en verstrekkingen) uit aan de dienstbetrekking verbonden fondsen echter onbelast. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

  • Uw organisatie heeft de afgelopen vijf jaar – of kortere bestaansperiode – niet méér aan het fonds bijgedragen dan wat werknemers gezamenlijk aan het fonds hebben bijgedragen.
  • Het gaat niet om uitkeringen (of verstrekkingen) voor adoptie, bevalling, invaliditeit, overlijden of ziekte.
  • De werknemer heeft geen vrijgestelde aanspraak op de voorzieningen.
  • Als aan de voorwaarden wordt voldaan, kan de uitkering (of verstrekking) onbelast gebeuren en hoeft u deze ook niet in de loonstaat op te nemen (zie verderop).

Soms juist géén sprake van loon van een derde

Er zijn ook situaties dat werknemers loon feitelijk via een derde partij ontvangen, maar waarbij er toch geen sprake is van loon van een derde. Een ietwat flauw voorbeeld misschien is de restaurantmaaltijd die een werknemer wegens overwerk nuttigt op kosten van de zaak.

 

Het is dan feitelijk het restaurant dat als derde partij de – overigens onbelaste – verstrekking aan de werknemer doet. Maar omdat dit gebeurt in opdracht van de werkgever en de kosten ook voor zijn rekening komen, is er geen sprake van (onbelast) loon van een derde.

 

Een ander voorbeeld is een uitzendkracht die een voorschot op zijn loon ontvangt van de inlener, waarbij die laatste dit met de factuur van het uitzendbureau verrekent. Dat (een deel van) het loon is betaald via een derde partij – de inlener – verandert niets aan het feit dat het loon (uiteindelijk) afkomstig is van de werkgever, het uitzendbureau.

 

Of denk aan de touringcarchauffeur die winst maakt op in de busbar verkochte consumpties. Feitelijk zijn het de passagiers die dit loon betalen. Maar omdat de werkgever weet dat de chauffeur barwinst zal maken en hij hiertoe de gelegenheid biedt, geldt dit als loon uit dienstbetrekking. De chauffeur moet de werkgever uiteraard wel doorgeven welk bedrag aan winst de werkgever als loon in de loonheffingen moet betrekken.

 

In al deze voorbeelden is er dus geen sprake van loon van een derde, maar van door de werkgever verstrekt loon.

Storting in het fonds

Een ander soort fonds is het tijdspaarfonds. Bij zo’n fonds stort de werkgever na elke loonbetaling de tegenwaarde van het dan opgebouwde verlof in het fonds. Die storting gebeurt netto.

Vervolgens kunnen werknemers de gestorte bedragen opnemen voor vakantiebijslag en de waarde van bovenwettelijke vakantiedagen, vrij opneembare roostervrije dagen en werkdagen bestemd voor kort verzuim. Bij zo’n opname gaat het om nettoloon omdat er bij de storting in het fonds al loonheffingen over zijn berekend. Er is dus geen sprake van (belast) loon van een derde.

Een derde partij die belast loon aan uw werknemers betaalt, is verplicht om u hiervan schriftelijk op de hoogte te stellen. Anders kunt u het loon immers niet (juist) in de loonheffingen betrekken.

Andersom heeft u ook een inlichtingsverplichting

Als het uw onderneming is die loon verstrekt aan werknemers die niet bij u in dienst zijn, moet u de werkgever (of uitkeringsinstantie) hierover inlichten. U geeft hiervoor de loongegevens en het burgerservicenummer (BSN) van de werknemer door aan zijn werkgever (of inhoudingsplichtige).

 

Denk bijvoorbeeld aan de situatie van een werknemer met een uitkering van UWV die via een proefplaatsing bij uw organisatie komt werken (u betaalt hem dan geen loon). Stel dat u deze werknemer een auto van de zaak ter beschikking stelt, dan moet u het voordeel van privégebruik van de auto doorgeven aan UWV. Datzelfde geldt bij een auto van de zaak voor een uitzendkracht. U moet het voordeel van privégebruik ervan doorgeven aan het uitzendbureau, zodat dat – als zijnde werkgever – het voordeel in de loonheffingen kan betrekken.

Verwerking in de loonstaat

Qua verwerking in de loonstaat van loon van derden hangt het af van wie de werknemer het loon krijgt uitbetaald:

  • Is dat uw onderneming, dan neemt u het betreffende bedrag op in kolom 3: Loon in geld. In deze kolom hoort dus ook loon van derden dat u namens die derde aan de werknemer betaalt. Dat geldt ook bij een uitkering van een fonds aan een ex-werknemer.
  • Is dat de derde partij – die het loon dus rechtstreeks aan de werknemer betaalt – dan neemt u het betreffende bedrag op in kolom 5: Fooien en uitkeringen uit fondsen.

Let erop dat u in de loonstaat alleen die bedragen aan loon van derden verwerkt waarvoor uw onderneming inhoudingsplichtig is. Dit geldt ongeacht wie het bedrag betaalt aan de werknemers.