VERDIEPINGSARTIKEL
De aandachtspunten bij het afhandelen van een loonbeslag
Dankzij de coronacrisis kan het zijn dat uw werknemers krapper bij kas (zijn) komen te zitten door een lager (gezins)inkomen. Dat maakt dat financiële problemen op de loer liggen, met mogelijk een loonbeslag tot gevolg.
In dat geval wordt het ook úw probleem! Bij een loonbeslag komen er namelijk de nodige verplichtingen op uw bordje bij.
Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en is geschreven door Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen en oud-hoofdredacteur van Salaris Rendement
De schuldeiser van een werknemer die zijn schuld niet betaalt, kan als laatste mogelijkheid in een invorderingstraject een loonbeslag laten opleggen. Dit is een vorm van een derdenbeslag waarbij de schuldeiser via een deurwaarder een derde partij betrekt − in dit geval uw organisatie − die feitelijk niets met zijn geschil met de werknemer te maken heeft.
Informatie via een beslagexploot
De deurwaarder (of invorderingsambtenaar, zie het kader hiernaast) stelt u op de hoogte van het loonbeslag via een kopie van het zogeheten beslagexploot. Dat is een officieel document gebaseerd op het onderliggende rechterlijke vonnis (of dwangbevel), waarvan de schuldeiser het origineel ontvangt.
In het beslagexploot staat onder andere om welke werknemer het gaat, wie de schuldeiser is, wie de uitvoerende beslaglegger is en welke bedragen u aan hem moet overmaken.
Ga bij ontvangst van een beslagexploot eerst na of de betreffende werknemer (nog) wel bij u werkt. Goed om te weten is dat de werknemer pas later een kopie van het beslagexploot ontvangt − officieel binnen 8 dagen na de kennisgeving aan u − en u dus eerder weet van de beslaglegging op zijn loon dan hijzelf.
Alleen meewerken bij vonnis of dwangbevel
De deurwaarder heeft voor het kunnen opleggen van een loonbeslag een rechterlijk vonnis nodig. In de voorafgaande procedure moet hij aantonen welke acties de schuldeiser al heeft ondernomen om het verschuldigde bedrag te innen bij uw werknemer, zoals het versturen van herinneringen en aanmaningen.
U hoeft een loonbeslag alleen uit te voeren als de deurwaarder u zo’n rechterlijk vonnis aanbiedt. Dat is anders bij een overheidsinstantie. Een invorderingsambtenaar kan namelijk rechtstreeks handelen uit naam van de overheid of gemeente, zoals de Belastingdienst of de Sociale Verzekeringsbank. Die ambtenaar moet dan wel een dwangbevel aan de werknemer hebben uitgevaardigd.
Loonbeslag levert altijd extra werk op
Ga verder na of de werknemer inderdaad schulden heeft en of het op het beslagexploot vermelde bedrag klopt. Als namelijk later blijkt dat ten onrechte een deel van zijn loon naar de deurwaarder is gegaan, kan de werknemer dat geld bij u opeisen.
Een loonbeslag levert u altijd extra werk op. Zo moet u in elk geval de uitgebreide vragenlijst invullen die de deurwaarder (of invorderingsambtenaar) bij de kennisgeving van het loonbeslag meestuurt.
U bent verplicht om hem binnen 4 weken de gevraagde informatie over het inkomen van de werknemer (naar waarheid en redelijkheid) te verstrekken. Bewaar altijd een kopie van de ingestuurde verklaring voor uzelf.
U bent ook verplicht om eventuele andere vragen van de beslaglegger te beantwoorden, zoals of er andere loonbeslagen lopen voor de werknemer en of er een uitbetaling van een bonus aankomt.
Na kennisgeving van het loonbeslag en afhandeling van de administratieve verplichtingen, start de daadwerkelijke beslaglegging. Dat houdt in dat u een deel van het loon van de werknemer naar de deurwaarder (of invorderingsambtenaar) overmaakt.
Beslaglegger bepaalt hoogte beslagvrije voet
De beslaglegger − niet u! − berekent welk bedrag u tijdens het loonbeslag aan de werknemer uitbetaalt: de beslagvrije voet. Dit is het wettelijk bepaalde minimumbedrag waar de werknemer recht op houdt om zijn vaste lasten van te kunnen betalen, zoals huurkosten, de kosten van levensonderhoud en zijn ziektekostenverzekering.
De beslagvrije voet is afhankelijk van diverse elementen rond de persoonlijke situatie van de werknemer, zoals leeftijd, burgerlijke staat en inkomen. Meestal is de beslagvrije voet 90% van de voor de werknemer geldende bijstandsnorm, inclusief vakantiebijslag, maar kan verder bijvoorbeeld een verhoging voor woonkosten of ziektekostenpremie bevatten.
Laat werknemer nagaan of beslagvrije voet klopt
Berekenen beslagvrije voet
De deurwaarder (of invorderingsambtenaar) heeft dus bepaalde gegevens van de werknemer nodig om de beslagvrije voet te kunnen berekenen. Die informatie vraagt hij zelf bij de werknemer uit.
Als de beslaglegger niet de benodigde persoonlijke informatie van de werknemer ontvangt, kan hij de beslagvrije voet niet berekenen. Hij mag dan uitgaan van een standaardbedrag (eventueel verlaagd vanwege het niet aanleveren van bepaalde gegevens).
Voor bijvoorbeeld alleenstaanden en echtgenoten jonger dan de pensioenleeftijd bedraagt de beslagvrije voet sinds 1 januari 2020 € 948 respectievelijk € 1.353. De normbedragen worden elk kalenderjaar aangepast.
De te hanteren beslagvrije voet vindt u terug in het beslagexploot. Adviseer uw werknemer om na te gaan of dit bedrag klopt voor zijn situatie.
Via de website uwbeslagvrijevoet.nl kan de werknemer berekenen wat zijn beslagvrije voet zou moeten zijn. Wijkt dit af van het bedrag in het beslagexploot, laat hem dan contact opnemen met de beslaglegger om dit recht te zetten.
Ook vakantiebijslag, overwerktoeslag, bonus, eindejaarsuitkering
Al het loon in geld dat boven de beslagvrije voet uitkomt, maakt u over naar de deurwaarder (of invorderingsambtenaar). De beslagvrije voet wordt met het periodieke salaris afgedekt en alles hierboven of buiten de periodieke uitbetalingsronde valt onder het beslag.
Dat geldt dus bijvoorbeeld voor een uitbetaalde vakantiebijslag, overwerktoeslag, bonus, eindejaarsuitkering of ontslagvergoeding. Bij de vakantiebijslag gaat het dan om het tijdens het loonbeslag uitbetaalde bedrag. Dat kan dus deels zijn opgebouwd in de periode vóór het beslag.
Andere rechten op loon van vóór de beslaglegging vallen echter niet onder het beslag, zoals achterstallig loon waar de werknemer van vóór het loonbeslag recht op heeft. Ook de door de werknemer betaalde pensioenpremie valt buiten het beslag.
Een loonbeslag duurt zolang de schuld van de werknemer niet is voldaan. Als u nalaat om de betreffende bedragen aan de deurwaarder (of invorderingsambtenaar) af te dragen, is dat een onrechtmatige daad.
In het uiterste geval kan uw onderneming aansprakelijk worden gesteld voor de schuld van de werknemer. Houd daarom ook goed bij wat u de werknemer verschuldigd bent en wat er onder het beslag valt en u dus naar de beslaglegger moet overmaken.
Respecteer privacyregels bij beslaglegging
Let op dat u niet zomaar mag delen dat er beslag is gelegd op het loon van een werknemer noch de informatie rond het loonbeslag, met bijvoorbeeld zijn leidinggevende. Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) mag u persoonsgegevens namelijk alleen verstrekken als dat verenigbaar is met het doel waarvoor ze zijn verzameld.
Dat de leidinggevende van de werknemer op de hoogte is van het loonbeslag − om bijvoorbeeld hierover in gesprek te gaan met de werknemer − valt niet onder het doel van het beslag: de verwerking ervan bij de salarisuitbetaling.
Er zijn wel mogelijkheden om deze informatie tóch te kunnen delen, bijvoorbeeld met toestemming van de werknemer of bij een gerechtvaardigd belang dat aan de bijbehorende voorwaarden voldoet.
Gegevens bewaren en vernietigen
U moet alle documenten rond het loonbeslag bewaren. Omdat dit privacygevoelige gegevens zijn (zie ook het kader hierboven), geldt hiervoor een geheimhoudingsplicht. Daarom is zorgvuldige bewaring ervan in het dossier van de werknemer geboden.
Zodra u bericht krijgt van de beslaglegger dat het loonbeslag ten einde is, moet u de gegevens rond het beslag vernietigen. Deze gegevens vallen dus niet onder uw fiscale bewaarplicht.
Stop altijd alleen met een loonbeslag na schriftelijke mededeling hiertoe van de beslaglegger of opheffing ervan door de rechter. Doe dit nooit op eigen initiatief omdat de schuld van de werknemer volgens uw berekeningen of naar zijn zeggen is voldaan! Uw onderneming blijft namelijk verantwoordelijke voor de bedragen die ten onrechte niet aan de beslaglegger zijn betaald.
Omgaan met meerdere loonbeslagen
Als er door meerdere deurwaarders (of invorderingsambtenaren) loonbeslag voor een werknemer wordt opgelegd, geldt als contactpersoon voor álle beslagen degene die als eerste beslag oplegde.
U moet wel voor elk beslag de gevraagde informatie over het inkomen van de werknemer aan de betreffende beslaglegger aanleveren. Hierbij komt de kopie van de voor het eerste beslag ingevulde verklaring goed van pas!
Vervolgens draagt u het verschuldigde totaalbedrag af aan de contactpersoon en die zorgt voor de juiste verdeling ervan in de correcte volgorde qua preferentie over de diverse betrokken beslagleggers.
Meer informatie over de administratieve en financiële afhandeling van loonbeslag vindt u in de toolbox Zo regelt u een loonbeslag zonder hoofdbrekens.
