Het wordt voor kleinere ondernemers steeds makkelijker om mee te dingen naar opdrachten van de overheid via aanbestedingen. U moet u dan wel inschrijven met behulp van een origineel document, dat u voorziet van uw handtekening. Een kopie waarop uw handtekening staat, is dan ook niet geldig. Uw inschrijving hoeft in dat geval niet meegenomen te worden in de beoordeling, zo blijkt uit een uitspraak van Rechtbank Den Haag.
In deze zaak draaide het om een bv die had meegedongen naar een schoonmaakcontract bij de Dienst Justitiële Inrichtingen. Na het invullen van het aanbestedingsformulier was dit uitgeprint en ondertekend door de directeur. Vervolgens werden kopieën hiervan, zonder het originele document, ingestuurd voor aanbestedingsprocedure. De aanvraag van de bv werd om die reden niet in behandeling genomen. De bv spande daarop een kort geding aan en stelde dat in de voorwaarden voor de inschrijving nergens vermeld stond dat de ingezonden formulieren van een zogeheten ‘natte handtekening ‘ voorzien moesten zijn.
In de voorwaarden van de aanbesteding stond wel dat de documenten niet voorzien mochten zijn van een gescande handtekening, maar over een gekopieerde handtekening stond niets vermeld. De rechter gaf de bv daarin gelijk: hij vond dat er inderdaad een duidelijk verschil zit tussen een gescand en een gekopieerd document. Toch vond de rechter dat de inschrijving terecht terzijde was gelegd. In de voorwaarden voor de inschrijving stond immers dat de originele formulieren ingestuurd moesten worden. Een stuk waaronder een gekopieerde handtekening staat, kan hoe dan ook niet als origineel stuk worden beschouwd.
Overigens had de Dienst Justitiële Inrichtingen later alsnog de inschrijving van de bv beoordeeld en deze op inhoudelijke gronden afgewezen. Ook daar was de rechter het mee eens. De wijze waarop de bv de inschrijving inhoudelijk had ingericht, was in strijd met de eis dat de prijs per onderdeel realistisch en marktconform moest zijn. Op deze punten schoot de bv dus ook tekort.
Rechtbank Den Haag, 5 september 2013, ECLI (verkort): 15879