Als u uw administratie tijdelijk aan een derde verstrekt, moet u maatregelen treffen om aan de bewaarplicht te kunnen voldoen. Vraagt de Belastingdienst in het kader van een boekenonderzoek om stukken, dan moet u die immers kunnen overleggen. Dat kwam naar voren in een recente uitspraak van Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden.
Voor de basisgegevens in uw administratie, zoals het grootboek en de in- en verkoopadministratie, geldt dat u deze zeven jaar moet bewaren. Gedurende die tijd kan de fiscus om inzage vragen. Deze zaak draaide om een aantal BTW-aangiften van een onderneming. Om die te controleren, waren gegevens uit de administratie nodig. Volgens de eigenaar van de onderneming was de boekhouding echter niet beschikbaar. Deze was vanwege een due-diligenceonderzoek in het kader van een overname tijdelijk bij een potentiële koper in het buitenland.
De eigenaar bleek na enkele maanden nog steeds niet in staat de administratie aan de inspecteur te overhandigen. Omdat hij hierdoor niet aan de bewaarplicht voldeed, gold volgens de inspecteur de verzwaarde omgekeerde bewijslast. Bij het gerechtshof kreeg de fiscus gelijk. Het ontbreken van de administratie zorgde er voor dat de ondernemer een bedrag van bijna € 8.000 niet als voorbelasting mocht aftrekken.
Hof Arnhem-Leeuwarden, 17 september 2013, ECLI (verkort): 7348.
Meer informatie over de regels voor de bewaarplicht en bewaartermijnen vindt u in de toolbox Snel aan de slag met de bewaarplicht en de AVG.