Google Agenda is een handige agenda-app voor het bijhouden van afspraken. Ook voor zakelijke gebruikers is dit een zeer geschikte app. De Google Agenda-app is beschikbaar voor Android, Apple en voor de desktop.
De Google Agenda-app kenmerkt zich door een rustig, overzichtelijk uiterlijk. Ook het invullen gaat eenvoudig. Bij de weergave is er keuze uit een planning-overzicht, met alle afspraken, herinneringen en doelen onder elkaar, een maandoverzicht, een weekoverzicht, een dagoverzicht en zelfs een drie-dagen overzicht. Ook werkt Google met kleuren en is er aan elk type afspraak een herkenbare kleur te hangen. Lunchafspraken groen, vergaderingen geel: in één oogopslag is duidelijk wat de volgende afspraak is.
Als u de agenda opent, is onderaan een ronde +-knop zichtbaar. Door hierop te tikken, kunt u eenvoudig een afspraak maken. Nadat u de afspraak een titel heeft gegeven, kunt u kiezen voor een dag en een begin- en eindtijd. Ook kan er gekozen worden voor ‘hele dag’ als de afspraak zo lang zal duren.
Is de afspraak een meeting of een vergadering waarvoor u anderen wilt uitnodigen? Open dan de afspraak, tik op Bewerken en vervolgens op Mensen uitnodigen. Typ de naam of het e-mailadres van de persoon die u wilt uitnodigen. Tik op Gereed, en tik op Opslaan. Er wordt nu een uitnodigingsmail (tool) naar de genodigde gestuurd. In de uitnodigingsmail kan de ontvanger in het gedeelte ‘Kom je ook’ klikken op Ja, Nee of Misschien. Ook kan de ontvanger een andere tijd voorstellen als dat beter schikt. Als u beiden akkoord bent, wordt de afspraak op de (aangepaste tijd) opgeslagen in de agenda.
Een andere functie in Google Agenda is de mogelijkheid om terugkerende afspraken in te stellen. Dit is zeer handig als de meeting bijvoorbeeld altijd op woensdagmiddag plaatsvindt. Dit hoeft u dan maar één keer in te vullen. Klik bij het in de agenda zetten van de vergadering, ná het kiezen van de datum en het tijdstip, op Meer opties. Daar kunt u aangeven of de afspraak dagelijks, wekelijks, maandelijks of volgens een aangepast schema herhaald moet worden.