2020 is een jaar dat we niet snel zullen vergeten. Leven en werken is door de COVID-19-pandemie enorm veranderd. Helaas is daardoor ook de dood dichterbij gekomen, want werknemers kunnen net zo goed overlijden aan de gevolgen van COVID-19. Dit werkt angst en onzekerheid bij collega’s in de hand. Wat kunt u als HR-professional doen als een werknemer overlijdt, terwijl de organisatie bovendien grotendeels thuiswerkt?
Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Jakob van Wielink en Leo Wilhelm, auteurs van het boek ‘Rouwregels. Handvatten voor organisaties rond overlijden en terminale ziekte’, www.deschoolvoortransitie.nl
De situatie die is ontstaan door de coronapandemie vraagt het uiterste van uw vaardigheden. Veel gebeurtenissen zijn onbekend terrein en soms moet u improviseren en handelen naar bevinding. COVID-19 kost mensenlevens en het is niet ondenkbaar dat ook een werknemer van uw organisatie hierdoor komt te overlijden. Dat levert niet alleen rouw op bij de andere werknemers, maar in dit geval ook angst en onzekerheid over het eigen welbevinden.
Een extra complicatie is het thuiswerken. Vooralsnog lijkt er sprake van een langdurige impact op de manier waarop we ons werk organiseren. Veel overleg en afstemming verloopt daarbij digitaal via videoverbinding. Niet het hele team is voltijds op kantoor aanwezig. Dat heeft gevolgen voor de relaties en communicatie: tussen u en de werknemers én tussen de werknemers onderling.
Het is extra lastig om in tijden van een crisis, zoals de huidige pandemie, samen te werken en mensen te begeleiden. Dit vergt meer van iedereen dan wanneer alles verloopt zoals gepland. Kenmerk van een crisis is nu juist dat oude antwoorden vaak niet meer voldoen. Wat kunt u in de huidige situatie zelf doen en ook aan de leidinggevenden adviseren op het gebied van samenwerking en begeleiding?
Verbind door ook online een dialoog aan te gaan. Maak ruimte voor ieders inbreng en emoties, en vraag door naar moeilijke en pijnlijke ervaringen.
De angst en onzekerheid die voor veel werknemers gepaard gaat met een crisis in het algemeen en deze in het bijzonder, vraagt nóg meer zichtbare inzet van leidinggevenden en HR dan anders. Angst kan een goede raadgever zijn als u bereid bent er ruimte voor te maken:
Angsten en onzekerheden kunnen groter worden als COVID-19 dichterbij komt. Dat gebeurt als dierbaren van werknemers of zij zelf ziek worden en zeker als er iemand aan komt te overlijden. Des te belangrijker is het om dan teams samen te brengen en het onderwerp te bespreken, zowel fysiek als online:
Overlijdt een werknemer daadwerkelijk aan de gevolgen van het coronavirus, dan blijven alle activiteiten uit een rouwprotocol van belang. Door het werken op afstand en de beperkende maatregelen van de overheid vraagt de uitvoering van een aantal stappen uit het rouwprotocol wel om meer afstemming. Denk bijvoorbeeld aan het volgende:
Het contact leggen met de nabestaanden om te vragen of en hoe zij contact wensen met de organisatie. Het eerste contact is vaak telefonisch, dat verandert niet. Het huisbezoek of het bezoek van nabestaanden aan de werkplek vergt echter nauwkeurigere afstemming, waarbij u rekening moet houden met beperkende maatregelen.
Het informeren van de naaste collega’s en de directe manager(s). Waar u dit normaal gesproken persoonlijk en zo mogelijk mondeling zou doen, zal dit nu vaak telefonisch of middels videogesprek plaatsvinden. De rest van de organisatie kunt u informeren met een overlijdensmelding via een e-mail en een bericht op het intranet, in de nieuwsbrief of in het personeelsblad.
Het organiseren van een condoleancemogelijkheid in combinatie met het inrichten van een (tijdelijke) herdenkingsplek in het gebouw zal lastig zijn. Overweeg om het condoleanceregister online te plaatsen.
De aanwezigheid van vertegenwoordigers van de organisatie bij de uitvaart (op uitnodiging van de nabestaanden) vraagt om meer afstemming als de overheid beperkingen aan het aantal genodigden heeft opgelegd.
In een rouwprotocol (tool) legt u vast welke stappen uw organisatie neemt na een overlijden. Het bevat actiepunten zoals:
Sta erbij stil dat de combinatie van de crisis, de angst en onzekerheid en de afstand die ontstaat door het thuiswerken, de mate van rouw bij een overlijden kan verergeren voor een werknemer. Inzicht hierin kan helpen uitval te voorkomen:
Rouw is een grillig proces waarin goede en slechte dagen of momenten elkaar opvolgen. Juist als werknemers op afstand zitten, is het belangrijk hier oog voor te hebben.
Rouwreacties bestaan uit veel meer dan alleen gevoelens en emoties. Denk evengoed aan gevolgen als concentratieverlies, slaapproblemen en lichamelijke vermoeidheid. Thuiswerkend kan een werknemer hier gelukkig flexibeler mee omgaan. Maar let ook hierbij goed op de werknemer.
Het werk kan niet alleen structuur en afleiding bieden, maar ook de sociale factor is van wezenlijk belang. Doordat veel werknemers niet meer vanzelf bij elkaar zitten op het werk, moet hier bewust aandacht voor zijn.
Door op deze manier aandacht te houden voor alle aspecten van verlies en rouw tijdens de COVID-19-crisis, zorgt u dat werknemers ondanks het mogelijk overlijden van dierbaren of collega’s betrokken blijven bij het werk, bij blijven dragen aan de organisatie en op termijn weer terugkeren naar de werkplek.
21% van de werknemers kreeg na het overlijden van een dierbare te weinig steun van de werkgever om goed te kunnen functioneren. Dat bleek deze zomer uit een onderzoek van vakbond CNV.
10% van de rouwenden kampte door de combinatie van werk en het verwerken van een overlijden met een burn-out.
De kans op langdurige ziekte en functioneringsproblemen is het grootst als een werknemer een partner of kind verliest. Veel werknemers geven aan behoefte te hebben aan meer verlof om te rouwen.