VERDIEPINGSARTIKEL

Grote bestanden delen in thuiswerksituatie

Als u niet in uw kantoorruimte werkt maar bijvoorbeeld thuis, zult u regelmatig vanuit de thuisbasis verbindingen moeten leggen om bepaalde zaken of gegevens uit te wisselen. Ofwel met de centrale bedrijfssystemen, ofwel met collega’s.

Bij thuiswerken zit u niet in de veilige netwerksituatie van uw kantoor. Uw dataverkeer moet over het ‘wilde internet’, met hier en daar de nodige risico’s. Veel organisaties hebben een Virtual Private Network (VPN) opgezet, zodat u toch veilig met kantoor kunt verbinden. Maar als dat om wat voor reden dan ook (even) niet mogelijk is, hoe gaat u dan te werk?


1 april 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Peter Scharpff, Scharpff Consultancy, www.scharpff.nl


Veel van de zaken die u wilt uitwisselen met kantoor, zijn te behappen in relatief kleine bestanden. Die kunt u eenvoudig aan een e-mail of chatbericht hangen. Als u die communicatiekanalen niet veilig genoeg vindt, kunt u de bestanden eventueel nog meesturen in beveiligde, versleutelde vorm.

Grote bestanden verzenden

Maar hoe doet u dat met een uitgebreide presentatie vol multimedia-elementen, een lange bedrijfs- of instructievideo of een omvangrijke database? Zo’n bestand kan behoorlijk in de megabytes lopen.

U kunt u zo tegen de grenzen van de communicatieprogramma’s aanlopen. Zo is het in de meeste mailprogramma’s niet toegestaan om bestanden groter dan zo’n 20 à 25 MB (mee) te sturen. Terwijl bijvoorbeeld een beetje video van hoge kwaliteit al snel enkele gigabytes groot is.

Als rechtstreeks over het eigen veilige netwerk sturen (tijdelijk) geen optie is, kunt u speciaal voor dit doel gebruikmaken van een webdienst. Daar zijn er vele van, en één van de bekendste is WeTransfer(.com), een van oorsprong Nederlandse online service.

WeTransfer

Dit slimme uitwisselingsprogramma werkt erg eenvoudig, en zou wel eens precies kunnen zijn wat u nodig heeft. Daarom allereerst de werking van dit programma. Daarna komen nog enkele alternatieven in beeld, die een en ander weer net even iets anders hebben ingericht.

Eén van de pluspunten van WeTransfer is dat u zich er niet voor hoeft te registreren. U kunt het dus altijd en overal via een browser gebruiken, zonder een inlognaam en wachtwoord te hoeven onthouden. Behalve via het web is het programma trouwens ook beschikbaar als app voor Android (minimaal 4.1) en iOS.

Een WeTransfer pro-account kost € 10 per maand

De gratis versie kunt u gebruiken voor bestanden tot 2 GB. Dat gaat in de basis via een simpel dialoogvenster als volgt:

  • Voeg de te versturen bestanden of hele mappen toe via een [+]-knop.
  • Vul het e-mailadres in van de geadresseerde(n) en daaronder als afzender dat van uzelf.
  • Schrijf eventueel nog een toelichting of een bericht.
  • Klik op [Versturen].

Standaard gebruikt het programma de methode ‘versturen via e-mail transfer’. Dat betekent dat een geadresseerde een link krijgt toegestuurd om dat wat u heeft geüpload te downloaden.

Zodra die dat heeft gedaan, krijgt u daarvan bericht in een e-mail. Dat moet wel binnen een retentieperiode van zeven dagen, want zo lang blijft de downloadlink geldig.

Betaalde extra functies

Tenzij u een betaalde pro-versie van het programma gebruikt, want dan kunt u zelf instellen hoe lang de link beschikbaar moet blijven. Ook grotere bestanden, tot wel 10 GB, kunt u dan per transfer versturen.

U kunt ze bovendien bewaren in een buffer van 50 GB opslagruimte. Een bijkomend voordeel is dat u in de pro-versie ook een wachtwoord kunt instellen om datgene wat u verstuurt te versleutelen.

Deze extra beveiliging zou u eventueel ook via de gratis versie kunnen regelen door zelf een en ander te versleutelen. Dat kan bijvoorbeeld met een nagenoeg onkraakbaar zip-programma als WinRAR.

Bij de extra’s van de betaalde variant hoort ook nog dat u een transfer kunt verwijderen voordat iemand die heeft geopend. Dat is vergelijkbaar met mails die u via Outlook Exchange verstuurd heeft, maar die u alsnog wilt terugtrekken.

De pro-variant vereist vanzelfsprekend wel een account; de kosten bedragen € 10 per maand.

Minpunten

Dat de organisatie achter WeTransfer de gratis versie in de lucht kan houden, heeft alles te maken met de advertenties die op de achtergrond te zien zijn. Sommige gebruikers vinden dat een minpunt; zij ervaren dat als irritant.

Van die reclameboodschappen is overigens wel 30% naar inzicht van de dienstverlener gereserveerd voor ambitieuze, innovatieve en charitatieve projecten. In de pro-versie mag u de achtergrond zelf invullen.

Een ander minpuntje is dat de bestanden die u verstuurt op een webserver terecht kunnen komen in een datacentrum buiten Europa. Als dat bijvoorbeeld in de Verenigde Staten is, vallen uw gegevens onder het Amerikaanse rechtssysteem waardoor ze op basis van de Patriot Act (terrorismebestrijding) door overheidsdiensten in te zien zijn. Overleg of dat binnen de (beleids)regels van uw organisatie wel is toegestaan.

U kunt het ook ‘overstromen’

Als alternatief voor up- en downloaden van (grote) bestanden kunt u ook gebruikmaken van streaming service. Het belangrijkste voordeel van het streamen is dat bestanden in principe niet (langdurig) worden opgeslagen op een server, maar rechtstreeks van afzender naar geadresseerde worden gestuurd via een peer-to-peer-verbinding. Wel zo handig in verband met de privacy.

Een voorbeeld van zo’n dienst is Send Anywhere. Deze service legt een verbinding tussen systemen via een tijdelijke sleutel. Iedereen die de verbindingssleutel heeft kan het grote bestand ophalen. Maar dat moet wel binnen 10 minuten gebeuren, want zo lang is het bestand maar online beschikbaar.

Alternatieve webdiensten

Er zijn heel veel variaties op de hierboven beschreven webdienst. Enkele alternatieven die op belangrijke punten verschillen met WeTransfer.

  • Smash
    Deze gratis online service werkt alleen via een browser (fromsmash.com). Er is geen aanmelding nodig, een wachtwoord instellen is mogelijk en er is geen limiet qua bestandsgrootte (maar: hoe groter, des te lager de verzendprioriteit). In de pro-versie blijven links een jaar beschikbaar. De kosten zijn € 5 per maand voor één gebruiker of € 10 per maand voor vijf teamleden.
  • TransferXL
    Deze online webdienst (transferxl.com/nl) heeft een limiet van 5 GB. Alle transfers zijn end-to-end versleuteld (in- en uit te schakelen) en er is een koppeling om bestanden te delen via sociale media. In de pro-versie voor één gebruiker (€ 10 per maand) is de limiet 25 GB, blijven links 6 weken beschikbaar en heeft u een eigen subdomein. In de enterprise-versie (€ 40 per maand) is de limiet 100 GB en de retentie 3 maanden.
  • DropSend
    Deze dienst heeft een limiet van 4 GB, een retentie van 2 weken, goede encryptie en er is een plug-in beschikbaar voor Outlook. Zonder account is de dienst (dropsend.com) maar maximaal 5 keer per maand te gebruiken, en kunt u de aankomst bij de geadresseerde alleen met een link handmatig checken. De betaalde versies (15 transfers en 1 GB opslag voor $ 5 of 45 transfers en 10 GB opslag voor $ 10) hebben meer opties en mogelijkheden, waaronder snellere overdrachtsnelheden en herstel van onderbroken transfers.
  • CloudUp
    Behalve via het web (cloudup.com) is CloudUp ook als Windows- of Mac-programmaatje te installeren voor supersnelle transfers. Het werkt als een platform, waarop meerdere gebruikers de grote bestanden delen. Het is ook mogelijk om aan bestanden samen te werken, of ze te delen via sociale media. Een account aanmaken is nodig voor alle deelnemers.

Geïntegreerd in uw eigen programma’s

Kijk overigens nog eens goed rond op de systemen op uw werkplek welke programma’s of apps u daar ter beschikking heeft, waardoor u alle hiervoor genoemde software niet nodig heeft.

Maakt u bijvoorbeeld gebruik van een ‘remote control programma’ zoals TeamViewer of van een opslagdienst als OneDrive of Dropbox? Zulke programma’s hebben vaak ook een ingebakken module voor bestandsuitwisseling. En meestal ook nog eens zonder limieten.