VERDIEPINGSARTIKEL

Slechtnieuwsgesprekken voeren

Het zal niet één van uw favoriete bezigheden zijn, maar zo nu en dan zult u uw medewerkers minder leuk nieuws moeten brengen. U moet een medewerker bijvoorbeeld aanspreken op zijn functioneren, zijn samenwerking met collega's of nog erger: u moet hem ontslaan. Een slechtnieuwsgesprek moet u vanzelfsprekend op een verantwoorde manier voeren. Het is immers essentieel dat de medewerker niet alle motivatie verliest. Ook de werkrelatie mag niet onnodig beschadigd raken. Wat moet u doen en wat moet u zeker niet doen om een slechtnieuwsgesprek zo soepel mogelijk te laten verlopen?


15 april 2019 7 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online.


Een beoordelingsgesprek moet u altijd met de grootst mogelijke zorgvuldigheid voeren. Bij een positieve of neutrale eindconclusie is er weinig aan de hand. U heeft dan meestal een prettig gesprek. Dat is bij een negatieve beoordeling wel anders. U moet dan extra voorzichtig en met bijzondere aandacht en voorbereiding te werk gaan.

Ga goed voorbereid het gesprek in

Het is van belang om u goed voor te bereiden op een slechtnieuwsgesprek. Vraag u vooraf af of u volledig achter uw beslissing staat en ga niet vol twijfels het gesprek in. Stel het gesprek ook niet uit en zadel zeker niemand anders op met deze taak. Denk van tevoren na over de structuur van het gesprek, zodat u eventueel vrij gemakkelijk de draad weer op kunt pikken als uw medewerker een onverwachte reactie geeft.

De emotionele verwerking van slecht nieuws

Tijdens het gesprek zullen diverse emoties de revue passeren. Door hier op de juiste manier mee om te gaan, zal het gesprek soepeler verlopen. In de meeste gevallen verloopt de emotionele verwerking van slecht nieuws in zes fasen. Deze fasen zijn:


  1. Schok;
  2. ontkenning;
  3. woede;
  4. marchanderen;
  5. depressie;
  6. aanvaarding.

De volgorde en duur van de verschillende fasen kan wisselen en niet iedere medewerker zal ze alle zes doorlopen. Ieder slechtnieuwsgesprek kan dus anders verlopen. Door op de juiste manier te reageren in iedere fase helpt u uw medewerker het nieuws te verwerken zonder dat uw boodschap verloren gaat.

Wind er geen doekjes om

Belangrijk is dat de werknemer erop voorbereid is dat u iets vervelends gaat vertellen. Zorg er daarom voor dat het gesprek plaatsvindt in een formele setting en sla direct een serieuze toon aan. Tijdens het gesprek moet u meteen met het slechte nieuws beginnen, eventueel na een korte inleiding. Stel de mededeling niet uit door eerst over koetjes en kalfjes te beginnen.

Veel managers maken de fout om het nieuws zo voorzichtig mogelijk te brengen, om te laten zien dat ze meevoelen met hun werknemer. Maar in de praktijk blijkt dat werknemers het juist veel meer op prijs stellen als u gewoon duidelijk bent en het nieuws zonder omhaal aan hem vertelt.

Als u het moeilijk vindt om slecht nieuws kort en bondig over te brengen, dan is een goede tip om het eens voor uzelf op te schrijven. Wat is precies de boodschap en kunt u die in één zin verwoorden? Denk daarbij wel na over de argumenten die u wilt geven om de boodschap te onderbouwen. Het kan geen kwaad om die ook eens in één of twee zinnen voor uzelf op te schrijven.

Het is belangrijk om vooral helder te zijn, maar minstens zo belangrijk is het om ook tactvol te blijven. Lok de werknemer niet uit de tent met suggestieve vragen. Voorkom verwarring, wees duidelijk en probeer niet de boodschap in een positief jasje te stoppen.

In het geval u twijfels heeft over uw gesprekvaardigheden, dan kunt u eventueel overwegen een cursus op dit gebied te doen.  Er zijn cursussen specifiek voor het voeren van slechtnieuwsgesprekken, maar ook voor bijvoorbeeld luistervaardigheid of het herkennen van lichaamstaal.

Geef uw werknemer de ruimte

Als het hoge woord er eenmaal uit is, moet u de werknemer de ruimte te geven om zijn hart te luchten en het nieuws door te laten dringen. Het is van belang om goed te luisteren naar wat uw werknemer te zeggen heeft. Laat hem maar even zijn stoom afblazen.

Leg vervolgens goed uit waarom u uw beslissing heeft genomen en dat verandering onvermijdelijk is. Houd uw motivatie echter kort.  Voorkom dat u een veelvoud aan argumenten en voorbeelden gebruikt: dat is niet nodig. Als u een werknemer een negatieve mededeling doet, is dat voor hem zelden een totale verrassing. Bedenk bovendien dat de gemiddelde werknemer na het aanhoren van slecht nieuws niet of nauwelijks in staat is om nog veel extra informatie op te nemen.

Bespreek hoe het verder moet

Is uw werknemer weer een beetje tot rust gekomen, dan kunt u samen bespreken hoe het nu verder moet. De werknemer zal zich inmiddels realiseren dat verandering onvermijdelijk is. In het ideale geval geeft hij zelf al aan dat hij op zoek wil naar een oplossing. Gebeurt dat niet direct, dan is het niet verstandig om hem geen tijd te gunnen en onmiddellijk aan te sturen op een oplossing. Het werkt altijd veel beter als de werknemer zelf met een oplossing komt. U kunt in dit soort gevallen vaak beter besluiten het gesprek niet te lang te maken en op een ander tijdstip over oplossingen te praten.

Maak afspraken

In de afrondende fase van het gesprek maakt u concrete afspraken over wat u en uw werknemer nu te doen staat. Ook maakt u in deze fase eventueel een afspraak voor een vervolggesprek. U kunt tevens overwegen om al wat afspraken op papier te zetten voor uw werknemer. Het is namelijk goed mogelijk dat alles wat u tijdens het gesprek heeft gezegd het ene oor in en het andere oor uit is gegaan.