VERDIEPINGSARTIKEL

Online vergaderen vereist andere insteek van notuleren

Alles gaat in deze coronatijden anders dan anders. Zo vinden de meeste vergaderingen op dit moment via online kanalen plaats, omdat velen nu eenmaal al maanden thuiswerken.

Maar al die online vergaderingen betekenen ook dat notuleren op een andere manier moet. Anders dan u misschien al jaren gewend was. Waar moet u op letten bij de overstap?


17 mei 2021 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Tijdens een vergadering notulen maken is op zich al een flinke klus, waarvoor u verschillende kwaliteiten en vaardigheden nodig heeft. U moet immers tegelijkertijd luisteren en noteren, hoofdzaken van bijzaken onderscheiden en dan ook nog eens alles wat is gezegd adequaat samenvatten in begrijpelijke zinnen en structuren.

Daarnaast moet u het verloop en de voortgang van de vergadering continu in de gaten houden.

Voorbereiding is belangrijk

Goed voorbereid zijn, scheelt een boel tijd. Zorg er dus voor dat alle deelnemers op tijd over de stukken voor de e-vergadering beschikken. Daar hoort u natuurlijk zelf ook bij, dus neem alle stukken van tevoren door.

Neem alle stukken van tevoren door

Om snel en gemakkelijk te noteren wat er tijdens de online meeting wordt gezegd, kunt u alvast een structuur aanleggen waarin u dat kunt doen. Verreweg het handigst is om direct op een tablet of laptop te notuleren, maar het kan ook altijd nog op papier.

In het eerste geval zou u een sjabloon kunnen gebruiken, of een document met daarin alvast de structuur van de uiteindelijke notulen. Kies bijvoorbeeld voor een handige tabelvorm in de tekstverwerker waarin u alleen maar de vakken hoeft aan te klikken die u kunt vullen met informatie en notities.

Er zijn trouwens heel wat notulen- en vergadertools op de markt waarin sjablonen om notulen te maken zijn opgenomen. Denk aan programma’s als Notulen Software of iBabs. Ook op papier zou u alvast een tabel kunnen tekenen of printen, en bijvoorbeeld daarin alle agendapunten vooraf al opnemen. Voor meer handige tips kunt u de e-learning over notuleren volgen.

Jongleren van de bovenste plank: deelnemer én notulist

Bent u naast notulist ook deelnemer aan het online overleg? Dat is niet altijd even handig, omdat u tijdens een bijdrage die u aan de vergadering levert, eigenlijk niet goed kunt notuleren.

Materie
U kunt dit probleem op een aantal manieren ondervangen:

  • Vraag een collega aantekeningen te maken als u in de vergadering aan het woord bent.
  • Plaats vóór de vergadering al een samenvatting van wat u in de vergadering gaat inbrengen in uw notulentabel. Die hoeft u dan alleen maar kort uit of bij te werken.
  • Vraag even tijd of las een pauze in (plan de koffiepauze bijvoorbeeld ná uw bijdrage) om uw eigen bevindingen in de notulen op te nemen.
  • Nodig een (externe) notulist uit die niet aan het overleg deelneemt. Die moet dan wel op de hoogte zijn van de materie.
  • Neem de televergadering (deels of geheel) op, en maak de notulen achteraf op basis van de opname.

Overzicht behouden

Het is tijd: de online vergadering gaat van start. In een analoge vergadering heeft u meestal wel het overzicht over alle deelnemers. In de overlegruimte heeft u als notulist dan een centrale plek, bijvoorbeeld naast de voorzitter, waardoor u goed overzicht heeft.

In de online meeting is dit anders: u heeft alleen op het beeldscherm een overzicht van de deelnemers. En die zijn op afstand minder ‘leesbaar’ (denk aan alle non-verbale communicatie) dan wanneer ze live in een vergaderzaal aanwezig zouden zijn. Dat kan flink afleiden.

Enkele tips om het overzicht te behouden:

  • Spreek met de voorzitter af dat die iedereen welkom heet, en dat iedereen zich vervolgens kort voorstelt. Dat geeft u de tijd om de namen en aanwezigheid te noteren.
  • Ken meteen aan iedereen een afkorting of code toe (bijvoorbeeld de initialen), om die bij hun bijdragen te kunnen noteren.
  • Maak voorafgaand aan de meeting een schema van de schermindeling waarin u die codes plaatst (of direct bij aanvang van de e-meeting een schets).
  • Let bij het voorstelrondje op de verstaanbaarheid van de individuele deelnemers en eventueel hinderende bij- of achtergrondgeluiden. Grijp meteen in, als dat nodig en mogelijk is.

Wie is er aan het woord?

Het daadwerkelijke overleg naar aanleiding van de agendapunten gaat van start. Het is lastig om tijdens het verloop van de telemeeting op het overzichtsscherm – zeker als er een groot aantal deelnemers is – te bepalen wie er aan het woord is.

Tijdens het notuleren (op papier of intikken) is het niet zo handig om daarvoor steeds op het beeldscherm te moeten kijken. Maak de deelnemers daarop attent, en vraag bijvoorbeeld dat zij bij elke bijdrage hun naam noemen.

Dit kunt u het beste aan het begin van de meeting doen, en dan meteen ook verzoeken niet door elkaar te praten. Dat zouden ze immers tijdens een analoge meeting ook niet doen.

Misverstanden voorkomen

Ook – of misschien wel juist – bij een telemeeting is het van belang om aan het eind van de vergadering nog even een en ander samen te vatten. Over de volgende zaken kunnen dan in ieder geval geen misverstanden bestaan:

  • Neem met de voorzitter en/of de deelnemers kort door of alle agendapunten en informatie afdoende aan bod zijn geweest.
  • Stel vast welke besluiten zijn genomen.
  • Neem door welke acties voor wie op de to-do-lijst terecht zijn gekomen.
  • Stel vast of er punten zijn die doorschuiven naar de volgende vergadering of naar het archief.

Verwerking van de online vergadering

Na afloop van de telemeeting is het verleidelijk om direct verder te gaan met uw andere taken en werkzaamheden die door de vergadering zijn blijven liggen. Toch kunt u beter meteen nog even wat tijd besteden aan de verwerking van de online vergadering:

  • Controleer direct na afloop van de vergadering of u daadwerkelijk alles heeft verzameld om de notulen te kunnen maken. Als u nog iets mist van één van de deelnemers, is de kans relatief groot dat u die nu nog even snel te pakken krijgt.
  • Werk zo snel mogelijk de notulen uit, op basis van de aantekeningen die u heeft gemaakt. U weet aan de hand van uw notities op dit moment nog precies wat er is gezegd. Na een dag weet u dat nog maar voor zo’n 90%, en hoe langer u wacht, des te minder u van het daadwerkelijke overleg kunt opdissen.
  • Stuur alle deelnemers en verdere betrokkenen de notulen toe. Dat is nodig ter vaststelling en goedkeuring. Als de volgende (online) vergadering pas over enige tijd gaat plaatsvinden, doe dat dan niet alleen vlak voor aanvang van die volgende telemeeting, maar ook kort na afloop van de in de notulen beschreven vergadering. Inclusief het verzoek om ze nu al even na te lezen op correctheid, want nu weet iedereen nog goed wat er besproken is.

Verificatie van exacte bewoordingen

Heeft u de meeting opgenomen? Gebruik die dan alleen voor de verificatie van exacte bewoordingen, of om uw genoteerde opmerkingen en informatie te controleren. Helemaal uitschrijven van de opname is ongewenst: meestal is het niet de bedoeling en bovendien is het heel veel werk.