VERDIEPINGSARTIKEL

Er zijn verschillende manieren om uw vrijwilligers te bedanken

Vrijwilligers zijn vaak een onmisbare schakel in uw organisatie. Ze nemen u veel werk uit handen en zorgen ervoor dat uw organisatie zich kan inzetten voor het goede doel. Maar laat u wel eens zien dat die vrijwilligers heel belangrijk zijn voor uw organisatie? Dat kunt u natuurlijk doen met een financiële vergoeding, maar er zijn ook nog andere manieren om de vrijwilligers te bedanken. Hoe kunt u de vrijwilligers in het zonnetje zetten?


2 mei 2019 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online.


Veel organisaties zouden niet bestaan zonder de inzet van al die vrijwilligers. Er is vaak geen geld om mensen in dienst te nemen. Vrijwilligers zijn bijvoorbeeld nodig om een evenement (zoals een sportwedstrijd of muziekfestival) te kunnen organiseren, een vereniging te laten draaien (zoals voor het bestuur of mensen voor een bardienst) of geld in te zamelen voor een maatschappelijk goed doel. Het is belangrijk om af en toe ook te laten zien dat vrijwilligers onmisbaar zijn voor uw organisatie. Behalve een financiële beloning kunt u het belang van een vrijwilliger ook op andere manieren uitdrukken. Het gaat daarbij om drie pijlers: erkenning, waardering en beloning.

Geef vrijwilligers genoeg erkenning

Erkenning houdt in dat u vrijwilligers het gevoel geeft dat ze onmisbaar zijn voor de organisatie en serieus genomen worden. Vrijwilligers weten dat ze belangrijk zijn voor de organisatie en dat ze een bijdrage leveren aan het behalen van de gestelde doelen. Door dit te erkennen bestaat er meer aandacht en ruimte voor de specifieke kwaliteiten en competenties van de vrijwilliger. Erkenning kan in de vorm van:

  • vrijwilligersbeleid;
  • visie op vrijwillige inzet binnen de organisatie;
  • aandacht voor kwaliteiten;
  • goede werkplek en faciliteiten;
  • inspraak;
  • erkennen van opgedane ervaringen.

De positie van vrijwilligers zwart op wit zetten

Een goed vrijwilligersbeleid in uw organisatie helpt mee bij de erkenning van vrijwilligers. Het is verstandig om het vrijwilligersbeleid zwart op wit te zetten, zodat u er altijd op kunt teruggrijpen. U moet hierbij letten op:

  • een duidelijke plaats van vrijwilligers in de organisatie;
  • het vastleggen van de formele positie van vrijwilligers in een reglement of contract;
  • het geven van persoonlijke aandacht en goede werkbegeleiding;
  • duidelijke taakafbakening en -verdeling tussen vrijwilligers en beroepskrachten;
  • heldere taakomschrijvingen;
  • informatie geven over de organisatie, zoals beleidsinformatie en informatie over rechten en plichten;
  • verzekeringen en onkostenregelingen aanbieden die zijn aangepast aan de specifieke situatie van vrijwilligers.

Geef aandacht aan de persoonlijke kwaliteiten

Bij de uitwerking van het vrijwilligersbeleid moet u rekening houden met een aantal praktische zaken. U moet aandacht hebben en ruimte geven aan de persoonlijke kwaliteiten van de vrijwilliger.

Geef aandacht en ruimte aan de persoonlijke kwaliteiten van de vrijwilliger

De organisatie werft gericht op deze kwaliteiten en maakt gebruik van competentieprofielen, zoals bij jongeren die op zoek zijn naar het opdoen van speciale leerervaringen of competenties. Daarnaast verdient de werkplek van de vrijwilliger uw aandacht. Zorg er niet alleen voor dat de werkplek ‘arbo-proof’ is, maar biedt ook een prettige omgeving met goede faciliteiten: vrijwilligers kunt u niet afschepen met ‘afdankertjes’. Zo nodig moet u de werkplek aanpassen aan fysieke beperkingen. Geef vrijwilligers een getuigschrift of certificaat voor opgedane ervaringen of gevolgde trainingen en laat ze deelnemen aan interne sollicitatieprocedures, daar hebben zij recht op. Op hun verzoek kan uw organisatie meewerken aan de procedure voor Erkenning van verworven competenties (EVC-procedure) of aan het geven van referenties.

Spreek uw waardering voor vrijwilligers uit

Waarderen houdt in dat u de erkenning voor de vrijwilligers uit, bijvoorbeeld door een compliment in de wandelgangen of een lovend artikel. Dit kan bijvoorbeeld ook middels:

  • deskundigheidsbevordering;
  • een attentie;
  • de ‘vrijwilliger van de maand of jaar’;
  • de voordracht voor een onderscheiding;
  • een vrijwilligersuitje, brunch of feest;
  • publiciteit.

Vrijwilligersuitje als blijk van waardering

U kunt uw waardering voor de vrijwilliger uitspreken door iemands inzet publiekelijk te benoemen, bijvoorbeeld tijdens vergaderingen. Dit is vooral waardevol als de directeur of voorzitter van de organisatie de waardering uitspreekt. Houdt de vrijwilliger niet van publiekelijke complimentjes, maak dan uw waardering kenbaar door in een een-op-een-gesprek aandacht te besteden aan zijn prestaties. Ook een persoonlijke kaart of attentie bij verjaardagen en jubilea of belangrijke gebeurtenissen in hun privéleven kunnen bijdragen aan het gevoel van erkenning. Een speciaal vrijwilligersuitje is een belangrijke vorm om de waardering uit te spreken en de werksfeer te bevorderen. Daarnaast kunt u vrijwilligersbrunches en andere evenementen speciaal voor vrijwilligers organiseren.

Kortingen zijn een vorm van beloning

Een beloning is het materiële bewijs van waardering. Dit kan in de vorm van een cadeaubon en kerstpakket of een symbolische vorm, zoals een getuigschrift. Maar er zijn ook andere mogelijkheden, zoals:

  • een vast bedrag aan onkostenvergoeding;
  • speciale privileges;
  • een vrijwilligerskorting.

U kunt bij een verjaardag of op een speciaal moment in het jaar een cadeau(bon) geven. Dit kan in de vorm van een kerstpakket, een kleine vergoeding in geld, vrijkaartjes voor voorstellingen of een bloemetje. Ook kunt u vrijwilligers gebruik laten maken van ruimtes, gereedschap en materiaal voor privégebruik, zoals een EHBO-kit. Als organisatie kunt u voor uw vrijwilligers regelen dat zij kortingen krijgen op het lidmaatschap van de vereniging of club, op (club)artikelen uit de winkel van uw organisatie of korting op evenementen of het gebruik van accommodaties. Welke vorm u ook kiest, een beloning is alleen effectief als deze is afgestemd op de doelgroep. Als u deze regel goed toepast, zullen vrijwilligers zich thuis voelen bij uw organisatie.

Let op wettelijke kaders bij belonen

Een financiële beloning voor vrijwilligers is niet altijd effectief en kan zelfs de motivatie ondermijnen. Andere vormen zijn vaak beter voor het behouden van vrijwilligers voor uw organisatie. De belangrijkste reden om toch langer stil te staan bij de financiële vergoeding is dat deze aan wettelijke kaders gebonden is. De overheid staat niet toe dat vrijwilligerswerk betaalde arbeid verdringt. Onder bepaalde voorwaarden mag u aan vrijwilligers een onkostenvergoeding geven waarmee de gemaakte onkosten door uw organisatie worden vergoed. De onkostenvergoeding die u aan een vrijwilliger betaalt, mag niet hoger zijn dan
€ 150 per maand en € 1.500 per jaar. In 2019 stijgt de maximale vrijwilligersvergoeding naar
€ 170 per maand en € 1.700 per jaar. Hogere bedragen beschouwt de Belastingdienst als loon waarover loonbelasting/premie volksverzekeringen betaald moet worden. De fiscus ziet dat namelijk als een dienstbetrekking. Als richtbedrag hanteert de Belastingdienst een bedrag van € 4,50 per uur voor personen boven de 23 jaar en € 2,50 voor jongeren onder de 23 jaar. Uw organisatie hoeft de vrijwilligersvergoedingen niet aan de Belastingdienst door te geven.