VERDIEPINGSARTIKEL

Onderzoek waarom uw organisatie met vrijwilligers werkt

In veel organisaties staat het vrijwilligerswerk door de coronacrisis on hold. De veranderde realiteit vraagt om nadenken en keuzes maken.

Het is een uitstekend moment om met een frisse blik naar de positie van vrijwilligers binnen uw organisatie te kijken. Vraag uzelf eens het volgende af: zetten we de vrijwilligers in onze organisatie in vanuit nut, noodzaak of gewoonte?


25 mei 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Cindy Koopsen-Van de Kolk van Simpel en Duidelijk Advies, e-mail: cindy@simpelenduidelijk.nl, werkenmetvrijwilligers.nl


Noodzaak wil zeggen dat uw organisatie de vastgestelde missie en het organisatiedoel alleen kan bereiken door de inzet van betrokken individuen die geen betaling ontvangen. Noodzaak als reden is bijzonder, het kent meerdere vormen. Het is belangrijk om eens stil te staan bij de noodzaak van uw organisatie. Wie weet levert het u wel goede inzichten op.

Gekwalificeerd door ervaring

De meest pure vorm van noodzaak is dat vrijwilligers de beste keuze zijn. Uw organisatie ziet dat juist vrijwilligers degenen zijn die het werk het beste kunnen uitvoeren, beter dan wie dan ook die er een betaling voor ontvangt. Zij zijn het meest gekwalificeerd door bijvoorbeeld hun ervaring of persoonlijkheid en niet omdat ze gemotiveerd zijn door een financiële beloning. Deze noodzaak heeft een positieve lading. 

Een voorbeeld hiervan zijn ervaringsdeskundigen. Zij kunnen vanuit een gelijkwaardige positie contact leggen, aanspreken, adviseren en begeleiden. Van mens tot mens, met als verschil dat zij verder in het proces van herstel zijn. Het kan gaan om uiteenlopende zaken, van alcoholmisbruik tot het doen van de administratie tot leren lezen en schrijven. In alle gevallen is de toegevoegde waarde onmiskenbaar én verankerd in de gelijkwaardigheid.

Geen jonge vrijwilligers te vinden

Als traditie dicteert, ontbreekt het doorgaans aan vernieuwing en meegroeien met de ontwikkelingen die er zijn. Met als gevolg dat jongere generaties zich niet herkennen in de gevraagde functies en zich er niet door aangesproken voelen.

Belasting
Een voorbeeld ter illustratie. Een jongedame van 23 was geïnteresseerd in een bestuursfunctie bij een kleine vereniging. In een gesprek vroeg zij waarom het bestuur elke eerste maandag van de maand vergaderde. Gezien het beperkte budget en het beperkte aantal leden leek het haar een onevenredig zware belasting in tijd.

Het bestuur antwoordde dat de bestuursvergadering een belangrijke bijeenkomst was en bovendien een traditie die in ere moest worden gehouden. De jongedame bedankte hartelijk voor het vrijwilligerswerk.

Taken van vrijwilligers zijn onbetaalbaar

Noodzaak kan ook voortkomen uit het feit dat de taken die vrijwilligers uitvoeren onbetaalbaar zijn. Het gaat daarbij niet om de prijzende kwalificatie: ‘vrijwilligerswerk is onbetaalbaar, dat is niet in geld uit te drukken’.

Het gaat er daarbij om dat de harde realiteit is dat het uw organisatie te veel kost om het werk te laten doen door een betaalde kracht. Simpelweg omdat niemand dit het geld waard vindt. Deze noodzaak heeft een negatieve lading.

Denk aan een sportvereniging. Een lidmaatschap wordt onbetaalbaar als de vereniging voor elke klus betaalde krachten inzet. Voor sommige leden geldt dat zij het lidmaatschap niet meer kunnen betalen. Voor de meeste mensen geldt dat zij het niet wìllen betalen, omdat zij het niet het geld waard vinden.

Vrijwilligers inzetten heeft rendement

Het is een inkoppertje om te zeggen dat een positieve noodzaak leidt tot de conclusie dat uw organisatie vrijwilligers inzet, omdat zij nut hebben. Als uw organisatie zegt dat de vrijwilliger ‘de meest gekwalificeerde’ is voor het werk, kunt u niets anders dan zeggen dat hij nut heeft.

Nut hangt samen met doelmatigheid. Iets dat nuttig is, leidt tot een opbrengst en levert dus iets op. In bedrijfstermen gezegd: het heeft rendement of het creëert toegevoegde waarde. Nut past dus bij een bedrijfsmatige benadering, een rationele benadering. U zet vrijwilligers in met een specifieke reden en een specifiek doel. 

Is de beoogde opbrengst – of dit nu is omdat de vrijwilliger specifieke kennis heeft of omdat hij het werk onbetaald doet – de reden om vrijwilligers in te zetten? Daar zit een addertje onder het gras. Het is namelijk maar de vraag of in de praktijk van alle dag wel wordt gestuurd op die opbrengst. Weten de vrijwilligers in uw organisatie wat u van hen verwacht? En weten degenen die hen aansturen dat?

Organisatiegeheugen is verdwenen

Dat leidt naar de laatste optie: gewoonte. Eigenlijk worden vrijwilligers heel vaak door organisaties ingezet omdat het altijd al zo ging. Natuurlijk is er dan wel de overtuiging dat het belangrijk en goed is om vrijwilligers in te zetten.

Echter, de gewoonte bepaalt hoe vrijwilligers worden ingezet en waarop. Het antwoord op waarom juist op deze functies en op deze plekken vrijwilligers werden ingezet, is uit het collectieve organisatiegeheugen verdwenen. De traditie is overgebleven.

Visie en beleid versus realiteit

Nut, noodzaak of toch traditie? Het ligt voor de hand dat in uw organisatie een mengvorm speelt. Waarom is het dan toch zinvol om hier naar te kijken? Omdat dit gevolgen heeft voor de positionering van vrijwilligers binnen het geheel.

Eigenlijk zit hierin de crux van uw vrijwilligersbeleid, namelijk welke visie is er op de inzet van vrijwilligers. De afstand tussen beleid en praktijk is vaak te groot. Stel uzelf daarom de vraag of uw organisatie vrijwilligers inzet vanuit nut, noodzaak of gewoonte. Het antwoord geeft u inzicht in de vlakken waarop uw organisatie het werken met vrijwilligers moet aanpassen.

Het is niet verkeerd als u vrijwilligers inzet vanuit een negatieve noodzaak of omdat het vanuit traditie zo is gegroeid. Maar wees wel eerlijk en duidelijk naar uw vrijwilligers. Zij hebben geen moeite met het waarom, zij hebben moeite met inconsistentie.

Theorie en werkelijkheid kunnen ver uit elkaar liggen

De laatste jaren hebben de meeste organisaties een inhaalslag gemaakt in het formuleren van vrijwilligersbeleid en het inrichten van adequaat vrijwilligersmanagement. Dat zal in uw organisatie vast niet anders zijn. Een aandachtspunt is uw communicatie naar de vrijwilligers. Uw organisatie kan het vrijwilligersbeleid wel op papier hebben gezet, maar het is belangrijk om ook aandacht te hebben voor de belevenis van de vrijwilligers.

Herkennen
Wat veel vrijwilligers aangeven, is dat zij lang niet altijd het beleid herkennen als zij naar de werkelijkheid kijken. Beleid, inclusief een prachtig stuk over de visie, gaat doorgaans over de positieve noodzaak en het nut van de vrijwillige inzet.

Frustratie
De realiteit die vrijwilligers kunnen ervaren, is dat een organisatie hen ziet als niet belangrijk en weinig waardevol. Zij hebben het gevoel dat zij erbij bungelen en niet voor vol worden aangezien. Dat kan bij een vrijwilliger leiden tot frustratie en misschien zelfs tot het besluit om te stoppen met het vrijwilligerswerk. En dat wilt u natuurlijk niet!