Werknemers blijken in de praktijk niet al hun gemaakte zakelijke kosten bij de werkgever te declareren. Dat kan bijvoorbeeld komen doordat zij het vergeten, het declaratieproces lastig is of zij het onderbouwende bonnetje zijn kwijtgeraakt. Ook al besparen niet-gedeclareerde kosten uw onderneming geld, het getuigt van goed werkgeverschap om werknemers te wijzen op hun declaratiemogelijkheden.
Het vergoeden van kosten op declaratiebasis gebeurt altijd achteraf: werknemers maken bepaalde kosten voor het werk en uw onderneming vergoedt die kosten nadat ze zijn gedeclareerd. Kostenvergoedingen aan werknemers op declaratiebasis kunnen werkelijke kosten betreffen, bijvoorbeeld bij openbaarvervoerskosten, of een vast