VERDIEPINGSARTIKEL
Aandachtspunten bij kostenvergoedingen op declaratiebasis
Werknemers blijken in de praktijk niet al hun gemaakte zakelijke kosten bij de werkgever te declareren. Dat kan bijvoorbeeld komen doordat zij het vergeten, het declaratieproces lastig is of zij het onderbouwende bonnetje zijn kwijtgeraakt. Ook al besparen niet-gedeclareerde kosten je onderneming geld, het getuigt van goed werkgeverschap om werknemers te wijzen op hun declaratiemogelijkheden.
Het vergoeden van kosten op declaratiebasis gebeurt altijd achteraf: werknemers maken bepaalde kosten voor het werk en je onderneming vergoedt die kosten nadat ze zijn gedeclareerd. Kostenvergoedingen aan werknemers op declaratiebasis kunnen werkelijke kosten betreffen, bijvoorbeeld bij openbaarvervoerskosten, of een vast bedrag per kilometer, bijvoorbeeld bij zakelijke kilometers met de eigen auto.
Download ook de tool Declaratieformulier
Het is van belang om goede regels rond het declareren van kosten af te spreken met de werknemers. Het kan handig zijn de afspraken rond declaraties vast te leggen in een declaratiereglement. Hiermee is voor iedereen duidelijk wat, hoe, wanneer enzovoorts gedeclareerd