VERDIEPINGSARTIKEL

De auto van de zaak onder de werkkostenregeling (WKR)

In dit verdiepingsartikel vindt u een overzicht van alle kosten rond een auto van de zaak die u op grond van de werkkostenregeling onbelast kunt vergoeden aan uw werknemers. Denk aan brandstofkosten, parkeer- of stallingskosten, laadkosten van de elektrische auto, accessoires, maar ook aan verkeersboetes. Dit staat los van het fiscale instrument van de bijtelling die gaat spelen als een werknemer op jaarbasis meer dan 500 kilometer privé rijdt met de auto van de zaak.


13 augustus 2019 8 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Loft 238 Tekst & Media, loft238.nl


De werkkostenregeling, hoe zit dat ook alweer?

De werkkostenregeling (WKR) werd in 2011 gelanceerd met het doel de bestaande opeenstapeling van verschillende regels rond vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers onder één collectieve, eenvoudiger regeling samen te brengen. Sinds 1 januari 2015 is de WKR verplichte kost voor elke werkgever.

Eindheffing en vrije ruimte
De hoofdregel is dat alle vergoedingen en verstrekkingen, anders dan loon, die uw organisatie aan werknemers doet, belastbaar zijn als loon of vallen in de zogenoemde eindheffing. Binnen deze eindheffing heeft u echter een ‘vrije ruimte’, een bedrag van 1,5% van uw totale fiscale loonsom voor de loonheffing. Zolang uw uitgaven binnen deze 1,5% vallen, zijn over dit bedrag geen loonheffingen verschuldigd. Over het meerdere betaalt u een eindheffing van 80% . Over dit eindheffingsloon hoeft u niet ook nog eens premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet af te dragen.

Administratieve voordelen
Onder de WKR hoeft u uw uitgaven niet meer per werknemer uit te splitsen in uw administratie en ook het onderscheid tussen belaste en onbelaste componenten in vergoedingen en verstrekkingen dat voorheen vaak voor veel administratieve rompslomp zorgde, speelt niet meer.

Gerichte vrijstellingen
De werkkostenregeling kent een aantal zogeheten ‘gerichte vrijstellingen’. Dit zijn vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers die niet belast zijn. Deze gerichte vrijstellingen vallen buiten de vrije ruimte. U kunt ze niet zonder meer vergoeden, er gelden wel voorwaarden. De Belastingdienst heeft in het Handboek Loonheffingen een overzicht van deze gerichte vrijstellingen opgenomen, met de daarbij geldende normen en voorwaarden.

In het bestek van dit verdiepingsartikel vermelden we hier dat zakelijke reiskosten zo’n gerichte vrijstelling vormen. We verdiepen hierna welke kosten van een auto van de zaak u via de werkkostenregeling onbelast kunt vergoeden en onder welke voorwaarden u dat kunt doen.

Een auto van de zaak: welke kosten?

De kosten van een auto van de zaak worden intermediaire kosten genoemd, ofwel kosten die samenhangen met zaken die tot het vermogen van de werkgever horen. Deze kosten vormen geen loon en zijn niet belastbaar bij de werknemer of via eindheffing.

1  Zakelijke reiskosten

Zakelijke reiskosten, waartoe ook de kilometers tussen woning en werk behoren, vallen onder de gerichte vrijstellingen en kunt u tot maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. Als u een hogere vergoeding dan € 0,19 per kilometer geeft, is het meerdere belast. U heeft dan de keuze om deze bovenmatige vergoeding op persoonsniveau in de loonheffingen te betrekken (bruteren of inhouden) óf dit deel in de vrije ruimte van de WKR onder te brengen.

Tip Voor vervoer met taxi, openbaar vervoer, vliegtuig of schip gelden afwijkende regels: daarvoor mag u de werkelijke kosten vergoeden.

Salderingsregel

Het komt nogal eens voor dat werknemers niet voor álle zakelijke reiskosten € 0,19 ontvangen. Dit kan spelen als uw organisatie maximale bedragen voor de vergoeding van woon-werkverkeer hanteert en voor sommige reizen minder of juist meer dan € 0,19 per kilometer vergoedt. Het is wettelijk toegestaan om de lagere kilometervergoeding aan te vullen tot € 0,19 per kilometer.

2  Brandstofkosten

Binnenland
Over de verrekening van brandstofkosten voor de auto van de zaak kunt u diverse afspraken maken. Zo kunt u bijvoorbeeld afspreken dat uw organisatie alle tankbeurten betaalt, dus óók die voor de privéritten, en daarbij de werknemer een vaste eigen bijdrage laten betalen. U kunt ook afspreken dat de werknemer de brandstofkosten voor zijn privégebruik zélf betaalt (en niet van u vergoed krijgt. Dit laatste brengt dan wel administratieve rompslomp met zich mee: de werknemer moet dan een precieze rittenregistratie bijhouden om zijn zakelijke en privékilometers te onderscheiden. Vervolgens moet u deze gegevens weer in de loonadministratie verwerken. Een eigen bijdrage is hier de eenvoudigste oplossing.

Tankpas
Als uw organisatie de brandstofkosten voor uw rekening neemt, al dan niet gecompenseerd met een eigen bijdrage, is het gebruik van een tankpas aan te bevelen. U ontvangt maandelijks een factuur met een overzicht van alle tankbeurten plus een vast bedrag voor deze service. De werknemer hoeft niets voor te schieten en u hoeft geen tankbonnen te administreren. Bovendien kan de werknemer de tankpas ook gebruiken om zaken als olieverversing en wasbeurten te betalen. Bij gebruik van een tankpas kan bij elke tankbeurt worden gevraagd de kilometerstand in te voeren. U verkrijgt daarmee inzicht in het brandstofverbruik en de gereden kilometers.

Tip
Als u uw wagenpark full service least, is de tankpas vaak inbegrepen. In het termijnbedrag is dan meestal een voorschot op de brandstofkosten opgenomen. Achteraf volgt verrekening met de werkelijk gemaakte brandstofkosten.

Auto van de zaak in het buitenland

Gebruikt de werknemer de auto van de zaak in het buitenland, bijvoorbeeld voor een zakenreis maar ook voor vakantie, dan kunt u de benzinekosten eveneens onbelast vergoeden. Die vergoeding kan nodig zijn omdat de tankpas die bij de auto van de zaak hoort, in het buitenland niet of slechts beperkt kan worden gebruikt. Als u de benzinekosten tijdens een buitenlandvakantie van de werknemer echter niet voor uw rekening wilt nemen, kunt u hem deze kosten zelf laten (terug)betalen. Bij de constructie dat de werknemer de benzinekosten betaalt, u deze kosten vervolgens aan hem vergoedt, maar deze daarna als eigen bijdrage voor privégebruik bij de werknemer inhoudt, is die bijdrage in mindering te brengen op de bijtelling voor het privégebruik van de auto. Hierbij geldt wel als voorwaarde dat deze bijdrage ook daadwerkelijk als een eigen bijdrage voor privégebruik in uw administratie is vastgelegd.

3  Parkeer- of stallingkosten

In de gebruikersovereenkomst voor de auto van de zaak kunt u vastleggen wie welke parkeer- of stallingkosten voor zijn rekening neemt. Het hangt namelijk van de parkeergelegenheid af of u het gebruik ervan onbelast kunt vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Fiscaal is er onderscheid tussen verschillende parkeersituaties:

  • parkeergelegenheid bij de werkplek: dit zijn intermediaire kosten. Een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling ervan is geen loon en altijd onbelast;
  • parkeergelegenheid bij de werkplek of woning die alleen is bedoeld voor de auto van de zaak en waarvoor de werknemer een parkeervergunning of stalling op kenteken heeft: dit zijn ook intermediaire kosten. Een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling ervan is geen loon en dus onbelast;
  • parkeergelegenheid bij de woning van de werknemer die hij ook kan gebruiken voor andere vervoermiddelen en waarvoor hij een parkeervergunning of stalling op zijn naam heeft: een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling ervan is belast loon. U verwerkt dit als loon bij de werknemer of als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte van de WKR;
  • parkeergelegenheid in de eigen garage van de werknemer die uitsluitend wordt gebruikt voor de auto van de zaak: hier is sprake van een reële zakelijke verhuursituatie. Een vergoeding voor het gebruik vormt geen loon en dus onbelast;
  • parkeergelegenheid in de eigen garage van de werknemer die ook voor andere doeleinden kan worden gebruikt: dit is geen reële zakelijke verhuursituatie. Een vergoeding voor het gebruik is belast loon. U verwerkt dit als loon bij de werknemer of als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte van de WKR.

4  Laadkosten elektrische auto

De laadkosten van een elektrische leaseauto mag u volledig onbelast vergoeden, zowel in het binnenland als buitenland. Als de medewerker de auto thuis oplaadt, komen ook deze kosten voor vergoeding in aanmerking. Hij moet dan wel een specificatie overhandigen met het verbruik in KWh en het voor hem geldende KWh-tarief. Rijdt de medewerker privé een elektrische auto, dan mag u de laadkosten niet onbelast vergoeden. Hier geldt de maximale onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer.

Laadpaal thuis
De kosten voor de aanleg van een laadpaal thuis kunt u onbelast vergoeden aan medewerkers met een leaseauto. Bij privérijders is sprake van belast loon in natura. U kunt de aanlegkosten onderbrengen in het leasebedrag van de medewerker. De laadpaal wordt normaal gesproken volledig afgeschreven in vier jaar. Na de leaseperiode mag de laadpaal op het woonadres blijven en kan kosteloos eigendom worden van de medewerker.

5  Verkeersboetes

Boetes voor verkeersovertredingen, zoals parkeerbonnen en snelheidsboetes, die u vergoedt of betaalt, zijn altijd loon van de werknemer. Verkeersboetes vallen namelijk onder ‘schade ontstaan door verwijtbaar handelen, opzet of roekeloos rijgedrag’. Als uw organisatie er desondanks voor kiest een verkeersboete met een auto van de zaak voor haar rekening te nemen, gelden wel fiscale spelregels. Alleen als aan de zogeheten gebruikelijkheidstoets (zie het kader) is voldaan, mag u het belaste voordeel wegens het niet-verhalen van de boete op de werknemer, onderbrengen in de vrije ruimte. Dit kan alleen als u heeft toegezegd de verkeersboete niet te verhalen op de werknemer, of later besluit om dat niet te doen.

Buitenlandse verkeersboetes
Onder de WKR is een afzonderlijke regeling is opgenomen voor de belastingheffing over buitenlandse verkeersboetes. Deze zijn belast, voor zover aan de werknemer toerekenbaar, maar mogen wel in de eindheffing worden ondergebracht.

De gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die u in uw administratie opneemt als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, vormt belast loon voor de werknemer. Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk.

Soms toch onbelast vergoeden
Boetes wegens verkeersovertredingen kunt u alleen onbelast vergoeden als u kunt aantonen dat bij niet-vergoeding sprake is van strijdigheid met het principe van goed werkgeverschap. Dit doet zich bijvoorbeeld voor wanneer u dermate hoge eisen stelt aan uw werknemer dat deze wel snelheidsovertredingen móest maken om aan de eisen te voldoen. Dit uitgangspunt voor de verhaalbaarheid of vergoeding geldt voor alle verkeersboetes. Dus ook voor parkeerbonnen of boetes voor mobiel bellen achter het stuur.

6  Accessoires

U mag werknemers een belastingvrije vergoeding verstrekken voor de inbouw van een headset of navigatiesysteem in de auto van de zaak. Als dergelijke accessoires door de fabrikant of importeur in de auto zijn geplaatst vóór de datum van toekenning van het kenteken, verhogen deze echter de cataloguswaarde van de auto en daarmee de bijtelling voor het privégebruik. Betaalt de werknemer een bijdrage voor het gebruik van de accessoires, dan mag u deze eigen bijdrage in mindering brengen op de bijtelling voor het privégebruik van de auto, maar alleen als die bijdrage als zodanig is vastgelegd.

7  Onderhoud en reparaties

Ook de auto van de zaak vraagt om regelmatig onderhoud, zoals olie verversen ofbijvullen, wisselen van zomer- en winterbanden en/of de APK-keuring. Deze kosten zijn bij leaseauto’s doorgaans inbegrepen in de maandelijkse termijnen. Gebruikt de werknemer een auto van de zaak ook privé, dan kunt u een eigen bijdrage voor dit privégebruik in mindering brengen op zijn bijtelling. Leg in de gebruikersovereenkomst vast wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van de auto en wie de kosten van reparaties voor zijn rekening neemt.

8  Schade

Over schade aan een auto van de zaak kan veel discussie ontstaan als u niet goed vastlegt wie verantwoordelijk is: de werknemer of u als werkgever. Als er schade ontstaat tijdens privégebruik van de auto van de zaak, kunt u de kosten in beginsel op de werknemer verhalen. Bij schade die opkomt tijdens het werk ligt het risico meestal bij u, tenzij sprake is van schade als gevolg van roekeloos rijgedrag, opzet of verwijtbaar handelen van de werknemer. In dat geval mag u de schade op de werknemer verhalen, ook als deze tijdens het werk is ontstaan.

Schade beperken met eigen bijdrage

U kunt in de gebruikersovereenkomst een eigen bijdrage vastleggen als een werknemer meerdere schades per jaar oploopt. Of een eigen risico per schadegeval tijdens het privégebruik van de auto van de zaak. Deze eigen bijdrage mag u onder voorwaarden in mindering brengen op de bijtelling wegens privégebruik.