VERDIEPINGSARTIKEL

De rol van de diverse afdelingen bij de WKR

Bij de correcte toepassing van de werkkostenregeling (WKR) komt aardig wat kijken. Iedereen binnen de onderneming heeft daar zo’n zijn eigen aandachtspunten bij. Maar vooral is ook de samenwerking tussen de diverse afdelingen van groot belang. Alleen als niet slechts één afdeling maar de onderneming als geheel met de werkkostenregeling bezig is, zal de praktijk (financieel) soepel verlopen.


7 augustus 2019 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen


De aandachtspunten die hierna aan bod komen, volgen de geijkte functiescheidingen. In de praktijk hoeven deze scheidingen in uw onderneming uiteraard helemaal niet zo duidelijk te zijn, en kan het zomaar zijn dat de taken door elkaar lopen. Dit kan ook weer per onderneming verschillen. U zult dus zelf uit dit artikel moeten pikken wat voor uw functie in de praktijk van belang is.

Samenspel tussen afdelingen

Zoals aangegeven, is het goed toepassen van de werkkostenregeling een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de gehele onderneming. Er zou dan ook niet één enkele afdeling verantwoordelijk voor moeten worden gesteld. De beslissingen van de diverse afdelingen hangen immers ook nauw met elkaar samen, of hebben in elk geval vaak gevolgen voor andere afdelingen. Denk bijvoorbeeld aan belastingvrije of netto secundaire arbeidsvoorwaarden die worden afgesproken door de HR-afdeling, maar die fiscaal gezien op geen enkele manier onbelast zijn. Deze zaken zal de salarisafdeling dan als eindheffingsloon in de vrije ruimte moeten opnemen om de afspraken met de werknemers te honoreren, maar dat levert de onderneming wel een hap uit de vrije ruimte op. Dit betekent dus het mogelijk (sneller) moeten betalen van de eindheffing wegens overschrijding van de vrije ruimte. Een ander voorbeeld is het feit dat de inkoopafdeling de factuurprijzen goed zal moeten vastleggen, aangezien die voor de waardering van zaken onder de werkkostenregeling van groot belang zijn.

Het complete overzicht

Alle processen binnen de onderneming hangen dus met elkaar samen. Bovendien heeft waarschijnlijk geen enkele individuele afdeling het complete overzicht van de vergoedingen en verstrekkingen die in de gehele onderneming aan werknemers worden gegeven. En bij het toepassen van de werkkostenregeling is juist het in kaart brengen van álle secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden van de werknemers heel belangrijk. Elke afdeling zal inzicht hebben in het stukje aan vergoedingen en verstrekkingen dat bij die specifieke afdeling hoort. En alle stukjes informatie van de diverse afdelingen samen leveren het benodigde complete overzicht op. Vanuit dat overzicht kan de werkkostenregeling zo voordelig mogelijk worden toegepast voor de onderneming.

Tip

Het zou eigenlijk goed zijn als de diverse afdelingen eens in de zoveel maanden met elkaar om de tafel gaan om te kijken of alles goed loopt en of iedereen nog op dezelfde (fiscale) lijn zit. In de praktijk gebeurt dit in ondernemingen echter maar weinig.

De salarisafdeling

De salarisafdeling heeft meestal de meeste kennis in huis van de werkkostenregeling. Deze afdeling speelt dus een belangrijke rol in de voorlichting binnen de onderneming over hoe dit fiscale regime voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers werkt.

Ook externe partijen spelen een rol

Soms moet u ook externe partijen betrekken bij het uitvoeren van de werkkostenregeling. Denk bijvoorbeeld aan de externe cateraar waarmee u afspraken moet maken over de hoeveelheid maaltijden die de werknemers van een onderneming in de betreffende bedrijfskantine nuttigen, en wat ze daarvoor aan eigen bijdrage betalen. Of natuurlijk de Belastingdienst, waarmee u mogelijk afspraken heeft gemaakt over de behandeling van bepaalde vergoedingen en verstrekkingen.

Afrekenen

De salarisafdeling houdt in de gaten of de vrije ruimte volloopt. Alle vergoedingen en verstrekkingen die aan de werknemers plaatsvinden, moeten een correcte fiscale verwerking krijgen. Hier is echter ook een rol voor de financiële afdeling weggelegd. Het is namelijk essentieel dat er goede communicatie plaatsvindt tussen de salarisafdeling en de financiële afdeling. Voor het voor de loonheffingen correct kunnen verwerken van de vergoedingen en verstrekkingen heeft de salarisafdeling bijvoorbeeld informatie nodig over de factuurwaarde ervan, en dat is informatie waarover de financiële administratie beschikt. Zonder deze informatie van de financiële afdeling kán de salarisafdeling niet eens loonaangifte doen.

Eindheffing berekenen

Het is de salarisafdeling die berekent hoeveel eindheffing er eventueel verschuldigd is wegens overschrijding van de vrije ruimte. En de verwerking daarvan in de loonaangifte verzorgt en de bijbehorende afdracht. Elk salarispakket kent een andere manier voor opname van de verschuldigde eindheffing voor de werkkostenregeling in de loonaangifte. Het enige wat altijd vaststaat, is dat als er niets verschuldigd is, er ook niets hoeft te worden vermeld.

De financiële afdeling

Feitelijk wordt de basis van de werkkostenregeling gevormd door de facturen en de diverse grootboekrekeningen binnen de administratie. Aangezien de factuurwaarde inclusief BTW vaak bepalend is voor de waardering binnen de werkkostenregeling, moeten deze waardes goed worden vastgelegd in de administratie.

Moet vastlegging in- of exclusief BTW?

Vastlegging in de administratie gebeurt vaak exclusief BTW, terwijl voor de werkkostenregeling een waarde inclusief BTW nodig is. Daarom kan met de belasting­inspecteur worden afgesproken dat bij het berekenen van het in de vrije ruimte ondergebrachte bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen een gemiddeld BTW-tarief wordt gebruikt. Er hoeft dan in de administratie niet op een andere manier dan gebruikelijk te worden vastgelegd.

De financiële administratie kan ook sturend werken. Door inkomende facturen al zo veel mogelijk op de juiste grootboekrekeningen te boeken – denk aan die voor gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen, loon in de vrije ruimte enzovoort – scheelt dat achteraf veel gepuzzel. Het kan dus nodig zijn om bepaalde grootboekrekeningen te splitsen of geheel nieuwe grootboekrekeningen aan te maken. Hiermee blijft de administratie rond de werkkostenregeling overzichtelijk.

De Belastingdienst zal bij een controle bij de financiële administratie aankloppen en bijvoorbeeld willen weten hoe is vastgesteld wat als intermediaire kosten of als gerichte vrijstellingen gelden. Als het grootboek goed is ingericht, is dit soort informatie eenvoudig te achterhalen.

Communicatie is key

De financiële afdeling heeft – net als de salarisafdeling – een belangrijke rol bij het al dan niet vollopen van de vrije ruimte. Denk aan zaken die via de financiële administratie aan werknemers worden uitbetaald. Deze betalingen moeten dan fiscaal correct worden verwerkt, en dat kan gevolgen hebben voor de vrije ruimte. Daarom is ook in dit soort situaties communicatie tussen de salarisafdeling en financiële afdeling van belang. Als bijvoorbeeld de financiële afdeling een declaratie aan een werknemer uitbetaalt, maakt het uit of het daarbij om een declaratie voor een fles wijn voor een klant gaat (intermediaire kosten) of om een zakelijk treinkaartje (gerichte vrijstelling). Hier moet de salarisafdeling dus van op de hoogte worden gebracht, zodat de juiste verwerking ervan voor de loonheffingen kan plaatsvinden. Een goede ondersteuning hierbij vanuit het boekhoudpakket is ook belangrijk.

De HR-afdeling

Zoals eerder aangegeven, moeten de secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden goed in kaart worden gebracht, waarbij een zo volledig mogelijk plaatje het streven is. Vaak blijkt namelijk dat dingen in de praktijk anders lopen dan hoe ze zijn afgesproken. En dat heeft ook gevolgen voor de fiscale verwerking ervan. Of er zijn afspraken gemaakt die fiscaal helemaal niet gunstig uitpakken voor de onderneming. Daarom is overleg met de salarisafdeling nodig over dit soort zaken. De HR-afdeling moet door de werkkostenregeling cijfermatig naar het HR-beleid en secundaire arbeidsvoorwaarden kijken. Denk bijvoorbeeld aan een in de arbeidsovereenkomst afgesproken vaste kostenvergoeding. Het kan handig zijn om die op te splitsen, waardoor mogelijk een deel ervan als gerichte vrijstelling kan worden aangemerkt. Dat is voor zowel de werknemer als de werkgever voordelig.

Eenmalig of verworven recht

Bij het maken van de keuze om bijvoorbeeld een bepaalde looncomponent – denk aan een bonus – in de vrije ruimte onder te brengen, is communicatie richting de werknemers van groot belang. U doet er bijvoorbeeld goed aan om de werknemers dan duidelijk te maken dat dit een eenmalige keuze is, en dat voor het volgende jaar deze keuze voor al dan niet aanwijzen als eindheffingsloon opnieuw zal worden gemaakt. Op die manier ontstaat de minste kans dat werknemers zich op een verworven recht beroepen als u eenmaal iets als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte brengt en hun daarmee een stukje onbelast loon bezorgt.

De ondernemingsraad

In het hele proces rond de werkkostenregeling is de rol van de ondernemingsraad beperkt. De ondernemingsraad heeft bijvoorbeeld geen wettelijk instemmingsrecht bij de beslissing om een vergoeding of verstrekking al dan niet als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte te brengen. Bij het wijzigen of versoberen van bepaalde regelingen rond vergoedingen en verstrekkingen is dat evenmin het geval. Dit instemmingsrecht bestaat overigens wel als het gaat om arboregelingen – denk bijvoorbeeld aan bedrijfsfitness – of een opleidingskostenregeling.

Ook al is het geen wettelijke verplichting, het is vaak wel verstandig om met de ondernemingsraad te overleggen bij aanstaande wijzigingen in de secundaire arbeidsvoorwaarden. Dit voorkomt vaak onrust onder werknemers.

Zoals hiervoor gezegd, heeft de ondernemingsraad rond de werkkostenregeling maar weinig rechten op grond van de wet, zijnde de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Het kan echter wel zo zijn dat een cao of ondernemingsregeling instemmingsrecht voor de ondernemingsraad heeft bepaald. Dat is bijvoorbeeld bij reiskostenvergoedingen niet ongebruikelijk.