VERDIEPINGSARTIKEL

Het belang van helder beleid over het vergoeden van kosten

U kunt ervoor kiezen de kosten van werknemers te vergoeden op declaratiebasis of via een vaste vergoeding. Vergoeden op declaratiebasis kan handig zijn als het incidentele kosten betreft. De administratie is dan wel bewerkelijk omdat u de kostenvergoedingen per werknemer moet vastleggen. Wanneer en hoe moeten de werknemers hun kosten declareren?


3 april 2019 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online.


Bij het vergoeden van kosten op declaratiebasis geeft u werknemers de mogelijkheid om hun gemaakte zakelijke kosten te declareren, wat dus altijd achteraf gebeurt. Het kan in dat geval gaan om een declaratie van de werkelijke kosten – zoals bij reiskosten met het openbaar vervoer of gemaakte representatiekosten – of om een declaratie per afgelegde kilometer, zoals bij reiskosten met eigen vervoer mogelijk is. De vergoeding van kosten op declaratiebasis leent zich vooral voor incidentele, wisselende of hoge kosten, maar het staat u uiteraard vrij om deze vergoedingsvorm op welke kosten dan ook toe te passen. Het opstellen van een goed declaratiebeleid kan u helpen om dit gestructureerd aan te pakken in uw onderneming.

Periodieke declaratie

U kunt afspreken dat werknemers de kosten bij u declareren zodra zij deze hebben gemaakt. Dat kan u uiteraard tussendoor veel administratief gedoe opleveren. U kunt daarom ook kiezen voor een periodieke declaratiemogelijkheid, bijvoorbeeld maandelijks. Hiervoor kunt u dan een declaratieformulier gebruiken waarop werknemers gedurende die maand hun kosten bijhouden (en de bijbehorende bonnetjes bewaren). Dit formulier met de declaraties over de hele maand leveren zij dan na afloop van die maand bij u in. U kunt ook een bepaalde tijdslimiet instellen, bijvoorbeeld dat werknemers hun kosten binnen een periode van drie maanden moeten declareren. Declaratie van kosten ouder dan drie maanden sluit u daarmee uit.

Uitbetaling van het loon

U moet ook afspraken maken over wanneer u de gedeclareerde kosten van werknemers uitbetaalt. Doet u dat bijvoorbeeld standaard binnen twee weken na het indienen van de declaratie of eens per maand? En misschien betaalt u de declaraties niet apart uit, maar doet u dit tegelijk met de uitbetaling van het loon. In dat geval zal de uitbetaling ook een plekje op de loonstrook krijgen.

Declaratiereglement

Voor een werknemer is het niet altijd duidelijk welke kosten hij wel en niet mag declareren. Om hier niet constant vragen over te hoeven beantwoorden en om niet elke keer een afweging te hoeven maken, kunt u een declaratiereglement opstellen. In zo’n reglement legt u vast hoe en waar een werknemer een declaratie kan indienen en welke kosten over het algemeen wel en niet in aanmerking komen voor terugbetaling door uw onderneming. Daarmee voorkomt u (een deel van de) misverstanden en ongewenste discussies. Neem in het reglement op dat werknemers altijd de originele bonnetjes moeten indienen. Daarmee voorkomt u dat ze bonnetjes scannen en deze eventueel aan collega’s doorspelen die ze nog eens declareren.

Loon of gerichte vrijstelling

Het kan voorkomen dat werknemers dit jaar nog kosten declareren uit 2018. U moet dan aan de hand van de wetgeving per 2019 beoordelen of een vergoeding voor die kosten loon is of een gerichte vrijstelling. Let op dat het aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte met terugwerkende kracht niet mogelijk is. Als de werknemer vorig jaar al onvoorwaardelijk recht had op onbelaste vergoeding van de nu nog gedeclareerde kosten, zonder dat daar verdere voorwaarden aan zaten verbonden, kunt u de vergoeding onbelast uitbetalen.

Een protocol is belangrijk

Het is van belang dat uw onderneming een goed declaratieprotocol heeft. Op die manier is voor iedereen duidelijk welke kosten kunnen worden gedeclareerd en op welk moment en welke manier dat moet gebeuren.

Administratie

Als u de zakelijke kosten van werknemers vergoedt op declaratiebasis, vergoedt – en administreert – u dit vanzelfsprekend op werknemersniveau. Bovendien moeten de bijbehorende bonnetjes of andere betaalbewijzen die de werknemers bij uw onderneming hebben ingeleverd ter onderbouwing in de administratie worden bewaard. Via welke administratie dit precies loopt, hangt af van de afspraken die er binnen uw onderneming gelden.

Handboek Loonheffingen

Zorg ervoor dat u weet welke kosten uw onderneming kan vergoeden en op welke manier ze meetellen voor de grens van 1,2% van de fiscale loonsom voor vergoedingen en verstrekkingen. Zie hiervoor het Handboek Loonheffingen 2019 dat inclusief register te downloaden is via www.rendement.nl/ fatools. Het kan hoe dan ook geen kwaad om eens in de twee of drie jaar naar uw declaratiereglement te kijken. Wilt u de kosten die u eerder voor declaratie had geoormerkt nog steeds vergoeden en staat u nog steeds achter de hoogte van de bedragen die gedeclareerd mogen worden? Moet u de bedragen misschien bijstellen? Is iedereen nog op de hoogte van het declaratiebeleid, of is het wel weer eens tijd voor een ‘opfrismailtje’?

Vaste kostenvergoeding

Houd in de gaten dat kosten die al in een vaste kostenvergoeding zitten niet ook nog eens worden gedeclareerd. Hoewel dit logisch lijkt, gaat het desondanks vaak mis. De fiscus zal u dan een naheffingsaanslag opleggen. Neem daarom in uw reglement regels hierover op. Stel dat een werknemer een lunch betaalt voor klanten en hij daar geen vaste kostenvergoeding voor krijgt, dan kunt u hem toezeggen dat hij deze kosten apart mag declareren. Maak ook hierover goede afspraken met de werknemer en met de Belastingdienst.

Declareren bij ziekte en afwezigheid

Een werknemer kan lang afwezig zijn door een vakantie of ziekte. Wees u ervan bewust dat u dan een vaste kostenvergoeding in principe maximaal zes aaneengesloten weken mag blijven doorbetalen. Bij langere afwezigheid moet u de vergoeding (deels) stopzetten. Richtlijn hierbij is een voorziene afwezigheid van langer dan ongeveer anderhalve maand.

Bij terugkeer mag u weer onbelast betalen.

Bij langdurige afwezigheid mag u de vaste kostenvergoeding nog onbelast doorbetalen in de lopende maand en de eerstvolgende maand. Bij terugkeer van de werknemer mag u de vergoeding weer onbelast gaan betalen vanaf de eerste dag van de maand die volgt op die van terugkeer. Vergeet niet deze regels over declareren bij ziekte en afwezigheid ook op te nemen in uw declaratiereglement.

Belastingdienst

De Belastingdienst let bij controles altijd op de vaste kostenvergoedingen. De fiscus zal zich ervan willen overtuigen dat de kosten belastingvrij mogen worden vergoed en dat er tegenover de vergoeding ook zakelijke kosten staan die op de werknemer drukken. In veel gevallen hanteert de Belastingdienst het beleid dat de uitkomst van het kostenonderzoek moet overeenstemmen met de specificatie zoals die is opgesteld. Verder hanteert de fiscus het beleid dat alleen kosten die werknemers regelmatig maken en die in absolute zin niet al te groot zijn in een vaste kostenvergoeding kunnen worden opgenomen.

Loopt het vergoeden van kosten via de loon- of de financiële administratie?

Het kan ook voorkomen dat de werknemers hun gedeclareerde kosten via een overschrijving op hun bankrekening krijgen uitbetaald. In dat geval kan dit via de loonadministratie of financiële administratie verlopen:

  • Als de kostenvergoeding überhaupt geen loon vormt – zoals een intermediaire kostenvergoeding – lijkt het logischer dat uitbetaling ervan en vastlegging van de te bewaren gegevens via de financiële administratie gaan.
  • Bij kostenvergoedingen waarvoor een gerichte vrijstelling geldt, hangt het meestal af van welke afdeling verantwoordelijk is voor het verplichte aanwijzen ervan als eindheffingsloon: de loonadministratie of financiële administratie.
  • Let daarbij ook op dat er sprake kan zijn van een bovenmatig deel en de kostenvergoeding slechts deels als gerichte vrijstelling geldt. Het bovenmatige deel moet dan als loon bij de werknemer of via de vrije ruimte worden verwerkt.
  • Gaat het om een kostenvergoeding die onderdeel van het loon is, dan moeten uitbetaling ervan en vastlegging van de te bewaren gegevens via de loonadministratie verlopen.

De praktische invulling van het uitbetalen en administratie van kostenvergoedingen op declaratiebasis kunnen bij elke onderneming verschillen. Zorg in elk geval dat duidelijk is hoe dit bij uw onderneming verloopt en dat de diverse afdelingen met elkaar communiceren!

Bewaartermijn

Het kan voorkomen dat werknemers kostendeclaraties contant krijgen uitbetaald. In dat geval moet u zorgen dat de werknemers tekenen voor ontvangst en dat die ontvangstbevestiging inclusief de ingediende declaraties met bijbehorende betaalbewijzen in de kasadministratie worden bewaard. De bewaartermijn hiervoor is zeven jaar.