Het cafetariasysteem is een manier van belonen die u ook onder de werkkostenregeling nog steeds goed kunt toepassen. Hier vindt u meer over de fiscale eisen. Die zijn vooral van belang omdat ze in de praktijk nog weleens over het hoofd worden gezien. Weet u zeker dat u voldoet aan alle regels en voorwaarden?
Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en is geschreven door Rien Vink, specialist loonheffingen en oud-dagvoorzitter Regionale Salarisdagen, www.rienvinkloonheffingen.nl
Een cafetariaregeling moet altijd voldoen aan deze vier strikte voorwaarden:
De eerste drie eisen komen in dit verdiepingsartikel. Deze eisen hebben een meer fiscale grondslag.
Het doel van een cafetariasysteem is om het voor werknemers mogelijk te maken om een deel van hun brutoloon om te zetten in een onbelaste beloning. De werknemer ruilt met behulp van het cafetariasysteem brutoloonbestanddelen tegen onbelaste vergoedingen of verstrekkingen of tegen een vermindering van de arbeidstijd.
Voor u kan een cafetariastelsel ook voordeel hebben: u betaalt minder premies werknemersverzekeringen en werkgeversbijdrage Zorgverzekeringswet (ZVW). De werknemer betaalt uiteindelijk minder inkomstenbelasting en premies volksverzekeringen.
Rechten zijn bijvoorbeeld opgebouwde vakantiedagen of de vaste eindejaarsuitkering. Iedere maand bouwen werknemers 1/12 van die eindejaarsuitkering op. Wil een werknemer in juli afspraken maken over een cafetariaregeling, dan mag hij de opgebouwde delen over de eerste helft van het jaar dus niet meer inzetten.
In de praktijk wordt echter soms in december nog besloten om de eindejaarsuitkering in te zetten in het cafetariasysteem. Doet uw organisatie dat ook, dan kan de Belastingdienst u verplichten om een correctie door te voeren.
De Hoge Raad heeft een belangrijke uitspraak gedaan over de zogenoemde realiteitswaarde. In deze zaak ruilden werknemers brutoloon tegen verstrekte computerapparatuur. UWV merkte de ingehouden eigen bijdragen aan als premieloon en legde correctienota’s op.
Beleidsregels
De verlaging van het brutoloon had volgens UWV geen realiteitswaarde: de verlaging had namelijk geen invloed op de vakantiebijslag, overwerktoeslag en de jaarlijkse procentuele loonsverhoging. Rechtbank Arnhem en de Centrale Raad van Beroep stelden UWV in het gelijk.
UWV kon met het oog op de realiteitswaarde van de verlaging van het brutoloon de voorwaarde stellen dat die verlaging moest doorwerken in de grondslag van de daarvan afhankelijke looncomponenten. UWV voldeed aan de beleidsregels. Uit de loonstroken van de betreffende werknemers bleek dat er in dit geval geen sprake was van een reële verlaging van het brutoloon. De Hoge Raad bevestigde de uitspraak van de Centrale Raad. De werkgever moest bijbetalen.
Hoge Raad, 29 juni 2007, ECLI (verkort): BA8035
Sommige gevolgen van een cafetariaregeling kunnen worden ondervangen in de cao. Als een cao namelijk bepaalt dat een verlaging van het bruto-inkomen geen gevolgen heeft voor de grondslag van overwerktoeslagen, hoeft dit niet te betekenen dat de cafetariaregeling die u toepast geen realiteitswaarde heeft. Het is daarom van belang dat u weet wat er in uw cao staat en wat daar de gevolgen van zijn. Overleggen met de Belastingdienst kan allesbehalve een overbodige luxe zijn.
Of een regeling wel of geen realiteitswaarde heeft, is in de praktijk soms niet eenvoudig te bepalen. Twee voorbeelden verhelderen wanneer er in ieder geval sprake is van realiteitswaarde.
Vakantiedagen
In het eerste voorbeeld krijgen werknemers die regelmatig vanuit huis werken, een onbelaste vergoeding voor de inrichting van hun werkruimte. De werkgever wijst die vergoeding aan als eindheffingsloon. In ruil daarvoor moeten de werknemers gedurende drie jaar afzien van een aantal bovenwettelijke vakantiedagen. De waarde van zo’n vakantiedag wordt gesteld op een evenredig gedeelte van het brutoloon van de werknemer.
Stopt de werknemer met vanuit huis werken of eindigt de dienstbetrekking tussentijds, dan zet de werknemer de vergoeding stop en hoeft de werknemer niet langer vakantiedagen in te leveren. In dit geval bestaat er geen twijfel over de realiteitswaarde. Werknemers die aan de regeling deelnemen, werken in feite langer. In ruil daarvoor is de werkgever bereid om een kostenvergoeding toe te kennen.
Structureel
In ons tweede voorbeeld heeft een werknemer een structurele cafetariaregeling ingevoerd die gebaseerd is op de cao. Op grond van deze regeling kan elke werknemer een deel van zijn brutoloon per maand inruilen voor een vergoeding van de lidmaatschapskosten van een vakbond. De werkgever brengt de vergoeding van de lidmaatschapskosten onder in de vrije ruimte.
Omdat het in dit geval om een regeling met een structureel karakter gaat en er aanvullende, toekomstgerichte voorwaarden gesteld zijn, heeft deze regeling zeker realiteitswaarde.
Als de werknemer in een cafetariasysteem een lager loon ontvangt, werkt dit fiscaal in principe door naar zijn pensioengevend loon. Hoewel dat in strijd lijkt met de eis van de realiteitswaarde, is geaccepteerd dat, onder voorwaarden, voor de opbouw van het pensioen en andere loongerelateerde regelingen uit mag worden gegaan van het salaris vóór de ruil. De voorwaarden daarvoor zijn:
Een cafetariasysteem kan de beloning die werknemers ontvangen steeds verder individualiseren en de beloning in fiscale zin optimaliseren. Het geeft uw organisatie bovendien de mogelijkheid om een strategisch personeelsbeleid te voeren. Dat kan veel financiële voordelen met zich meebrengen, maar alleen als u zich aan de regels houdt!