VERDIEPINGSARTIKEL

Hoe zit het fiscaal met uitruilen, cafetariasystemen en loon à la carte?

Het cafetariasysteem is een manier van belonen die u ook onder de werkkostenregeling nog steeds goed kunt toepassen. Hier vindt u meer over de fiscale eisen. Die zijn vooral van belang omdat ze in de praktijk nog weleens over het hoofd worden gezien. Weet u zeker dat u voldoet aan alle regels en voorwaarden?

18 maart 2019 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Rien Vink, dagvoorzitter Regionale Salarisdagen, www.rienvinkloonheffingen. nl

Een cafetariaregeling moet altijd voldoen aan deze vier strikte voorwaarden:

  1. Er moet uitdrukkelijk sprake zijn van een uitruil van loonbestanddelen en niet van een betalingsregeling.
  2. De uitruil moet betrekking hebben op toekomstige loonbestanddelen.
  3. Een uitruil van loonbestanddelen moet realiteitswaarde hebben, wat het geval is als werknemers een ‘structurele’ keuzemogelijkheid hebben.
  4. Het cafetariasysteem moet schriftelijk zijn vastgelegd, in bijvoorbeeld de (aanvullende) arbeidsovereenkomst.

De eerste drie eisen komen in dit verdiepingsartikel. Deze eisen hebben een meer fiscale grondslag.

Bronnen en doelen

Het doel van een cafetariasysteem is om het voor werknemers mogelijk te maken om een deel van hun brutoloon om te zetten in een onbelaste beloning. De werknemer ruilt met behulp van het cafetariasysteem brutoloonbestanddelen tegen onbelaste vergoedingen of verstrekkingen of tegen een vermindering van de arbeidstijd. Voor u kan een cafetariastelsel ook voordeel hebben: u betaalt minder premies werknemersverzekeringen en werkgeversbijdrage Zorgverzekeringswet (ZVW). De werknemer betaalt uiteindelijk minder inkomstenbelasting en premies volksverzekeringen.

  1. Betalingsregeling
    Een belangrijk aandachtspunt is dat er geen sprake mag zijn van een betalingsregeling. Uw organisatie mag dus niet als het ware een lening aan de werknemer verstrekken. Met een betalingsregeling wordt bijvoorbeeld bedoeld dat het niet mogelijk is om een werknemer die ontslag neemt in één keer de resterende termijnen van de cafetariaregeling uit zijn periodieke brutoloon te laten betalen. Als hij een deel van zijn uitruil nog moet terugbetalen, moet dat uit het nettoloon.
  2. Toekomst
    Bij de toepassing van het cafetariasysteem moet het gaan om loonbestanddelen waarop de werknemer nog geen recht heeft. De rechten worden in de toekomst nog opgebouwd. Deze bepaling is logisch: op het genietingsmoment van de beloning moet deze ook belast worden.
  3. Realiteitswaarde
    De zogenoemde realiteitswaarde van een cafetariasysteem is heel belangrijk. Er wordt onder verstaan dat de wijziging – naast dat die op de toekomst gericht is – ook moet berusten op een structurele regeling. Die regeling kan bijvoorbeeld in de collectieve arbeidsovereenkomst (cao) of het arbeidsvoorwaardenreglement staan. Daarnaast moet de uitruil die de werknemer doet gevolgen hebben voor inkomensafhankelijke regelingen. Denk daarbij aan:
    • de grondslag voor de berekening van de diensttijdvrijstelling;
    • de pensioengrondslag;
    • de grondslag voor de berekening van het vakantiegeld;
    • het loon tijdens ziekte of zwangerschap;
    • het SV-loon;
    • de grondslag voor inkomensafhankelijke voorzieningen, zoals de huur- en zorgtoeslag.

Vakantiedagen en eindejaarsuitkering

Rechten zijn bijvoorbeeld opgebouwde vakantiedagen of de vaste eindejaarsuitkering. Iedere maand bouwen werknemers 1/12 van die eindejaarsuitkering op. Wil een werknemer in juli afspraken maken over een cafetariaregeling, dan mag hij de opgebouwde delen over de eerste helft van het jaar dus niet meer inzetten. In de praktijk wordt echter soms in december nog besloten om de eindejaarsuitkering in te zetten in het cafetariasysteem. Doet uw organisatie dat ook, dan kan de Belastingdienst u verplichten om een correctie door te voeren.

Hoge Raad bevestigde oordeel over realiteitswaarde

De Hoge Raad heeft een belangrijke uitspraak gedaan over de zogenoemde realiteitswaarde. In deze zaak ruilden werknemers brutoloon tegen verstrekte computerapparatuur. UWV merkte de ingehouden eigen bijdragen aan als premieloon en legde correctienota’s op.

Beleidsregels
De verlaging van het brutoloon had volgens UWV geen realiteitswaarde: de verlaging had namelijk geen invloed op de vakantiebijslag, overwerktoeslag en de jaarlijkse procentuele loonsverhoging. Rechtbank Arnhem en de Centrale Raad van Beroep stelden UWV in het gelijk. UWV kon met het oog op de realiteitswaarde van de verlaging van het brutoloon de voorwaarde stellen dat die verlaging moest doorwerken in de grondslag van de daarvan afhankelijke looncomponenten. UWV voldeed aan de beleidsregels. Uit de loonstroken van de betreffende werknemers bleek dat er in dit geval geen sprake was van een reële verlaging van het brutoloon. De Hoge Raad bevestigde de uitspraak van de Centrale Raad. De werkgever moest bijbetalen.
Hoge Raad, 29 juni 2007, ECLI (verkort): BA8035

Cao kan regels bevatten

Sommige gevolgen van een cafetariaregeling kunnen worden ondervangen in de cao. Als een cao namelijk bepaalt dat een verlaging van het bruto-inkomen geen gevolgen heeft voor de grondslag van overwerktoeslagen, hoeft dit niet te betekenen dat de cafetariaregeling die u toepast geen realiteitswaarde heeft. Het is daarom van belang dat u weet wat er in uw cao staat en wat daar de gevolgen van zijn. Overleggen met de Belastingdienst kan allesbehalve een overbodige luxe zijn.

De realiteitswaarde in twee voorbeelden

Of een regeling wel of geen realiteitswaarde heeft, is in de praktijk soms niet eenvoudig te bepalen. Twee voorbeelden verhelderen wanneer er in ieder geval sprake is van realiteitswaarde.

Vakantiedagen
In het eerste voorbeeld krijgen werknemers die regelmatig vanuit huis werken, een onbelaste vergoeding voor de inrichting van hun werkruimte. De werkgever wijst die vergoeding aan als eindheffingsloon. In ruil daarvoor moeten de werknemers gedurende drie jaar afzien van een aantal bovenwettelijke vakantiedagen. De waarde van zo’n vakantiedag wordt gesteld op een evenredig gedeelte van het brutoloon van de werknemer. Stopt de werknemer met vanuit huis werken of eindigt de dienstbetrekking tussentijds, dan zet de werknemer de vergoeding stop en hoeft de werknemer niet langer vakantiedagen in te leveren. In dit geval bestaat er geen twijfel over de realiteitswaarde. Werknemers die aan de regeling deelnemen, werken in feite langer. In ruil daarvoor is de werkgever bereid om een kostenvergoeding toe te kennen.

Structureel
In ons tweede voorbeeld heeft een werknemer een structurele cafetariaregeling ingevoerd die gebaseerd is op de cao. Op grond van deze regeling kan elke werknemer een deel van zijn brutoloon per maand inruilen voor een vergoeding van de lidmaatschapskosten van een vakbond. De werkgever brengt de vergoeding van de lidmaatschapskosten onder in de vrije ruimte. Omdat het in dit geval om een regeling met een structureel karakter gaat en er aanvullende, toekomstgerichte voorwaarden gesteld zijn, heeft deze regeling zeker realiteitswaarde.

Extra pensioen opbouwen

Als de werknemer in een cafetariasysteem een lager loon ontvangt, werkt dit fiscaal in principe door naar zijn pensioengevend loon. Hoewel dat in strijd lijkt met de eis van de realiteitswaarde, is geaccepteerd dat, onder voorwaarden, voor de opbouw van het pensioen en andere loongerelateerde regelingen uit mag worden gegaan van het salaris vóór de ruil. De voorwaarden daarvoor zijn:

    • Er is sprake van een schriftelijk vastgelegde regeling waaraan de deelname openstaat voor ten minste driekwart van de werknemers die behoren tot een organisatorische of functionele eenheid van de inhoudingsplichtige.
    • Het is een regeling waarbij de verlaging van het fiscale loon tijdelijk is, dus niet structureel. De werknemer moet ten minste één keer per jaar de keuze hebben om de samenstelling van zijn beloning te wijzigen.
    • Verminderingen van de arbeidstijd tot een maximum van 10% van de overeengekomen arbeidsduur zijn toegestaan, behalve als de werknemer in deeltijd werkt.
    • De loonsverlaging is niet groter dan 30% van het oorspronkelijke salaris.

Strategisch beloningsbeleid

Een cafetariasysteem kan de beloning die werknemers ontvangen steeds verder individualiseren en de beloning in fiscale zin optimaliseren. Het geeft uw organisatie bovendien de mogelijkheid om een strategisch personeelsbeleid te voeren. Dat kan veel financiële voordelen met zich meebrengen, maar alleen als u zich aan de regels houdt!