VERDIEPINGSARTIKEL

Zo benut u de extra vrije ruimte van de WKR optimaal

Het kan zijn dat nog niet alle vrije ruimte is benut die uw onderneming beschikbaar heeft. Zeker nu de tijdelijke verhoging van het percentage aan vrije ruimte binnenkort afloopt, kan het lonen eventuele resterende ruimte nog te benutten. Dat levert immers niet alleen uw werknemers maar ook uw organisatie financieel voordeel op.


24 november 2021 3 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en is geschreven door Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen en oud-hoofdredacteur van Salaris Rendement


Tot 1 januari 2022 is de tijdelijke verhoging aan vrije ruimte nog van kracht. Hierdoor heeft u dit jaar 3% vrije ruimte over de eerste € 400.000 aan fiscale loonsom, in plaats van de 1,7% die per volgend jaar weer van kracht wordt.

Over het meerdere aan fiscale loonsom geldt een percentage van 1,18%, zowel voor het huidige als komende jaar.

Balans opmaken

Om te weten hoeveel vrije ruimte er nog over is, moet u niet alleen berekenen hoe groot uw beschikbare ruimte is, maar ook hoeveel vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen u al als eindheffingsloon in die ruimte heeft ondergebracht. En welke zaken u in de rest van het jaar sowieso nog als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte moet aanwijzen.

Als u eenmaal de balans heeft opgemaakt en er blijkt nog vrije ruimte beschikbaar, kan het interessant zijn om die ruimte nog te benutten. Op die manier zet u belast loon niet alleen voor de werknemer om in onbelast loon, voor uw organisatie is dit loon ook onbelast zolang u de vrije ruimte niet overschrijdt.

Extra vergoeding of verstrekking geven

U kunt ervoor kiezen werknemers een extra vergoeding of verstrekking te geven en die aan te wijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte. Uw organisatie is dan (extra) het bedrag van de vergoeding of verstrekking kwijt, maar betaalt er verder geen loonheffingen over.

Denk aan een (ongeplande) snoeperij voor mee naar huis met Sinterklaas. Aangezien u die op geen enkele grond onbelast kunt geven aan werknemers, moet u die in de vrije ruimte onderbrengen (of bruteren) wil het snoepgoed onbelast zijn voor de werknemers. Uw onderneming heeft dan uiteraard wel de extra kosten van bijvoorbeeld chocoladeletters, maar betaalt er verder geen loonheffingen over. En het is een leuk gebaar richting het personeel.

Of denk aan het tóch geven van een vergoeding aan werknemers die thuiswerken. Volgend jaar komt er een gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding, maar dit jaar kunt u zo’n vergoeding alleen onbelast geven door gebruik van de vrije ruimte (of brutering).

Lopende of toegezegde vergoedingen of verstrekkingen

U kunt er ook voor kiezen om lopende of voor dit jaar toegezegde vergoedingen of verstrekkingen in de vrije ruimte onder te brengen. Op die manier heeft u geen extra kosten, omdat u de werknemers de vergoeding of verstrekking toch al zou geven, maar bespaart uw organisatie er nu wel de loonheffingen over.

Denk aan (ongepland) gebruik van de vrije ruimte voor de bonus die werknemers tegen het einde van het jaar ontvangen.

Tot een totaal van € 2.400 per werknemer per jaar aan aangewezen eindheffingsloon wordt door de Belastingdienst sowieso niet als ongebruikelijk gezien, dus daar heeft u mogelijk nog enige speelruimte. En uw onderneming bespaart op die manier de loonheffingen over de bonus.

Restant aan vrije ruimte benutten via een cafetariaregeling

Als u het helemaal voordelig wilt hebben, kunt u het restant aan vrije ruimte benutten via een cafetariaregeling. Door werknemers een stukje belast loon te laten uitruilen voor loon dat via de vrije ruimte onbelast is gemaakt, bespaart uw organisatie ook nog eens de werkgevers­lasten over het oorspronkelijk belaste loon.

Denk aan de situatie dat werknemers een (belaste) eindejaarsuitkering uitruilen voor een kostenvergoeding die u via de vrije ruimte in een onbelaste vergoeding heeft omgezet.

Bedenk wel dat een cafetariaregeling aan diverse voorwaarden is gebonden en gevolgen kan hebben voor werknemers op loongerelateerde regelingen zoals het pensioen en eventuele socialezekerheidsuitkeringen. Informeer werknemers daar in dat geval over!

Let op verboden onderscheid

U mag niet zomaar lukraak aan bepaalde werknemers extra vergoedingen of verstrekkingen toekennen of hun bestaande vergoedingen of verstrekkingen in onbelast loon omzetten. U mag (vergelijkbare) werknemers immers niet ongelijk behandelen.

 

Neem dat mee in uw overweging, zodat andere werknemers niet achteraf met eisen komen en u hierdoor ineens toch méér ten laste van de vrije ruimte moet brengen dan gedacht.