VERDIEPINGSARTIKEL

Geheimhouding is een bijzonder aspect van het OR-lidmaatschap

Uw bestuurder kan uw OR geheimhouding opleggen. Dat heeft als voordeel dat uw OR vroegtijdig is geïnformeerd over belangrijke ontwikkelingen en dat u tijdig invloed kunt uitoefenen. Een nadeel is dat het lekken van een geheim grote gevolgen kan hebben. Hoe kunt u het beste met geheimhouding omgaan en hoe benut u de informatie van uw bestuurder optimaal?


14 september 2021 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Een bijzonder aspect van het OR-lidmaatschap is de geheimhouding. Die geheimhouding komt in verschillende situaties aan de orde. Niet alleen OR-leden maar ook ‘gewone’ werknemers krijgen wel eens te maken met geheimhouding. Deze geheimhoudingsplicht (infographic) blijft ook van kracht na de beëindiging van het lidmaatschap van de OR of commissie of de werkzaamheden voor de organisatie.

Geheimhoudingsplicht is soms vanzelfsprekend

Sommige informatie is als vanzelfsprekend geheim; dat hoeft uw bestuurder er niet steeds expliciet bij te vermelden. Die geheimhoudingsplicht geldt niet specifiek voor OR-leden, maar ook voor ambtelijk secretarissen, commissieleden, OR- en commissieleden die afwezig waren tijdens het overleg, OR-commissieleden die geen lid zijn van de OR, OR-adviseurs en ‘gewone’ werknemers.

Informatie die als vanzelfsprekend onder de geheimhouding valt zijn bedrijfsgeheimen zoals de locatie van de kluis, de datum dat de lading met laptops en smartphones binnenkomt bij het magazijn of de code om het hek van het bedrijfsterrein te openen. Het is duidelijk dat uw organisatie risico loopt als deze informatie in verkeerde handen terechtkomt.

Ook productiemethoden vallen onder de vanzelfsprekende geheimen. Denk aan recepten van bijvoorbeeld oploskoffie of cola. Ook voor de plannen van uw organisatie, zoals die voor uitbreiding, verkoop van de onderneming of overname, zal elke werknemer moeten begrijpen dat die vertrouwelijk zijn.

Daarnaast verplicht de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) iedere werknemer om de persoonlijke gegevens van medewerkers, vrijwilligers sollicitanten, relaties en klanten vertrouwelijk te houden.

Opgelegde geheimhoudingsplicht maakt OR nog niet volledig monddood

In bijzondere gevallen kan uw OR creatieve oplossingen benutten om vertrouwelijke informatie met anderen te bespreken:

 

  • Op grond van artikel 16 WOR heeft uw OR de bevoegdheid om met externe en interne deskundigen te praten. Het begrip ‘interne deskundige’ is in de wet niet precies omschreven, dus dat kan ook een ervaringsdeskundige zijn. U hoeft uw bestuurder hiervoor niet vooraf om toestemming te vragen, maar u moet het wel aan hem melden.
  • Artikel 20 WOR geeft uw OR de mogelijkheid om met toestemming van uw bestuurder vertrouwelijke informatie met derden te bespreken op voorwaarde dat zij een geheimhoudingsverklaring ondertekenen.
  • U kunt een tijdelijke voorbereidingscommissie instellen. Zo’n commissie kan een advies- of instemmingsaanvraag voorbereiden voor uw OR. Dit bespaart uw OR tijd. Is de advies- of instemmingsaanvraag afgehandeld en het besluit genomen, dan heft u de commissie weer op.
  • Zo’n voorbereidingscommissie kunt u instellen op basis van artikel 15, lid 4 WOR met behulp van een instellingsbesluit. In het instellingsbesluit regelt u de taken, samenstelling, bevoegdheden en werkwijze van de commissie. Dit instellingsbesluit legt u ook voor aan uw bestuurder die hiertegen bezwaar kan maken. Zo’n voorbereidingscommissie moet ten minste uit één OR-lid bestaan, aangevuld met bijvoorbeeld werknemers die direct de gevolgen van het te nemen besluit gaan ondervinden. Ook deze commissieleden moeten zich houden aan de geheimhoudingsplicht.
  • Ontstaat er tussen uw OR en uw bestuurder een geschil over het instellen van de commissie, dan kunt u eventueel de Bedrijfscommissie vragen om bemiddeling of desnoods de kantonrechter vragen om een uitspraak.

Alle informatie voor de OR is openbaar

De Wet op de ondernemingsraden (WOR) is duidelijk over de status van alle informatie die met de OR gedeeld wordt. Alles is openbaar, tenzij geheimhouding is afgesproken. Die openbaarheid blijkt duidelijk uit de wettelijke verplichting om agenda’s en verslagen van zowel uw eigen OR-vergadering als de overlegvergadering met uw bestuurder kenbaar te maken aan uw achterban.

Natuurlijk moet de geheim te houden informatie niet in die verslagen terechtkomen, maar elke werknemer heeft het recht om te weten over welke onderwerpen uw OR vergadert en overleg heeft met uw bestuurder. Het opleggen van geheimhouding zou dus een uitzondering moeten zijn en geen gewoonte. De geheimhoudingplicht mag u niet belemmeren in uw OR-werk.

OR wil vetrouwelijke info ook kunnen weigeren 

Spreek met uw bestuurder af dat hij uw OR eerst vraagt of u vertrouwelijke informatie wilt ontvangen. Zo heeft uw OR daarin tenminste een keuze. U weet bijvoorbeeld wel dat er ontslagen gaan vallen, maar wilt niet weten wie van uw collega’s zijn baan verliest. Kondigt uw bestuurder een vertrouwelijke mededeling aan, schors de vergadering dan even en overleg onderling of u het geheim wilt weten.

Uw bestuurder mag de geheimhouding ook achteraf opleggen, maar dan heeft uw OR geen keuze meer. Ontvangt uw OR informatie onder geheimhouding, dan is het van belang dat u precies weet welke informatie u geheim moet houden. Anders weet u immers niet wat vertrouwelijk is en wat niet en wat u wél of niet met uw achterban kunt bespreken.

Zo kan het feit dat bepaalde vestigingen gaan sluiten niet geheim zijn, maar om wélke vestigingen het precies gaat wel. Die informatie mag u dan dus níet delen. Is het niet duidelijk welke informatie precies onder uw geheimhouding valt, vraag dan door. Zo voorkomt u lastige situaties waarin u mogelijk onbedoeld meer informatie deelt dan de bedoeling is.

Behalve dat u graag exact wilt weten welke informatie onder de geheimhouding valt, is het ook van belang dat u weet wie wel en niet op de hoogte zijn. Vraag dus ook daarover goed door, zodat u weet met wie u kunt overleggen zonder de geheimhoudingsplicht te schenden. Zijn bijvoorbeeld leidinggevenden op de hoogte, dan kunnen OR-leden in ieder geval met een gerust hart met hun manager spreken over de vertrouwelijke informatie.

OR moet afspraken maken over duur geheimhoudingsplicht 

Vaak legt een bestuurder geheimhouding voor een bepaalde periode op. Uw OR moet de informatie dan tot een bepaald moment geheim houden. Heeft uw bestuurder de werknemers eenmaal ingelicht, dan kunt u ook in gesprek met uw achterban. Maak dus duidelijke afspraken met uw bestuurder hoelang de geheimhouding geldt.

Raadpleeg achterban zonder de aanleiding prijs te geven

Een mogelijk nadeel van geheimhouding is dat u tot een advies of besluit voor instemming moet komen, zónder te delen wat uw bestuurder precies van plan is. U kunt uw doelen of inzet echter best aan uw achterban voorleggen, zolang u de achterliggende aanleiding niet prijsgeeft. Informatie van de OR zelf kan namelijk nooit onder geheimhouding vallen. Bovendien is het ook niet uw taak om de werknemers te informeren over de plannen van uw bestuurder. Achteraf kunt u openheid van zaken geven over het optreden van uw OR.

Lek ondanks geheimhoudingsplicht 

Blijkt geheime informatie ondanks de geheimhoudingsplicht tóch bekend te zijn binnen de organisatie, bespreek dan met uw bestuurder hoe uw OR hiermee om moet gaan. Het is immers een lastige situatie als OR-leden niets mogen zeggen, terwijl collega’s het er al lang en breed over hebben.

Ook is het dan natuurlijk de vraag hoe het lek is ontstaan. Dit hoeft lang niet altijd uw OR te zijn, ook een manager kan te enthousiast zijn geweest met het delen van de informatie of de HR-manager kan stukken onder het kopieerapparaat hebben laten liggen.

Is uw OR wél de bron van het lek, dan zal dit uw relatie met uw bestuurder beschadigen. Mogelijk stopt uw bestuurder dan met het delen van vertrouwelijke informatie, waardoor u veel minder mogelijkheden heeft om vroegtijdig invloed uit te oefenen op plannen van uw bestuurder.

Ongeldige argumenten voor geheimhoudingsplicht 

Sommige bestuurders dragen weleens ongeldige argumenten aan rond de geheimhouding of het delen van informatie. Sommige stellen bijvoorbeeld dat ‘alles vertrouwelijk is, tenzij ze aangeven dat het niet zo is’. Dat is onwerkbaar. Hierdoor kunt u uw vertegenwoordigende taak (artikel 2 WOR) niet uitvoeren en uw achterban niet informeren en raadplegen.

In beursgenoteerde organisaties is het argument om informatie niet met de OR te delen nog weleens dat ‘het koersgevoelige informatie betreft’. Dat is een ongeldig argument, want juist om die reden kan de bestuurder geheimhouding opleggen. De aard van de informatie is daarbij niet van belang.

Schending geheimhouding

Het schenden van de geheimhoudingsplicht is een misdrijf waarvoor u bij veroordeling een strafblad krijgt. Een veroordeling kan een maximumcelstraf van 1 jaar opleveren of een geldboete van € 21.750 (2021) (artikel 272 en 23, lid 4 Wetboek van strafrecht).

Of het schenden van de opgelegde geheimhoudingsplicht voldoende reden is voor ontslag (op staande voet) van een OR-lid, verschilt per situatie. In de jurisprudentie over dat soort zaken, oordelen de rechters wisselend.