VERDIEPINGSARTIKEL

Jaarverslag is (ook) mooi middel om achterban te enthousiasmeren

Net als uw bestuurder moet ook uw OR een jaarverslag opstellen. Het jaarverslag biedt uw OR de kans om aan de hele organisatie uw uitdagingen en successen van het afgelopen jaar te laten zien en alvast vooruit te blikken naar uw plannen voor het komende jaar. Pakt u het slim aan, dan heeft u met het jaarverslag ook een mooi middel in handen om uw achterban enthousiast te maken voor uw OR-werk.


30 december 2019 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online.


Uw bestuurder en achterban hebben het recht om te weten wat uw OR in het afgelopen jaar heeft gedaan. Daarom is uw OR wettelijk verplicht om na afloop van ieder jaar een jaarverslag op te stellen en naar uw bestuurder en achterban te sturen (artikel 14, lid 2h van de Wet op de ondernemingsraden (WOR)). Het jaarverslag is bedoeld om te laten zien wat uw OR in het afgelopen jaar heeft gedaan. Het geeft een overzicht van al uw inspanningen van het afgelopen jaar weer.

Hoe bent u te werk gegaan, op welke onderwerpen heeft u uw tijd, moeite en middelen ingezet en wat waren de resultaten?

Waar staat wat in het jaarverslag moet staan?

Kijk, voordat u begint, in uw OR-reglement welke afspraken hierin zijn vastgelegd over het OR-jaarverslag. In de wet staat namelijk niet wat er in uw jaarverslag moet staan, in welke vorm u dit moet presenteren of wanneer u het jaarverslag uitbrengt. Na afloop van een kalenderjaar ligt voor de hand, maar u kunt het jaarverslag bijvoorbeeld ook koppelen aan een OR-zittingsjaar. Hoogstwaarschijnlijk staat er in uw reglement een datum vermeld waarop u het verslag uiterlijk moet verspreiden. Dan heeft u een harde deadline waar u uw planning op kunt baseren. Staan er in het reglement ook voorschriften over de vorm en inhoud van het jaarverslag, dan moet u zich daar natuurlijk ook aan houden. Zo niet, dan mag uw OR dit zelf bepalen. Zodra u op een rij heeft aan welke eisen uw jaarverslag moet voldoen, kunt u aan de slag.

Laat het schrijven over aan een werkgroep

Bij het schrijven van het jaarverslag heeft u een stappenplan nodig. Dat klinkt misschien overdreven, maar ook hier geldt: een goede voorbereiding is het halve werk. Het is verstandig om een OR-werkgroep te formeren, die verantwoordelijk wordt voor het jaarverslag. Deze werkgroep kan het nodige denkwerk vooraf verrichten en een concreet voorstel uitwerken en voorleggen aan de raad: het soort verslag, de planning, wat u ermee wilt bereiken, enzovoort.

Het ligt voor de hand dat de (ambtelijk) secretaris plaatsneemt in de werkgroep. Daarnaast is het slim om een OR-lid erbij te betrekken met organisatietalent, aangezien uw OR heel wat zaken moet regelen. Ten slotte zoekt u een derde, uitvoerend lid van de werkgroep, bij voorkeur iemand die geoefend is in het schrijven en vormgeven van officiële documenten. Als de leden van uw OR weinig tijd hebben, is het verstandig om de taken voor het jaarverslag te verdelen of (gedeeltelijk) uit te besteden.

Keuzes bij OR-jaarverslag

Stel voordat u met de uitwerking begint een plan van aanpak op met een aantal kernafspraken over de productie. Wat mag het kosten? Is er professionele hulp beschikbaar voor bijvoorbeeld de vormgeving, foto’s, illustraties of drukwerk? Is het OR-jaarverslag onderdeel van het jaarverslag van uw organisatie? Wie coördineert de productie en wie gaat de teksten schrijven? Binnen welke termijnen moeten de verschillende fasen gereed zijn?

Maak een format

De volgende stap is het vaststellen van de globale inhoud. Maak een format, waarin u de onderwerpen rangschikt, de omvang van de teksten bepaalt en keuzes maakt in taalgebruik en opmaak. Een heldere, overzichtelijke opzet biedt de lezer houvast. Zet de belangrijkste onderwerpen daarom voor in het verslag, behandel daarna de bijzaken en sluit af met de bijlagen. Hoofdzaken zijn de onderwerpen in uw organisatie die de gemoederen het meest hebben beziggehouden. Alles wat – misschien ondanks een enorme inspanning van uw OR – (nog) niet tot concrete resultaten heeft geleid, is bijzaak. Bijvoorbeeld: de stand van zaken rond een reorganisatie moet voorin; bent u met uw bestuurder nog in gesprek over een andere frequentie van de overlegvergaderingen, dan zet u deze informatie achterin.

Onderwerpen die in het jaarverslag aan de orde kunnen komen, zijn bijvoorbeeld:

  • advies- of instemmingsaanvragen die uw OR in behandeling heeft genomen en de resultaten hiervan;
  • de stand van zaken van bijvoorbeeld een reorganisatie;
  • afspraken die u heeft gemaakt met uw bestuurder;
  • communicatie met uw achterban;
  • werkzaamheden van OR-commissies of werkgroepen;
  • uw plannen en voornemens voor het nieuwe jaar;
  • contacten die uw OR heeft gehad met bijvoorbeeld de centrale of groepsondernemingsraad (COR of GOR) of de raad van toezicht (RvT) en tot welke afspraken dit heeft geleid;
  • de status van de OR-verkiezingen.

Bekijk uw lijst met (mogelijke) onderwerpen door de bril van de lezer. Sluiten de onderwerpen en de volgorde waarin u deze presenteert aan bij zijn beleving?

Tips bij het maken van het OR-jaarverslag

De volgende richtlijnen bieden u houvast bij het opstellen van uw OR-jaarverslag:

  • Zet bondig op papier: het onderwerp, uw inzet en het resultaat. Bij lange procesbeschrijvingen haakt de lezer af.
  • Vermijd jargon en afkortingen.
  • Plaats kadertekstjes of wist-u-datjes om uw verhaal wat luchtiger te maken.
  • Spreek lezers direct aan, vermijd de lijdende vorm (‘is gebeurd’, ‘wordt besloten’), gebruik consequent ‘wij’ of ‘de OR’. Wissel ‘ondernemingsraad’ af met ‘OR’ en ‘raad’. Let op: ‘ondernemingsraad’ is mannelijk (hij) en ‘ORcommissie’ is vrouwelijk (zij).
  • Zorg voor een goede balans tussen tekst en beeld (foto’s, illustraties, grafieken, enzovoort).
  • Vergeet niet te vermelden hoe de lezer contact kan opnemen met uw OR.
  • Wees creatief bij de vormgeving en presentatie.
  • Vraag lezers om een terugkoppeling op het uitgebrachte jaarverslag.

Het schrijven is een flinke klus

Na de voorbereidingen is het tijd om te bepalen wie het verslag daadwerkelijk gaat schrijven. U kunt deze taak bij één persoon neerleggen, maar die heeft hier dan een flinke kluif aan. U kunt er ook voor kiezen om ieder OR-lid iets te laten schrijven over een onderdeel waarin hij is gespecialiseerd of waarbij hij nauw betrokken is geweest. Of iemand van buiten de OR een bijdrage laten schrijven over een bepaald onderwerp, bijvoorbeeld een commissielid. Als meerdere personen gaan schrijven, wijs dan één persoon aan voor de eindredactie. Zo wordt uw jaarverslag niet een verzameling van losse teksten, maar een samenhangend geheel. Houd bij het schrijven (of redigeren) altijd in uw achterhoofd dat de lezer minder kennis van de onderwerpen heeft dan uw OR. Leg daarom de context goed uit, wat eraan voorafging en wat de vervolgstappen zijn. En gebruik heldere taal, zodat uw verslag voor uw hele achterban begrijpelijk en prettig om te lezen is (zie kader hierboven).

Wat is uw doel voor het jaarverslag?

Welke keuzes u voor het jaarverslag maakt, hangt grotendeels af van het doel dat u ermee wilt bereiken. Wilt u enkel verantwoording afleggen over uw activiteiten, zonder verdere poespas, dan houdt u het bondig en zakelijk. U kunt het jaarverslag echter ook inzetten om uw achterban te enthousiasmeren voor uw OR-werk.

Het jaarverslag is een mooi visitekaartje van uw OR en geeft een prima beeld van uw OR-werk. Zorg er dus voor dat het jaarverslag er aantrekkelijk uitziet en geef de prestaties waar u extra trots op bent gerust wat meer aandacht. Pakt u het slim aan, dan heeft u met het jaarverslag een mooi communicatiemiddel in handen om in contact te komen met uw achterban. Dat levert bij de volgende verkiezingen mogelijk meer kandidaatstellingen op!

U kunt het jaarverslag ook een meer persoonlijke uitstraling geven door bijvoorbeeld meer mensen aan het woord te laten. Maak een vlot geschreven, leuk verslag dat uw achterban inspireert. Besteed in dat geval – uiteraard voor zo ver de financiële middelen dit toelaten – ook meer aandacht aan een creatieve vormgeving, presentatie en verspreiding van uw jaarverslag.

Zelfreflectie is belangrijk

Het jaarverslag is ook voor uw OR een nuttig document. In het verslag zijn uw activiteiten van het afgelopen jaar overzichtelijk in kaart gebracht. Zo kunt u uzelf een spiegel voorhouden. Wat waren uw successen? Welke processen verliepen anders dan u had verwacht? Zijn er zaken die u volgend jaar misschien anders wilt aanpakken?

Het jaarverslag dwingt u om stil te staan bij het OR-werk dat u heeft verricht en de manier waarop. Kijk daarom eens kritisch naar bijvoorbeeld de tijd die uw OR heeft besteed aan kleine thema’s, de taakverdeling binnen de OR en of u de OR-koers eventueel compleet moet omgooien. Het opstellen van het jaarverslag is dus een mooie gelegenheid om uw OR-werk eens onder de loep te nemen.

Voor wie is het jaarverslag?

In artikel 14, lid 2h WOR staat dat u het OR-jaarverslag moet toesturen aan de ondernemer (uw bestuurder), de OR-leden en alle ‘in de onderneming werkzame personen’. U kunt er ook voor kiezen om het jaarverslag naar uw toezichthouders te sturen. Het is gebruikelijk dat iedereen een eigen exemplaar ontvangt, maar u kunt bijvoorbeeld ook her en der in de organisatie exemplaren neerleggen of het jaarverslag via e-mail of intranet verspreiden. Breng het verslag eventueel op creatievere wijze onder de aandacht met opvallende posters met de highlights of vlogs van OR-leden.