VERDIEPINGSARTIKEL

Zaken die startende OR-leden in het zadel helpen

Is uw OR een gloednieuw fenomeen binnen uw organisatie of net verkozen, dan komt er heel wat op de kersverse OR-leden af. Er zijn nog geen gebaande paden en de kans is groot dat specifieke OR-kennis en ervaring nog ontbreekt. Wat nu?

Er zijn een aantal zaken die startende OR-leden in het zadel helpen. De Wet op de ondernemingsraden (WOR) is daarbij een handige leidraad.


14 juli 2020 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Voor een startend OR-lid kan het best overweldigend zijn om zich te verdiepen in het OR-werk. Waar te beginnen? Termen zoals instemmingsrecht, adviesrecht, WOR, Arbo en voorlopig OR-reglement vliegen u om de oren terwijl uw achterban u met hooggespannen verwachtingen aankijkt.

In dit artikel staan een aantal basis­zaken op een rij om u op weg te helpen (zie ook de infographic Eerste taken startende OR-leden). De Wet op de ondernemingsraden (WOR) stelt daarbij een aantal zaken verplicht voor uw bestuurder en OR.     

Taken van de OR

Er zijn binnen de OR verschillende functies te vergeven. Zo is het handig als iemand het werk verdeelt, de uitvoering ondersteunt en het overzicht behoudt, om het OR-werk in goede banen te leiden en efficiënt uit te kunnen voeren.

Daar ligt een rol voor het dagelijks bestuur (DB) van de OR, bestaande uit de voorzitter en secretaris. Het aanwijzen van een voorzitter is zelfs wettelijk verplicht (artikel 7 WOR).

Hoewel het DB ervoor moet zorgen dat het proces goed verloopt – dat de voorbereiding werkelijk plaatsvindt, dat de vergaderingen strak en zakelijk worden geleid en dat de OR zichtbare resultaten boekt – is het niet de bedoeling dat het DB de kar trekt. 

Het dagelijks bestuur ondersteunt de OR vooral. Die ondersteuning bestaat voor de secretaris met name uit: het archiveren en bijhouden van documentatie, het verzorgen van correspondentie, het maken van de agenda, de notulen en het verslag, het organiseren van vergaderfaciliteiten en het optreden als secretaris van overlegvergaderingen.

De voorzitter vertegenwoordigt en coacht de OR en leidt doorgaans de OR-vergaderingen. De voorzitter is ook degene die de OR vertegenwoordigt bij eventuele rechtszaken en degene die – als daar sprake van is – aansluit bij vergaderingen van de centrale ondernemingsraad (COR).

Ook moet de OR een vicevoorzitter kiezen. Deze vervangt de voorzitter bij afwezigheid.

U hoeft niet álles te weten

Uw OR hoeft niet alle kennis zelf in huis te hebben. U mag een externe deskundige raadplegen op kosten bestuurder (artikel 16 WOR). Een voorwaarde daarvoor is wel dat u uw bestuurder vooraf op de hoogte brengt van de kosten.

Volgt uw OR een training, probeer dan af te spreken dat u de docent ook na afloop mag benaderen voor advies. Zeker als u meerdere trainingen bij hem volgt, kent hij uw OR en de specifieke situatie van uw organisatie steeds beter, wat zijn advies heel waarde­vol kan maken.

Voorlopig en definitief OR-reglement

Uw OR moet een OR-reglement hebben (artikel 8 WOR). Is uw OR de eerste in uw organisatie, dan heeft de instellings- of voorbereidingscommissie een voorlopig OR-reglement opgesteld (artikel 48 WOR). Hierin zijn de afspraken die de commissie heeft gemaakt met de bestuurder over de OR-verkiezingen en de bezwaarmogelijkheden vastgelegd.

Hierin vindt u dus zaken terug zoals het aantal zetels voor uw OR, de zittingsduur, de bewaartermijn van de uitslag van de OR-verkiezingen en de voorziening bij tussentijdse vacatures in uw OR. Daarnaast moet de bezwaarregeling beschreven staan in het voorlopig reglement.

De regeling moet werknemers de mogelijkheid bieden om bezwaar te maken tegen bijvoorbeeld de gang van zaken tijdens de OR-verkiezingen. Neem het (voorlopig) OR-reglement dus goed door. 

Om van dit voorlopig reglement een definitief reglement te maken, moet u nog een aantal zaken toevoegen. Artikel 10 en 14 WOR beschrijven welke zaken in het definitieve reglement moeten staan.

Zo moet het definitieve OR-reglement naast de zaken die al in het voorlopig reglement staan, beschrijven in welke gevallen de OR bijeenkomt, hoeveel OR-leden er minimaal aanwezig moeten zijn om te kunnen vergaderen, het tijdstip van het opstellen en bekendmaken van de agenda voor de OR-vergaderingen en de manier waarop het secretariaat van de OR is vormgegeven.

Wil uw OR afwijken van de afspraken die zijn vastgelegd in het definitief OR-reglement, dan kan dat alleen in overleg met de bestuurder. De nieuwe afspraken moet u opnieuw vastleggen in uw OR-reglement.

Vrijstelling van reguliere werkzaamheden

Eén van de andere zaken die erg belangrijk zijn om te regelen, is de mogelijkheid om het OR-werk uit te kunnen voeren naast de reguliere functie die OR-leden hebben. OR-werk vindt plaats onder werktijd en met behoud van loon (artikel 18 WOR).

OR-leden moeten dus vrijstelling krijgen van hun reguliere werkzaamheden zodat ze in de gelegenheid zijn om hun OR-werk uit te voeren. Ook werknemers die in deeltijd werken, hebben volledige mede­zeggenschapsrechten.

Maak duidelijke afspraken met uw bestuurder over de vrijstelling van OR-leden. De wet bepaalt in ieder geval een minimum. Uiteraard staat het uw bestuurder en uw OR vrij om in positieve zin af te wijken van dit wettelijk minimum:

  • Onderling beraad:
    overleg van OR-leden onderling en eventueel niet-OR-leden zoals deskundigen voor advies en raadpleging): minimaal 60 uur per jaar.
  • Vergaderingen (artikel 24, lid 1 WOR):
    • Minimaal twee overlegvergaderingen per jaar tussen OR en bestuurder.
    • Minimaal twee OR-vergaderingen per overlegvergadering (één ter voorbereiding en één ter afronding van overlegvergadering).

Laat uzelf zien!

Het is natuurlijk hartstikke mooi als er een OR is ingesteld in uw organisatie, maar als uw bestuurder en achterban u niet weten te vinden, heeft u er weinig aan. Vermeld daarom direct na de OR-verkiezingen permanent op een voor iedereen toegankelijke plaats (artikel 11, lid 2 WOR):

  • namen, functies en contactgegevens OR-leden;
  • bereikbaarheid OR-leden en OR;
  • hoe achterban ideeën kan aandragen bij OR (bijvoorbeeld via mailadres OR of ideeënbox).

Recht op scholing

Naast de vrijgestelde uren voor onderling beraad en vergaderingen, heeft uw OR ook recht op scholing (artikel 18, lid 3 WOR).

OR-leden hebben recht op minimaal vijf dagen scholing per jaar, OR-leden die ook in een OR-commissie plaatsnemen hebben recht op drie dagen extra (in totaal dus acht dagen per jaar), een lid van een OR-commissie dat niet in de OR zit, heeft recht op drie dagen per jaar.

Uw bestuurder moet OR-leden en commissieleden in de gelegenheid stellen om die scholing te volgen onder werktijd en met behoud van loon. Voor de OR-scholing kunt u een scholingsplan opstellen. Zo’n plan helpt uw OR ook om uw bestuurder te overtuigen van de investering in OR-scholing.

De kosten komen immers ook voor zijn rekening. Voor nieuwe OR-leden is een starters­cursus over de basis van het OR-werk een mooi begin.

Vergaderingen op tijd plannen

Het is slim om zowel de vergadering voor de OR-leden onderling als de overleggen met de bestuurder – en eventueel een HR-afdeling en de scholing – ruim van tevoren te plannen.

Met zo veel betrokkenen die ieder een eigen drukke agenda hebben, kan het wel eens tegen­vallen om een geschikte datum te vinden. Als de data ruim van tevoren zijn vastgelegd, kan iedereen er rekening mee houden en er tijd voor reserveren.

Denk er ook aan om tijdig de nodige faciliteiten te regelen voor de bijeenkomsten. Dat is mogelijk niet alleen een vergaderruimte of -locatie, maar eventueel ook een laptop, beamer, flip-over en het nodige schrijfmateriaal.

Uw bestuurder is verplicht om de faciliteiten die nodig zijn voor het OR-werk beschikbaar te stellen (artikel 17 WOR).

Geheimhoudingsplicht (bedrijfs)gevoelige informatie

OR-leden krijgen vaak (bedrijfs)gevoelige informatie onder ogen. Ga hier altijd discreet mee om. Dat geldt ook voor ideeën of suggesties vanuit uw achterban. Houd daarnaast rekening met de geheimhoudingsplicht (artikel 20 WOR).

Die geheimhoudingsplicht geldt in ieder geval voor bedrijfsgeheimen, maar uw bestuurder kan ook nog geheimhoudingplicht opleggen voor specifieke aangelegenheden. Legt uw bestuurder uw OR geheimhouding op, dan is het de bedoeling dat hij dit zo veel mogelijk doet voordat hij de gevoelige informatie met uw OR deelt.

Zo heeft u nog de keuze om de informatie eventueel te weigeren. Daarnaast moet hij aangeven voor welke schriftelijke en mondelinge informatie dit geldt, hoelang de plicht van kracht is en ten aanzien van wie u de geheimhoudingsplicht in acht moet nemen en of daarop uitzonderingen gelden.

Let op! De geheimhouding blijft ook na uw OR-lidmaatschap, lidmaatschap van een commissie of uw dienstverband bij de organisatie van kracht. 

Bescherming tegen benadeling

Als OR-lid bent u beschermd tegen benadeling. Dit betekent dat uw bestuurder u bijvoorbeeld niet kan ontslaan vanwege uw kritische houding als OR-lid.

Deze bescherming is echter geen vrijbrief. Bij slecht functioneren gelden voor u dezelfde regels als voor iedere andere werknemer en is ontslag in het uiterste geval een optie.