VERDIEPINGSARTIKEL

Artikel 31a WOR: Gegevens over het financieel en het economisch beleid

Het is niet voor niets dat artikel 31a WOR gelijk start met de verstrekking van gegevens over het financieel én het economisch beleid van uw organisatie. Dit koppelt de harde cijfers aan een goede toelichting erop. Welke stukken kunt u zoal verwachten als uw OR de gegevens over het financieel én het economisch beleid van uw organisatie opvraagt? En wat moet u ermee?


19 oktober 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en JOhan Berends, OR-coach Metamorfase, tel.: 06 83 56 18 29, e-mail: johan@metamorfase.nl, https://metamorfase.nl


Maar weinig OR-leden beschikken over voldoende boekhoudkundige kennis en ervaring om beter dan de afdeling Financiën of het hoofd Boekhouding de jaarrekening te beoordelen. Beoordelen of en in hoeverre de stukken correct zijn, is doorgaans al helemaal niet te doen. Gelukkig is dat ook niet nodig. De stukken zijn namelijk al goedgekeurd. De cijfers doen er wel toe, maar de toelichting erop is het belangrijkste. Een analyse van de balans bestaat voor een groot deel dan ook uit het goed lezen van de toelichting op de cijfers.

Leer over financiële begrippen

In het kader hieronder ziet u een overzicht van belangrijke financiële begrippen. Zoek die begrippen eens op in de jaarrekening en lees de toelichting daarop. Begrijpt u deze niet, vraag er dan op door bij de financieel directeur. Zie die bespreking als voorbereiding op de daaropvolgende overlegvergadering met uw bestuurder.

Voor uw OR is de toelichting van uw bestuurder op de gepresenteerde resultaten het allerbelangrijkste. Hij moet de koppeling kunnen leggen tussen de kale cijfers en het gevoerde economisch beleid. Met andere woorden: hij moet kunnen toelichten welk beleid (oorzaak) heeft geleid tot deze financiële resultaten (gevolg). Door de financiële informatie op deze manier te gebruiken om het gevoerde en het toekomstige beleid te verhelderen, maakt uw OR actief gebruik van het informatierecht (artikel 31a WOR).

Vragen over belangrijke financiële begrippen

Gaat uw OR aan de slag met het financieel en het economisch beleid, dan zult u heel wat financiële begrippen tegenkomen in de bijbehorende stukken.

 

Over die onderwerpen kunt u de volgende vragen stellen aan uw bestuurder om meer inzicht te krijgen in het beleid van uw organisatie:

 

  • Uitgestelde belastingen: Over welke boekjaren en in welke omvang?
  • Openstaande vorderingen: Bedrag, bij wie, hoe lang al en waarom?
  • Voorzieningen: Waar is het voor en in welke mate zijn ze benut al?
  • Reserves: Voor algemene doeleinden of met een specifieke bestemming?
  • Liquiditeitsprognose: Hoe is het verloop over alle maanden qua liquiditeit?
  • Netto schuldquote: Welke schulden staan kort uit en welke lang en bij wie?
  • Weerstandsvermogen: Wat is de omvang en komt die overeen met de in de accountantsverklaring opgesomde en gekwantificeerde risico’s?

Schriftelijk informatieverzoek

De Wet op de ondernemingsraden (WOR) stelt dat uw bestuurder de informatie over het financieel én het economisch beleid van uw organisatie schriftelijk aan uw OR moet verstrekken.

Hoewel een toezegging van uw bestuurder tijdens de overlegvergadering om data aan te leveren, ook vastligt in de notulen, is het aan te raden om uw bestuurder een apart schriftelijk informatieverzoek (tool) te sturen. U kunt dit verzoek eventueel toevoegen als bijlage van het vergaderverslag.

Uitzonderingen

Een begroting, een balans en een verlies- en winstrekening – samengebracht in de jaarrekening – bevat de financiële resultaten. Daar zijn ondernemingen bij wet toe verplicht. Ze moeten deze stukken laten opstellen door een accountant en ze tijdig deponeren bij de Kamer van Koophandel. Een heel belangrijk onderdeel van de jaarrekening is de accountantsverklaring. Deze moet worden bijgevoegd en afgetekend door een accountant.

De wet regelt in artikel 31a WOR ook direct alle uitzonderingen die ontstaan op het moment dat er sprake is van juridische of boekhoudkundige constructies (de geconsolideerde jaarrekening).

Een OR van een dochteronderneming heeft recht op financiële data op dat niveau ook al heeft de organisatie alleen een balans voor de hele onderneming laten opstellen. De bestuurder moet apart schriftelijk financiële informatie verstrekken waaruit de OR kan opmaken hoe het staat met de financiële gezondheid van het onderdeel waar hij vertegenwoordiger van is. Maar ook als er sprake is van deelnemingen in andere ondernemingen in binnen -en buitenland, moet de bestuurder de OR informeren over de resultaten in die organisatieonderdelen.

Koppeling tussen artikel 31a en 24 WOR

Artikel 31a WOR verwijst actief naar een aantal andere artikelen. Als eerste artikel 24 WOR. Letterlijk is daar de wettekst aangehaald: ‘de bespreking van de algemene gang van zaken van de onderneming, tenminste tweemaal per jaar’. En ook: ‘algemene gegevens omtrent de werkzaamheden’. De officiële stukken dienen als ondersteuning voor het gesprek dat uw OR tweemaal per jaar moet voeren met raad van bestuur én de raad van toezicht of de raad van commissarissen. Het drie-raden overleg moet dus ook gaan over het te voeren economisch beleid en de financiële resultaten.

Daarnaast verwijst artikel 31a WOR naar artikel 25 WOR: ‘in het bijzonder met betrekking tot aangelegenheden als bedoeld in artikel 25’. Het informatierecht voorziet dus met name in de veranderingen die vallen onder het adviesrecht. Die veranderingen raken namelijk aan de organisatiestructuur, de bevoegdheden, het eigendom, grote investeringen en kredieten. Deze veranderingen hebben een grote impact op de toekomstbestendigheid van de organisatie. Juist daarom heeft uw OR recht op informatie daarover.

Laat initiatiefrecht niet aan u voorbij gaan!

Het informatierecht is volgens de WOR vooral bedoeld om uw OR te helpen om beter onderbouwd te overleggen, te adviseren en in te stemmen. Het is dus een waardevol recht wat uw OR in staat stelt om kwalitatief goed OR-werk te verrichten. In het informatierecht schuilt echter ook een gevaar. De kans bestaat dat uw OR zich reactief gaat opstellen: u wacht op de te ontvangen informatie en reageert daar vervolgens op. Het zou zonde zijn als het daarbij blijft. U gaat daarmee namelijk voorbij aan een ander heel belangrijke bevoegdheid: uw initiatiefrecht (artikel 23, lid 3 WOR). Met het initiatiefrecht stimuleert de WOR u om juist níet af te wachten, maar om áctief te vragen naar informatie én om concrete voorstellen te doen aan uw bestuurder.

 

Voorstel

Zo’n voorstel dient u schriftelijk bij uw bestuurder in. Hij is dan hij verplicht om hierover minimaal één keer met uw OR in overleg te gaan. Vervolgens moet hij ook schriftelijk en onderbouwd aan uw OR laten weten in hoeverre hij uw voorstel overneemt.

Gevolgen

Hier heeft de WOR de koppeling tussen financiële resultaten en economisch beleid dus op artikelniveau vastgelegd in de wet. Dat betekent dat naast de periodieke levering van de officiële stukken – zoals de jaarrekening – er ook een financieel aanvullend informatierecht bestaat bij elk onder onderwerp dat valt onder het adviesrecht (artikel 25 WOR).

Een adviesaanvraag over bijvoorbeeld een reorganisatie, een fusie of het afstoten van een organisatieonderdeel, moet ook een heldere paragraaf bevatten waarin de financiële gevolgen van de voorgestelde aanpassing expliciet is doorgerekend. Bij voorkeur bevat de adviesaanvraag zelfs een uitwerking van alternatieve scenario’s.

Komen er geen alternatieve scenario’s aan bod in de aanvraag, vraag uw bestuurder hier dan naar. Als u weet welke andere opties hij heeft overwogen en waarom de keuze daar niet op is gevallen, kunt u de adviesaanvraag beter beoordelen.

Recht op inzicht

Elke OR die na de OR-verkiezingen aan een nieuwe zittingstermijn begint, heeft recht op inzicht in een aantal onderwerpen. Dat zijn vooral zaken die raken aan het eigenaarschap en de bevoegdhedenverdeling in de top van de organisatie. Die informatie is van belang voor elke OR. U moet immers weten met wie u zaken doet. Wie is de ondernemer? Wie is de bestuurder? De definities hiervoor staan in artikel 1 WOR.

Begroting

In artikel 31a, lid 7 WOR is ook nog een bijzondere bepaling opgenomen. Daar staat dat de bestuurder ook zijn raming of begroting moet delen met de OR. Dat betekent dat uw bestuurder uw OR tijdig moet informeren over daar waar het geld aan besteedt gaat worden in het komende jaar.

Een OR gaat over voorgenomen besluiten. Die zijn strategisch c.q. economisch van aard. Maar bij dit te gaan voeren beleid hoort ook een financiële doorrekening geleverd te worden in de vorm van een begroting. Laat je als OR niet met een kluitje in het riet sturen wat dat betreft.