Organisaties sturen soms een pdf naar een externe partij waarin persoonsgegevens voorkomen, bijvoorbeeld van klanten of werknemers. Die mogen onder de AVG niet meer op die manier gedeeld worden, dus moeten ze geanonimiseerd worden. Helaas gaat het daarmee nog vaak fout.
Stel, een organisatie wil informatie delen met een toeleverancier. Die informatie is opgeslagen als pdf, maar daarin staat een klant of werknemer met naam en toenaam genoemd. Dat zijn persoonsgegevens (video), die volgens de AVG geanonimiseerd moeten worden. Het komt regelmatig voor dat dit op een simpele manier gebeurt, namelijk door er een zwarte balk overheen te plakken. Degene die voor deze oplossing kiest, staat er echter niet bij stil dat deze vorm van beveiliging redelijk simpel te kraken is. De originele tekst is namelijk niet weg. Soms is de tekst achter het balkje gewoon te kopiëren en te plakken, en het is ook mogelijk om de aangebrachte balk eenvoudig weer te verwijderen. Dit is dus niet afdoende.
In plaats daarvan moet de betreffende tekst echt verwijderd worden. Hiervoor is het nodig om in de pdf op Gereedschappen te klikken en hier vervolgens onder het kopje ‘Beschermen en standaardiseren’ te kiezen voor Redigeren. Dit wordt nu toegevoegd aan de werkbalk. Klik op ‘Markeren voor redactie’ en kies de tekst die verwijderd moet worden. Er komt nu een rode rechthoek rond die tekst te staan. Klik vervolgens in de werkbalk voor Toepassen en sla daarna de pdf op. Nu is de tekst definitief verwijderd.