VERDIEPINGSARTIKEL

Aandachtspunten bij het gebruikelijk loon voor de dga

De gebruikelijkloonregeling bepaalt dat u een minimumbedrag aan loon in de loonheffingen moet betrekken voor aanmerkelijkbelanghouders van uw vennootschap of coöperatie waarin zij ook werken. Dit geldt ongeacht of zij dit loon ook daadwerkelijk ontvangen, wat ertoe kan leiden dat u het gehele gebruikelijk loon als fictief loon moet verwerken.

Betaalt u wel loon uit maar minder dan het gebruikelijk loon, dan moet u het verschil - het fictieve loon - in de loonheffingen betrekken. Het kan lastig zijn om te bepalen hoe hoog het gebruikelijk loon precies is. Zorg dat u weet hoe deze regeling in de praktijk werkt!

16 september 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen

De gebruikelijkloonregeling is van toepassing op aanmerkelijkbelanghouders, zoals een directeur-grootaandeelhouder (dga). Iemand geldt als aanmerkelijkbelanghouder als hij - eventueel met zijn fiscale partner - minstens 5% van de aandelen in de vennootschap heeft waarin hij werkzaamheden verricht.

Ook bij rechten om voor minstens 5% aandelen in de vennootschap te kopen, bij winstbewijzen om minstens 5% van de jaarwinst van de vennootschap te krijgen of bij minstens 5% stemrecht in de algemene vergadering van de coöperatie of vereniging op coöperatieve grondslag is er sprake van een aanmerkelijk belang.

Regeling gaat verder dan aanmerkelijkbelanghouder

De gebruikelijkloonregeling geldt niet alleen voor de aanmerkelijkbelanghouder zelf maar ook voor zijn partner die voor de vennootschap werkt. Verder geldt de gebruikelijkloonregeling ook voor bloed- en aanverwanten in de rechte lijn van de aanmerkelijkbelanghouder - zoals zijn ouders en kinderen - die werken voor de vennootschap, als zij tenminste aandelen of winstbewijzen van de vennootschap hebben. Hetzelfde geldt voor de partners van die bloed- en aanverwanten.

Het gebruikelijk loon bepalen

Het uitgangspunt van de gebruikelijkloonregeling is dat de aanmerkelijkbelanghouder een loon voor de loonheffingen heeft dat gebruikelijk is voor het niveau en de duur van zijn werkzaamheden. Dit gebruikelijk loon is het hoogste bedrag van de volgende bedragen:

  • 75% van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking;
  • het loon van de meestverdienende werknemer van uw organisatie of van een verbonden vennootschap;
  • € 46.000 (bedrag 2020).

Bij de meest vergelijkbare dienstbetrekking gaat het om de dienstbetrekking die het dichtst in de buurt komt van die van de aanmerkelijkbelanghouder. Het hoeft dus niet om precies dezelfde dienstbetrekking te gaan. Verder geldt als verbonden vennootschap de vennootschap:

  • waarin uw vennootschap voor minstens 1/3 deel belang heeft;
  • die voor minstens 1/3 deel belang in uw vennootschap heeft;
  • waarin een derde partij minstens 1/3 deel belang heeft, en die derde partij ook voor minstens 1/3 deel belang heeft in uw vennootschap.

Het gebruikelijk loon is het loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen (kolom 14 van de loonstaat), waarbij u individualiseerbaar eindheffingsloon bij optelt. Het gebruikelijk loon is dus inclusief een eventuele bijtelling wegens privégebruik van de auto van de zaak en exclusief wettelijke aftrekposten zoals de pensioenpremie.

Als de aanmerkelijkbelanghouder is verzekerd voor de werknemersverzekeringen - wat meestal niet het geval is - geldt de gebruikelijkloonregeling ook voor de premies werknemersverzekeringen.

Wanneer lager gebruikelijk loon

In bepaalde situaties mag u een lager gebruikelijk loon in de loonheffingen betrekken dan wat als hoogste bedrag van de hiervoor genoemde 3 mogelijkheden uit de bus komt. Dat is bijvoorbeeld het geval als u aannemelijk maakt dat 75% van het loon van de meest vergelijkbare dienstbetrekking lager is dan € 46.000. U mag het gebruikelijk loon dan op 100% van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking stellen.

Ook als u aannemelijk maakt dat 75% van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking lager is dan het loon van de meestverdienende werknemer van uw organisatie of van een verbonden lichaam. U mag het gebruikelijk loon dan op 75% van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking stellen, waarbij als minimumbedrag € 46.000 geldt.

Bij het hanteren van zo’n lager gebruikelijk loon kan de Belastingdienst tegenbewijs leveren en een hoger gebruikelijk loon aannemelijk maken zodat u alsnog dat bedrag moet aanhouden. U kunt van tevoren afspraken maken met de fiscus over het te hanteren (lagere) gebruikelijk loon.

Verder mag u een lager gebruikelijk loon aanhouden als uw onderneming zo veel verlies lijdt dat uw continuïteit in gevaar is. Hierbij geldt als ondergrens het wettelijk minimumloon dat hoort bij het aantal uren dat de aanmerkelijkbelanghouder werkzaamheden verricht.

U mag geen lager gebruikelijk loon hanteren als het om een incidenteel verlies gaat, uw onderneming de rekeningen nog steeds kan betalen of dat niet meer kan maar dit komt door een oplopende rekening-courantschuld, uitgekeerd dividend of andere onttrekkingen.

Voor parttimer niet automatisch lager gebruikelijk loon

Heeft u met een aanmerkelijkbelanghouder te maken die in deeltijd werkt, dan mag u het gebruikelijk loon niet automatisch op een (evenredig) lager bedrag vaststellen dan € 46.000. U moet dan net zo goed aannemelijk maken dat een evenredig deel van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking of het loon van de meestverdienende werknemer lager is dan die € 46.000. Als u dat inderdaad kunt, mag u uitgaan van het evenredige bedrag van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking of het loon van de meestverdienende werknemer.

Startende ondernemingen

In de situatie dat het om een startende onderneming gaat die voldoet aan de voorwaarden om te kwalificeren als zogeheten start-up, mag u het wettelijk minimumloon als gebruikelijk loon aanhouden voor de aanmerkelijkbelanghouder.

Als het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking lager is - bijvoorbeeld door deeltijd - mag u dat als gebruikelijk loon aanhouden, onder voorwaarde dat u dit aannemelijk maakt. Uw onderneming geldt als start-up als zij:

  • in een kalenderjaar een S&O-verklaring heeft en in aanmerking komt voor het verhoogde starterspercentage van de afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk (S&O);
  • niet boven het zogeheten de-minimisplafond uitkomt voor staatssteun van het Europese Verdrag, wat u moet aantonen - behalve voor een dga - via een ‘Verklaring de-minimissteun’ van de Rijksdienst voor Onderneming Nederland (RVO).

Deze versoepelde gebruikelijkloonregeling geldt voor het hele kalenderjaar ook al wordt er slechts voor een deel van dat jaar aan de eerste voorwaarde voldaan. Verder kunt u deze versoepelde regeling maximaal 3 jaar toepassen.

Geen start-up maar toch versoepeling

Gaat het om een startende onderneming die niet als start-up kwalificeert, dan kunt u toch tijdelijk uitgaan van een lager gebruikelijk loon voor de aanmerkelijkbelanghouder. Dat is toegestaan als de onderneming het gebruikelijk loon niet kan betalen. Bij deze versoepeling geldt als ondergrens het minimumloon dat hoort bij het aantal uren dat de aanmerkelijkbelanghouder werkzaamheden verricht.

De maximale looptijd van deze versoepeling is 3 jaar, die begint vanaf de start van de inhoudingsplicht van de vennootschap of coöperatie. U moet de looptijd inkorten met de periode dat de onderneming al als eenmanszaak operatief was vóór het inbrengen ervan in een vennootschap of coöperatie.

Geen loonheffingen

In de situatie dat een aanmerkelijkbelanghouder geen loon ontvangt voor zijn werkzaamheden en zijn gebruikelijk loon maximaal € 5.000 is, hoeft u het gebruikelijk loon niet in de loonheffingen te betrekken.

Krijgt de aanmerkelijkbelanghouder wel betaald voor zijn werkzaamheden, dan moet u het gebruikelijk loon wel in de loonheffingen betrekken. Dat geldt ook als het ontvangen loon minder dan € 5.000 is.

De grens van € 5.000 - zowel qua gebruikelijk loon als uitbetaald loon - geldt voor alle werkzaamheden van de aanmerkelijkbelanghouder. De Belastingdienst toetst dit dus niet per onderneming.

Corona-aanpassing

Als uw onderneming een lagere omzet heeft als gevolg van de coronacrisis, mag u in 2020 een lager gebruikelijk loon voor de aanmerkelijkbelanghouder hanteren. U bepaalt dit lagere gebruikelijk loon voor 2020 via de volgende formule:

(het gebruikelijk loon over 2019) x (uw omzet over de eerste 4 kalendermaanden van 2020 (exclusief BTW)) / uw omzet over de eerste 4 kalendermaanden van 2019 (exclusief BTW)

Voor de toepassing van het lagere gebruikelijk loon in 2020 heeft u geen toestemming van de Belastingdienst nodig, maar er moet wel aan de volgende voorwaarden zijn voldaan:

  • De rekening-courantschuld of het dividend mag niet toenemen door toepassing van een lager gebruikelijk loon.
  • Als de aanmerkelijkbelanghouder een hoger loon heeft ontvangen dan de uitkomst van de formule, moet u het daadwerkelijke loon aanhouden.

Is uw omzet in 2019 of 2020 door bijzondere situaties beïnvloed - zoals een oprichting, fusie of bijzondere resultaten - dan moet u die beïnvloeding bij toepassing van de formule buiten beschouwing laten. Verder heeft u de mogelijkheid om aannemelijk te maken dat het te hanteren gebruikelijk loon lager moet zijn dan de uitkomst van de formule.