Persoonlijke redenen zoals ziekte of andere zaken in de privésfeer, zijn vaak niet de oorzaak van het annuleren van zakenreizen. Meestal is het overmacht. Afspraken die niet doorgaan bijvoorbeeld. Het is raadzaam vooraf de annuleringsvoorwaarden uit te pluizen.
De zakenreiziger zelf treft bijna nooit blaam als het om het annuleren van zakentrips gaat. In de meeste gevallen is de oorzaak dat de afspraak wordt verzet, of dat afspraken geheel niet doorgaan. Maar ook slechte weersomstandigheden zoals storm, mist, sneeuw of de gedenkwaardige stofwolk van een IJslandse vulkaan, kunnen zakenreizigers parten spelen. En dan zijn er nog de veiligheidsrisico’s, zoals de dreiging van een terroristische aanslag.
Lees daarom van tevoren zorgvuldig de voorwaarden voor het annuleren van zakenreizen door. Het goed uitpluizen ervan voorkomt wellicht vervelende verrassingen. Zorg ook dat degene die de reis maakt, een kopie bij zich heeft van de voorwaarden en de contactgegevens van de vervoerder en het hotel waar hij verblijft. Dat scheelt een hoop gezoek.
De meeste geannuleerde zakenreizen worden overigens verschoven naar een later tijdstip, soms al direct na het annuleren. Het blijkt wel lastig om de trip in zijn geheel af te zeggen, omdat deze vaak uit een reis en hotelovernachting(en) bestaat. U heeft dan met verschillende partijen te maken. Meestal wordt eerst de reis geannuleerd en daarna het hotel.