Hoe bereiden we zakenreizen buiten de EU voor?

Publicatiedatum 26 juli 2019

Wij hebben vestigingen in enkele landen buiten de EU. Hoe kan ik hier rekening mee houden bij het voorbereiden van zakenreizen?

Inventariseer bij elke zakenreis opnieuw de belangrijkste risico’s waarmee een zakenreiziger te maken kan krijgen. Vervolgens kunt u maatregelen nemen om de risico’s te verkleinen:

  • Ga na welke locaties de zakenreiziger moet bezoeken en wat de veiligheidsrisico’s van deze bestemmingen zijn. Gebruik als uitgangspunt het reisadvies van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Heerst ergens sociale onrust, dan kunt u een alternatieve route uitstippelen.
  • Voorzie de reiziger van allerlei praktische informatie over zijn bestemming. Zo is het op veel niet-Westerse plekken beter om geen kraanwater te drinken, maar alleen gebotteld water te gebruiken. De lokale bevolking kan zonder problemen kraanwater drinken. Onze (verwende) maag is gezuiverd leidingwater gewend en kan dus behoorlijk van slag raken als die ineens ander, minder zuiver water te verduren krijgt.
  • De gesteldheid van de zakenreiziger speelt ook een rol. Heeft hij last van vliegangst of allergieën, dan is het verstandig om hier rekening mee te houden bij de voorbereiding. Bij vliegangst beperkt u het aantal vlieguren en overstappen zo veel mogelijk. Bij allergieën geeft u een lijst mee met telefoonnummers van artsen en ziekenhuizen die op zijn route liggen.
  • Houd rekening met de reiservaring van de reiziger. Is hij bereisd, dan kunt u erop vertrouwen dat hij zijn weg wel zal vinden. Is hij nog niet vaak op reis geweest, dan kunt u beter vooraf de reis tot in detail met hem doornemen.

Cadeautjes

Sommige organisaties adviseren om de werklaptop thuis te laten bij reizen naar bijvoorbeeld China, de VS, Rusland en Iran. Deze landen eisen soms toegang tot de laptop en schuwen afluisterpraktijken niet. Een laptop met slechts de data voor de betreffende reis is dan het devies. Ook het aannemen van USB-sticks als cadeautjes wordt om deze reden afgeraden.