VERDIEPINGSARTIKEL

Ontslagaanvraag bij UWV om bedrijfseconomische redenen

Om de arbeidsovereenkomst te beëindigen bij een reorganisatie, kunt u proberen om met de werknemer een vaststellingsovereenkomst af te sluiten. De kans bestaat natuurlijk dat u er samen niet uitkomt. In dat geval start u een ontslagprocedure bij UWV. Hoe verloopt deze ontslagprocedure en met welke regels moet u rekening houden?


1 maart 2021 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en is geschreven door Eva de Graaff, advocaat arbeidsrecht bij AWVN Advocaten, e-mail: e.graaff@awvn.nl, www.awvn.nl


Reorganisaties zijn vaak intensieve trajecten. In veel gevallen moet in een reorganisatie afscheid worden genomen van werknemers. Eén van de twee mogelijke routes bij een reorganisatie is de vaststellingsovereenkomst. De andere mogelijkheid is ontslag met toestemming van UWV.

Vaststellingsovereenkomst 

Is het mogelijk een vaststellingsovereenkomst (tool) af te sluiten, dan zitten hieraan een aantal voordelen:

  • U kunt in goed overleg tot duidelijke afspraken komen.
  • U bent geen tijd, geld en energie kwijt aan een ontslagprocedure.
  • U kunt een zogeheten bepaling van finale kwijting opnemen in de vaststellingsovereenkomst.

In veel reorganisaties wordt de keuze gemaakt om eerst een beëindigingsregeling aan te bieden, al dan niet gebaseerd op een sociaal plan, en dat vast te leggen in een vaststellingsovereenkomst. De werknemer is echter niet verplicht om akkoord te gaan met zo’n voorstel. Werkt hij niet mee, dan betekent dit dat er op een andere manier een einde zal moeten komen aan de arbeidsovereenkomst.

Omdat het hier om een reorganisatie gaat, moet u een ontslagvergunning bij UWV aanvragen voor deze werknemer om uiteindelijk de arbeidsovereenkomst op te zeggen.

Het hoeft niet te gaan om alle werknemers die onder de reorganisatie vallen. Het is mogelijk dat één of meerdere werknemers instemmen met het voorstel en de vaststellingsovereenkomst tekenen, en een ander deel van de werknemers niet. Voor deze laatste groep werknemers moet u dan een UWV-procedure opstarten.

Onderbouwen van de ontslagaanvraag

Vraagt u UWV om toestemming om de arbeidsovereenkomst van een werknemer om bedrijfseconomische redenen te beëindigen, dan heeft u een goed onderbouwd verhaal nodig. U moet niet alleen aantonen dat op de juiste wijze het afspiegelingsbeginsel is toegepast, maar ook moet u (eerst) de bedrijfseconomische noodzaak van de voorgenomen ontslagen onderbouwen.

UWV wil dat u aantoont dat vanwege bedrijfseconomische redenen structureel één of meer arbeidsplaatsen moeten vervallen. UWV beoordeelt vervolgens of het ontslagmotief dat u aanvoert aannemelijk is.

Geldt er een opzegverbod voor de werknemer?

Als uit het verzoek of tijdens de behandeling van het verzoek blijkt dat er een opzegverbod geldt, bijvoorbeeld als een werknemer ziek is, dan geeft UWV geen toestemming om de arbeidsovereenkomst op te zeggen. Dit is anders als naar verwachting het opzegverbod niet meer zal gelden uiterlijk vier weken na de dag waarop UWV beslist op het verzoek.

 

UWV kan dan wel besluiten om toestemming te verlenen. U zal moeten aangeven waarom u verwacht dat het opzegverbod binnen die termijn niet meer geldt. Dat kunt u bijvoorbeeld, in het geval de werknemer ziek is, doen aan de hand van een verklaring van de bedrijfsarts, waaruit blijkt dat de werknemer spoedig hersteld zal zijn.

Bedrijfseconomische redenen

Er kunnen verschillende bedrijfseconomische redenen ten grondslag liggen aan de ontslagaanvraag. UWV onderscheidt de volgende subcategorieën:

  • slechte of slechter wordende financiële situatie;
  • werkvermindering;
  • organisatorische en/of technologische veranderingen;
  • bedrijfsverhuizing;
  • (gedeeltelijke) beëindiging van de werkzaamheden van de onderneming;
  • vervallen van een loonkostensubsidie.

In de ontslagaanvraag moet u aangeven wat de bedrijfseconomische reden is en dit toelichten met de gegevens en documenten die UWV nodig heeft om de ontslagaanvraag te beoordelen.

Voor de ontslagaanvraag is het verplicht om het aanvraagformulier te gebruiken dat te vinden is op uwv.nl. Op dit formulier staat vermeld welke gegevens en documenten u moet meesturen met de ontslagaanvraag. Dat verschilt per reden.

Afhankelijk van de reden, moet u ook meer of minder financiële gegevens aanvoeren. Is er (ook) sprake van een reorganisatie, dan geeft u aan in hoeverre de organisatie er anders uit komt te zien.

Toetsing van de ontslagaanvraag

UWV beoordeelt vervolgens de redelijkheid van de aangevoerde ontslaggrond. Dit betekent dat:

  • aannemelijk moet zijn dat er inderdaad een bedrijfseconomische reden is voor het structureel vervallen van de arbeidsplaats(en);
  • de ‘juiste’ werknemer of werknemers moet(en) zijn voorgedragen voor ontslag (de ontslagvolgorde);
  • aannemelijk moet zijn dat er geen mogelijkheden zijn om de werknemer(s) te herplaatsen.

De genoemde drie punten moet u onderbouwen. Gebruik hiervoor het verplichte aanvraagformulier van UWV en de toelichting daarop.

1. Bedrijfseconomische reden

Zijn er meerdere redenen om werknemer(s) te ontslaan, bijvoorbeeld een slechte financiële situatie én werkvermindering, dan moet u in de ontslagaanvraag alle redenen apart toelichten en behoort u de gegevens mee te sturen die voor iedere reden gevraagd worden.

2. Ontslagvolgorde

UWV toetst of de juiste werknemers zijn voorgedragen voor ontslag aan de hand van het afspiegelingsbeginsel. Is er sprake van een unieke functie of vervalt een functie in zijn geheel, dan hoeft u voor de functie niet af te spiegelen. UWV controleert dit aan de hand van toe te sturen lijsten met werknemers. De cao kan aanvullende of afwijkende regels bevatten.

3. Herplaatsing

U moet aannemelijk maken dat er geen mogelijkheden zijn om de werknemer(s) binnen een redelijke termijn – die gelijk is aan de opzegtermijn – te herplaatsen, al dan niet met behulp van scholing. U heeft hiervoor een inspanningsverplichting. Als u gebonden bent in een groep van ondernemingen, worden bij de beoordeling of een passende functie beschikbaar is, ook arbeidsplaatsen meegerekend die in een andere onderneming van de groep beschikbaar zijn.

Duur van de procedure

Zoals eerder aangegeven, stelt UWV formulieren beschikbaar voor de indiening van een verzoek om toestemming om de arbeidsovereenkomst te mogen opzeggen. U dient de formulieren digitaal in. Is het verzoek onvolledig, dan ontvangt u daarover binnen twee werkdagen bericht van UWV. U krijgt daarna acht dagen om de gegevens aan te vullen. In bijzondere gevallen kan deze termijn met enkele dagen verlengd worden.

Uitgangspunt voor de duur van de procedure is dat UWV in het merendeel van de gevallen een verzoek binnen een termijn van vier weken afhandelt. U moet rekenen vanaf het moment dat een volledig verzoek is ontvangen. De zorgvuldige behandeling van een verzoek kan met zich meebrengen dat een langere termijn nodig is voor de afhandeling.

Verweer van de werknemer tegen ontslag

UWV vraagt binnen twee werkdagen na ontvangst van een volledig verzoek de werknemer om verweer. De werknemer krijgt hier 14 dagen de tijd voor. Uitgaande van een goed onderbouwd verzoek is in de meeste gevallen na het verweer van de werknemer voldoende informatie beschikbaar voor UWV om tot een besluit te komen.

Is dat niet het geval, dan kan een volgende ronde van hoor- en wederhoor worden gevoerd. In deze tweede ronde krijgt eerst u als werkgever zeven dagen om te reageren, en vervolgens krijgt de werknemer ook zeven dagen om weer op de reactie van de werkgever te reageren. De procedure is schriftelijk.

Als UWV uiteindelijk besluit om uw verzoek af te wijzen, heeft u nog de mogelijkheid om in hoger beroep te gaan bij de kantonrechter.

Noodzaak

Kunt u bij een reorganisatie de gang naar UWV niet voorkomen, dan zijn daar duidelijke regels en procedures voor. Deze voorschriften vindt u op uwv.nl terug in de ‘Uitvoeringsregels ontslag om bedrijfseconomische redenen’. Zorg dat u die voorschriften correct toepast.

Het is belangrijk om de redenen en de onderbouwing van de reorganisatie en dus van de noodzakelijkheid van het vervallen van één of meerdere functies goed op een rijtje te hebben. Hoe meer aandacht u daar in een vroeg stadium aan besteedt, hoe beter beslagen u ten ijs komt. Bovendien kan dit ‘werk aan de voorkant’ de kans vergroten dat u de gang naar UWV niet eens hoeft te maken.

In veel gevallen ziet de werknemer dan in dat een procedure weinig zin heeft en dat het tekenen van een vaststellingsovereenkomst de voorkeur verdient.