VERDIEPINGSARTIKEL

Wat payrolling nog kan betekenen voor uw organisatie

Het werkgeverschap kan zijn mindere kanten hebben. Denk bijvoorbeeld aan (langdurig) ziekteverzuim en veel administratieve rompslomp. Als u als werkgever van deze mindere kanten af wilt, kunt u kiezen voor een payrollconstructie.

Maar deze constructie is niet bepaald onomstreden. Wat is payrolling, wat zijn de voor- en nadelen en heeft payrolling nog toekomst?


24 juni 2021 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Payrolling is het uitbesteden van de verplichtingen van het werkgeverschap. Dit houdt in dat een payrollorganisatie het juridische werkgeverschap en de personeels- en salarisadministratie overneemt van de organisatie waar de werknemer zijn werk verricht.

De werknemer staat daarmee op de loonlijst van de payroller, die hem tegen betaling ter beschikking stelt aan de werkgever bij wie de werknemer het werk verricht (de inlener).

Bij het ter beschikking stellen van personeel laat een werkgever tegen betaling een werknemer werken voor een andere organisatie. Die inlener heeft leiding en toezicht over de werknemer.

Het grote verschil tussen bijvoorbeeld uitzenden en payrollen is dat de inlener bij payrolling zelf de arbeidskracht werft en die arbeidskracht exclusief aan hem ter beschikking wordt gesteld door de payroller. Qua dienstverlening is er is veel onderscheid tussen de aanbieders op de markt.

Sommige payrollorganisaties bieden net wat meer, door bijvoorbeeld ook de beoordelings- en functioneringsgesprekken te voeren, scholing te faciliteren of één directe HR-verantwoordelijke toe te wijzen aan de inlener. In elk geval nemen ze allemaal de juridische werkgeversrisico’s en de salarisadministratie van u over.

Flexibiliteit van payrolling weg door invoering WAB

Sinds de inwerkingtreding van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) op 1 januari 2020 is er voor payrolling heel wat veranderd. Vanaf die datum kon een payrollorganisatie niet meer samenwerken op basis van de zogenoemde inlenersbeloning. Voorheen konden payrollers bepaalde arbeidsvoorwaarden uit de cao van de inlener hanteren en de rest volgens de eigen uitzend-cao invullen.

 

Dit maakte het voor payrollorganisaties makkelijker om op prijs te concurreren, wat in principe betekende dat zij concurreerden op arbeidsvoorwaarden. Het pensioen viel niet onder de inlenersbeloning, waardoor bijvoorbeeld het eerste half jaar geen pensioen en daarna een basispensioen mogelijk was.

 

Ook kon er door de payroller afgeweken worden van de ketenregeling. Hierdoor kwam het voor dat 5,5 jaar lang tijdelijke overeenkomsten werden afgesloten. Dit ging duidelijk ten koste van de werknemer. Sinds 2020 moeten payrollers zich van kaft tot kaft houden aan de cao van de inlener en ook de pensioenregeling moet sinds 1 januari 2021 ‘adequaat’ zijn. Hiermee zijn grote flexibiliteitsvoordelen voor payrollers weggevallen.

Aanleiding om voor payrollen te kiezen

Het grootste deel van de organisaties die van payrolling gebruikmaken, is mkb’er met tot circa 50 werknemers. Bij organisaties met meer dan 50 werknemers is er vaak een HR-afdeling voor het personeelswerk en hebben langdurige ziektegevallen minder (financiële) impact dan in kleinere organisaties. Payrolling kost dan mogelijk meer dan het oplevert.

Er zijn diverse argumenten of aanleidingen waarom een organisatie kiest voor payrollen. De twee meest voorkomende zijn:

  • Een organisatie wil geen omkijken hebben naar alles rondom personeelszaken, vanwege gebrek aan kennis, tijd of mankracht.
  • Een organisatie heeft de negatieve kant van het werkgeverschap meegemaakt en wil hier minder risico in lopen en minder tijd en moeite in steken.

Het eerstgenoemde argument komt aanzienlijk minder voor dan het tweede. Voornamelijk de wat nieuwere en startende organisaties kiezen ervoor vanaf het begin de (loon)administratie en personeelszaken uit te besteden.

Het meest gehoorde voordeel is dat een payrollorganisatie de risico’s en verantwoordelijkheden bij arbeidsongeschiktheid overneemt. Zeker voor kleine organisaties kan het grote financiële gevolgen hebben als iemand langdurig ziek raakt.

Nadelen ziekteverzuimverzekering

Als werkgever kunt u zich uiteraard verzekeren tegen ziekte door middel van een ziekteverzuimverzekering. Daar kleven echter ook enkele nadelen aan. 

Risicoperiode

Bij een verzuimverzekering geldt vaak een eigenrisicoperiode, doorgaans tussen de tien werkdagen en een half jaar. Hoe langer de eigenrisicoperiode, hoe minder u maandelijks betaalt aan premie over de totale loonsom. Keerzijde is uiteraard dat als iemand ziek wordt en u een maximale periode heeft bedongen, u een half jaar het loon doorbetaalt voordat de verzekering ook maar één euro uitkeert.

Niet kostendekkend

Een verzuimverzekering dekt niet alle loonkosten na de eigenrisicoperiode. De werkgeverslasten (sociale premies, pensioen en dergelijke) worden voor 0% óf 25% gedekt, waardoor u te allen tijde nog kosten maakt voor uw zieke werknemer. 

Premieverhoging

Heeft u onverhoopt toch een langdurig zieke werknemer en de ziekteverzuimverzekering neemt (een deel) van de kosten over, dan kan dit gevolgen hebben voor de premie die u betaalt. Komt u namelijk boven een bepaald gedeclareerd drempelbedrag uit, dan kan de verzekering de premie verhogen. Deze verhoging geldt niet alleen voor de zieke werknemer. Aangezien u de premie over de gehele loonsom betaalt, betaalt u de verhoogde premie voor alle werknemers. Overstappen naar een andere aanbieder heeft geen zin, zij kijken altijd naar de historie van uw ziekteverzuim bij het bepalen van de hoogte van de premie.

Werkgeversrisico's bij arbeidsongeschiktheid

Wat vermoedelijk niet direct ter sprake komt bij het verkennen van de mogelijkheden van een samenwerking met een payrollorganisatie, is dat zij niet 100% van de werkgeversrisico’s bij arbeidsongeschiktheid op zich nemen. In de basis werkt een payrollorganisatie 180 graden anders dan een ziekteverzuimverzekering.

Waar u bij een verzekering een eigenrisicoperiode heeft, daar heeft u bij payrolling voor een zieke werknemer vanaf de eerste ziektedag aanzienlijk minder (loon)kosten. Maar het overnemen van de kosten is niet onbegrensd.

Vaak is er een maximumaantal uren op jaarbasis – de hoogte is afhankelijk van de contracturen van uw werknemers – dat u in mag boeken als zogenoemde ‘ziekte-uren’. Als u daarboven komt, kan het payrollbedrijf deze kosten alsnog aan u doorberekenen.

Hoogte omrekenfactor afhankelijk van veel factoren

Payrollorganisaties werken met een omrekenfactor. Dat houdt in dat u voor elk (contract)uur van de ingeleende werknemer het bruto-uurloon x de omrekenfactor betaalt. Hier zitten onder andere de dienstverlening, de sociale lasten en dekking van de risico’s in, maar bijvoorbeeld ook de vakantiebijslag. In principe maakt u per uur een eindafrekening van alle loonkosten voor dat uur. De hoogte van de omrekenfactor is vaak afhankelijk van de aanbieder, de dienstverlening en het ‘soort werknemer’.

 

Zo betaalt u voor scholieren en gepensioneerden geen pensioenpremie en voor flexibele contracten vijf procentpunten meer WW-premie dan voor contracten voor onbepaalde tijd. Deze verschillen in afdrachten gelden ook voor de payroller, vandaar dat er vaak verschillende tarieven gerekend worden.

Het juridische werkgeverschap

Omdat een payrollorganisatie het juridische werkgeverschap overneemt, is zij ook verantwoordelijk voor de administratieve lasten bij ziekte. De payroller registreert de ziekmelding en bewaakt het proces.

Ook voert de payroller ziekteverzuimgesprekken met werknemers die zich herhaaldelijk ziek melden. De meeste winst zit voor u bij een langdurig zieke werknemer. Als u niet payrollt, bent u zelf verantwoordelijk voor het re-integratietraject en de vastlegging daarvan.

U bent verplicht een arbodienst in de arm te nemen, maar het verschilt per dienst en de afspraken die u maakt welke administratieve lasten zij van u overnemen. Als er fouten gemaakt worden bij de vastlegging, loopt u het risico dat u ook het derde ziektejaar moet doorbetalen, ook al ligt de fout bij de arbodienst. U bent immers in principe verantwoordelijk.

Toekomst van payrolling

Payrolling heeft dus ontegenzeggelijk voordelen, zeker voor kleinere organisaties. Het kan u risico’s, tijd en kopzorgen besparen. Dit is alleen niet ongelimiteerd en u betaalt er ook voor. Ook bestaat het risico dat een derde partij als werkgever afstand creëert tussen u en de werknemers. Bovendien heeft de WAB allerlei voordelen weggenomen en payrolling duurder gemaakt.

In Nederland werken naar schatting nog steeds tienduizenden werknemers via een payrollconstructie, maar de payrollmarkt is in de afgelopen jaren behoorlijk gekrompen. Als het aan de Commissie Regulering van Werk – ook wel bekend als commissie-Borstlap – ligt, heeft payrolling in het Nederlandse werklandschap geen toekomst meer. Deze experts menen dat er nog drie categorieën van werkenden over moeten blijven:

  • werknemer in loondienst;
  • uitzendkracht;
  • zelfstandige.

De Sociaal-Economische Raad (SER) heeft in het onlangs verschenen ontwerpadvies over het sociaal-economische beleid voor de komende vier jaar adviezen gegeven die deze visie lijken te volgen. Neemt ook het kabinet dit advies over, dan betekent dit het einde van de voorheen rijke payrollcultuur in Nederland, althans: in deze vorm.