Moet u regelmatig aan meerdere contacten tegelijk een e-mail sturen, dan is het handig om daarvoor een mailgroep aan te maken. Dat voorkomt dat u steeds de namen van de afzonderlijke geadresseerden moet intypen. U richt uw e-mail dan gewoon door het intypen van de groepsnaam aan de hele verzendlijst.
Komt het vaak voor dat u dezelfde groep mensen een e-mail moet sturen, dan kunt u uzelf een hoop werk besparen door hiervoor een aparte mailgroep aan te maken. Met een mailgroep hoeft u niet elke keer de namen van alle individuele geadresseerden in te typen, maar kunt eenvoudig volstaan met het intypen van de naam van de groep. Zo kunt u bijvoorbeeld alle collega’s van de klantenservice of alle leden van een projectgroep (artikel) in één keer mailen. Een mailgroep is ook handig bij het versturen van e-mailmarketing, zoals een nieuwsbrief.
Een nieuwe Groep contactpersonen in Outlook maakt u als volgt:
Als u een e-mail wilt versturen en gebruik wilt maken van uw zojuist aangemaakte distributielijst, hoeft u nu alleen maar de naam van de verzendgroep te typen, bijvoorbeeld dus ‘Projectgroep’.
Nieuwe contactpersonen (tool) toevoegen of contactpersonen verwijderen in een mailgroep gaat heel makkelijk via ‘Contactpersonen’, ‘Uw lijsten met contactpersonen’ en klik op bewerken. Een groep verwijderen doet u door in de lijst op de naam van de mailgroep te gaan staan, rechtermuisknop en verwijderen. Spijt van de groep die u heeft verwijderd? Links in het menu onder ‘Verwijderd’ staan alle verwijderde items en kunt u uw mailgroep nog terughalen door met de muis op de groep te gaan staan, rechtermuisknop en klik op herstellen. Uw mailgroep staat dan weer in ‘Uw lijsten met contactpersonen’.