VERDIEPINGSARTIKEL
Werkdruk in kaart brengen om maatregelen te kunnen nemen
Nu de ziektelast van burn-out en andere psychische gezondheidsklachten onverminderd hoog is, zoeken organisaties naar manieren om werkdruk te meten. Dan is het voor leidinggevenden ook makkelijker te bepalen wanneer ze werknemers wat extra steun moeten geven en of maatregelen om werkdruk te verlagen effectief zijn.
Waar de een het over lekker hectisch en afwisselend werk heeft, kan de ander het gevoel hebben te verdrinken in zijn taken en zich overbelast voelen. Als dit langere tijd aanhoudt, kan de werknemer gezondheidsklachten krijgen en ten slotte een burn-out krijgen (tool) en thuis komen te zitten.
Werkdruk is één van de vormen van psychosociale arbeidsbelasting (PSA) en een belangrijke veroorzaker van ziekteverzuim. Wat als te hoge werkdruk wordt ervaren, kan van persoon tot persoon verschillen. En dus hebben werkgevers behoefte aan houvast, zodat ze kunnen vaststellen of er sprake is van werkdruk en wanneer die te hoog is.
Vaak wordt met werkdruk bedoeld dat een werknemer te veel werk moet doen in te weinig tijd. Maar er is ook sprake van werkdruk als het werk te hoge eisen aan een werknemer stelt, bijvoorbeeld te hoge kwaliteitsnormen, te ingewikkelde taken, te veel verantwoordelijkheden of ongunstige werkomstandigheden.
Het is belangrijk dat de werkgever zicht heeft op wat werkdruk is
Relatie
Daarnaast spelen nog andere factoren een rol die werkdruk in de hand kunnen werken, zoals een slechte relatie met de leidinggevende, een slechte beloning, weinig ontwikkelings- en opleidingsmogelijkheden en conflicten op het werk.
Anderzijds zal werkdruk kunnen verminderen als de werknemer zelf regelmogelijkheden heeft. Er wordt ook wel gesproken van autonomie van de werknemer, zodat hij bijvoorbeeld zelf prioriteiten kan stellen om stress te voorkómen (infographic).
Ook steun van leidinggevende en collega’s telt. Werknemers die in het werk structureel hoge werkdruk ervaren, kunnen hierdoor overbelast raken en uitvallen. De balans tussen belastbaarheid en werkvermogen is dan zoek. Het is dus belangrijk dat de werkgever zicht heeft op wat werkdruk is, hoe dit ontstaat en welke signalen erop duiden dat een werknemer last heeft van hoge werkdruk.
Om te ontdekken of werknemers werkdruk ervaren, kunnen leidinggevenden hiernaar vragen, bijvoorbeeld tijdens werkoverleg en in individuele gesprekken. Dat geeft tevens een opstapje naar maatregelen als steun en regelruimte voor de werknemers. (Middel)grote bedrijven kiezen daarnaast vaak voor medewerkerstevredenheidsonderzoeken (tool) of onderzoeken naar werkbeleving.
U kunt bijvoorbeeld in een enquête aan medewerkers vragen of:
- ze genoeg tijd hebben voor hun werk;
- ze te veel taken krijgen toegewezen;
- ze vaak snel moeten werken;
- ze taken moeten doen die niet passen bij hun kennis en ervaring;
- ze vaak moeten overwerken om het werk af te krijgen;
- de werkdruk van negatieve invloed is op de kwaliteit van het werk.
De kritiek op dit soort vragenlijsten is dat hiermee subjectieve informatie wordt verzameld die vooral iets zegt over de gevoelens en mogelijkheden van de werknemers. Toch is dat niet helemaal terecht. Als er relatief veel antwoorden zijn die duiden op ervaren hoge werkdruk, mag u zeker concluderen dat er een probleem is en dat de werkgever maatregelen moet nemen.
TNO meet werkdruk in verhouding tot regelmogelijkheden en steun
TNO meet werkdruk als onderdeel van de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden (NEA), volgens internationale wetenschappelijke standaarden. Die beschrijven werkdruk als ‘(te) hoge kwantitatieve taakeisen’. In de NEA krijgen werkenden de volgende drie vragen voorgelegd:
- Moet u erg snel werken?
- Moet u heel veel werk doen?
- Moet u extra hard werken?
- Bij werkdruk speelt volgens TNO mee of en in hoeverre werknemers zelf iets kunnen veranderen aan hun werk en de werkomstandigheden (autonomie). Met andere woorden: werkdruk hangt samen met een gebrek aan regelmogelijkheden. Daarom vraagt de NEA ook:
- Kunt u zelf uw werktempo regelen?
- Bepaalt u zelf hoe u uw werk doet?
- Bepaalt u zelf de volgorde van uw werkzaamheden?
- Moet u in uw werk oplossingen bedenken om bepaalde dingen te doen?
- Kunt u verlof opnemen wanneer u wilt?
- Kunt u zelf de werktijden bepalen?
Ook zijn er vier vragen over steun van de kant van leidinggevende en collega’s.
Ziekteverzuim
Om een vollediger beeld te krijgen van de werkdruk, kunt u vragenlijsten combineren met het verzamelen van objectieve indicatoren. Die vindt u op diverse plekken in de eigen organisatie. U kunt u denken aan:
- cijfers over het ziekteverzuim;
- cijfers over het verloop in uw organisatie;
- verslagen van functioneringsgesprekken;
- jaarverslagen van vertrouwenspersonen;
- meldingen van incidenten;
- klachten van klanten over de betrouwbaarheid en kwaliteit van producten of diensten;
- de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E);
- resultaten van het Preventief Medisch Onderzoek (PMO).
Privacygevoelige gegevens uit verslagen van gesprekken mag u natuurlijk niet inzien, net zo min als re-integratiedossiers. Maar u kunt wel geanonimiseerde data opvragen bij HR. Vraag aan de HR-afdeling ook om per functie na te gaan wat de benodigde productiviteit is en hoeveel werknemers daarvoor nodig zijn. Zo krijgt u ook een beeld van de maximale belastbaarheid.
Verder is het goed om te kijken naar organisatorische factoren die mogelijk hoge werkdruk kunnen veroorzaken. Die kunnen ook uit de RI&E blijken. Denk aan een verhuizing, een overname of een re-organisatie. Dergelijke gebeurtenissen brengen veel onrust met zich mee.
Conflicten
Daarnaast zijn er allerlei andere signalen die kunnen wijzen op te hoge werkdruk. Als deze zich steeds opnieuw en op grote schaal voordoen, ontstaat er een soort patroon en gaat het opvallen. Het is belangrijk hier regelmatig gesprekken over te voeren met de leidinggevenden.
Het is ook een goed idee om hen te trainen in het signaleren van oplopende werkdruk. Het kan gaan om veranderingen in de omgang van werknemers met elkaar, om de manier van communiceren en om het gedrag dat werknemers vertonen.
De signalen waar de leidinggevenden op moeten letten, zijn onder andere:
- meer conflicten op de werkvloer;
- meer uitingen van ontevredenheid, irritatie en cynische opmerkingen;
- verminderde interesse in elkaar en meer onverschilligheid;
- verminderde deelname tijdens vergaderingen.
Dan zijn er ook nog aanvullende indicatoren als verminderde productiviteit en een lager werktempo. Zijn ergens achterstanden ontstaan of worden deadlines vaker gemist?
Online testmogelijkheden
Werkdruktemeter.nl is eigenlijk bedoeld voor medewerkers, leidinggevenden en arboprofs van verzekeringsmaatschappijen. Andere sectoren kunnen hem gebruiken ter inspiratie. Doel is om een gesprek op gang te brengen tussen werknemers en werkgevers over werkdruk en werkplezier. Zo kan de werkdruk mogelijk verlaagd worden, met meer werkplezier als gevolg. Sneltestwerkdruk.nl is door FNV en SKB ontwikkeld. Zij kan anoniem ingevuld worden door een individu of door een groep. Dat laatste is handig voor onderzoek door de OR.
Waar het om draait, is dat leidinggevenden alert zijn op deze signalen en dat de werkgever deze signalen naast de verzamelde informatie legt en serieus onderzoekt of er een verband is. Vaak schuift men het af op ‘toeval’. Dat kan voor lastige situaties binnen de organisatie zorgen. De werknemers ervaren dan collectief werkdruk, terwijl de werkgever dit onvoldoende serieus neemt of zelfs negeert.
Het is dan ook een goed idee om de medezeggenschap te betrekken bij onderzoeken naar het vraagstuk werkdruk. Niet alleen heeft de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) instemmingsrecht op regelingen die over de arbeidsomstandigheden gaan, de achterban van de medezeggenschap is ook een belangrijke bron van informatie. Het is verstandig als de werkgever daarvan gebruikmaakt. Daarnaast heeft de OR arbotaken en het recht om te overleggen met de bedrijfsarts en de preventiemedewerker.
De OR kan ook zelf onderzoek naar werkdruk doen
Bespreekbaar
De OR kan natuurlijk ook zelf het onderwerp werkdruk op de agenda zetten en het zo bespreekbaar maken. Als er op dit vlak problemen lijken te bestaan, kan de OR vervolgens bij de werkgever aandringen op onderzoek. Het is goed om daarbij al te beschikken over de nodige informatie om de urgentie van de vraag te onderbouwen. Maar de OR kan ook zelf onderzoek naar werkdruk doen.
Diverse brancheorganisaties stellen gratis vragenlijsten beschikbaar voor aangesloten organisaties en ook bij vakbonden zijn instrumenten verkrijgbaar. Het gebruik van instrumenten van brancheorganisaties en professionele partijen heeft het voordeel van vergelijkbaarheid met branche of werksoort. Soms moet de werkgever daar (extra) voor betalen. Dat is z’n geld waard, zeker als de werkgever zich ten doel stelt binnen X jaar beter te presteren dan het branchegemiddelde.