VERDIEPINGSARTIKEL

Werk aan de winkel rondom uw vaste kostenvergoedingen

Aan de ene kant leveren vaste kostenvergoedingen u stukken minder papieren rompslomp aan declaraties van werknemers op, maar aan de andere kant kunt u vaste kostenvergoedingen niet zomaar onbelast aan werknemers geven.

Zeker bij vaste vergoedingen voor intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen spelen de nodige voorwaarden een rol.


5 november 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Dik van Leeuwerden van ADP Nederland B.V.


Declaraties van kleinere uitgaven die regelmatig terugkomen leiden tot veel administratieve lasten. Dat is dan ook de reden dat veel werkgevers ervoor kiezen om aan werknemers een maandelijkse vaste kostenvergoeding te verstrekken.

Een vaste kostenvergoeding kunt u als (deels) gerichte vrijstelling belastingvrij betalen, maar aan welke voorwaarden moet u dan voldoen?

  • U wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon.
  • U heeft een specificatie naar aard en omvang van de vergoeding opgesteld en bewaart die bij uw administratie.
  • U heeft een onderzoek gedaan naar de werkelijk gemaakte kosten, dit mag steekproefsgewijs gebeuren.

Bestaat de vergoeding deels ook uit intermediaire kosten, zoals kosten voor de auto van de zaak? Alleen als u een specificatie naar aard en veronderstelde omvang heeft en u een (steekproefsgewijs) onderzoek heeft gedaan, blijft een vergoeding van deze kosten buiten de loonsfeer.

Kostencategorie speciferen is noodzakelijk

Het vóór de uitbetaling per kostencategorie specificeren naar aard en veronderstelde omvang is noodzakelijk. Hiermee wordt duidelijk welke kosten geacht worden in de vaste kostenvergoeding te zitten en welke kosten u naast de vaste kostenvergoeding nog vrij kunt vergoeden.

Heeft u de specificatie niet van tevoren vastgelegd, dan is de lijn van de rechtspraak dat de vergoeding tot het loon van de werknemer wordt gerekend.

Een kostenvergoeding die naar aard en omvang is onderbouwd, is niet voldoende. De Belastingwet stelt als aanvullende eis dat de hoogte van de kostenvergoeding wordt bewezen door een (steekproefsgewijs) kostenonderzoek onder uw werknemers.

Bij zo’n onderzoek houden uw werknemers gedurende een bepaalde tijd alle zakelijke kosten bij die zij maken.

Houd betalingen met de zakelijke creditcard in de gaten

Logischerwijs kan een vaste kostenvergoeding alleen worden betaald voor zakelijke kosten. Privékosten kunnen niet belastingvrij worden vergoed.

Samenwerken
Daarnaast moet u ook goed opletten dat u de kosten die in de vaste kostenvergoeding zijn opgenomen, niet daarnaast ook op declaratiebasis vergoedt of via een bedrijfscreditcard worden betaald.

In de praktijk blijkt dat de Belastingdienst tijdens een looncontrole veel aandacht besteedt aan het declaratiegedrag van werknemers die een vaste kostenvergoeding ontvangen. Als dit ergens fout gaat, zal de Belastingdienst de kostenvergoedingen als belast loon aanmerken, met naheffingsaanslagen, eventuele boetes en belastingrente tot gevolg.

Omdat declaraties en creditcardbetalingen vaak via de financiële afdeling lopen is het van belang dat finance en loonadministratie goed samenwerken en communiceren.

Het houden van een kostenonderzoek

Heeft u te maken met één of meerdere groep(en) van werknemers die vanuit kostenoogpunt vergelijkbaar zijn? Dan houdt u het onderzoek onder een representatief aantal werknemers.

Zij bewaren tijdens het onderwijs alle bonnen van de gemaakte zakelijke kosten. Het is wel van belang dat de kosten die de werknemers maken overeenstemmen met de door u opgestelde onderbouwing.

Na afloop van het kostenonderzoek vergelijkt u of de werkelijk gemaakte kosten ook overeenstemmen met de onderbouwing die u eerder heeft opgesteld. De Belastingdienst stelt als minimale vereiste aan een geldig (steekproefsgewijs) onderzoek dat het over een periode van drie maanden gehouden wordt onder een representatieve groep werknemers.

De wet stelt geen eisen aan hoe oud dit onderzoek mag zijn. Maar als feiten en omstandigheden wijzigen, moet u een nieuw onderzoek instellen. Vaak maakt de inspecteur een afspraak dat een kostenonderzoek eens per vijf jaar wordt gehouden.

Vaste kostenvergoedingen bij thuiswerken

Nu veel werknemers (meer) thuiswerken vragen werkgevers zich af wat ze moeten doen met de vaste kostenvergoedingen.

Het zomaar stopzetten kan discussie met de werknemers geven, omdat de vergoeding kan worden gezien als een arbeidsvoorwaarde. En die kan niet zomaar eenzijdig worden aangepast.

Gelukkig keurt de staatssecretaris van Financiën voor 2020 goed dat u mag blijven uitgaan van de feiten en omstandigheden waarop de vergoeding is gebaseerd. Als u dus een vergoeding geeft voor kleine kosten onderweg, blijft deze gericht vrijgesteld. Ook al werken uw werknemers al enkele maanden thuis. Voorwaarde is wel dat er op 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht op de vergoeding bestond.

Maar let op, per 1 januari 2021 vervalt deze goedkeuring! Dat betekent dat een vergoeding van deze kosten over de thuiswerkdagen niet langer gericht is vrijgesteld. U kunt de vergoeding wel ten laste van de vrije ruimte brengen.

Verder veranderen door het meer thuiswerken bij veel werkgevers de feiten en omstandigheden. U moet dus goed beoordelen of uw onderbouwing in 2021 nog volstaat. En of uw eerder gehouden onderliggend kostenonderzoek nog voldoende representatief is.

Minder kosten onderweg

Meer videovergaderen betekent waarschijnlijk minder klantbezoek. Dus minder kosten onderweg. Daar staat tegenover dat werknemers vaak een vergoeding vragen voor de extra kosten voor het thuiswerken.

Werknemer vraagt vergoeding voor het thuiswerken

Volgens een onderzoek van het NIBUD zijn de extra kosten voor bijvoorbeeld koffie, elektriciteit, verwarming en wc-papier € 2 per dag. Deze kosten zijn niet gericht vrijgesteld.

U kunt deze kosten – zonder onderzoek naar de werkelijke kosten  – onbelast vergoeden, maar dat komt dan wel ten laste van uw vrije ruimte. Vaak willen werkgevers ook een vergoeding geven voor arbogerelateerde zaken zoals bureau, stoel en verlichting.

Ook voor de thuiswerkplek heeft u immers een arboverantwoordelijkheid. Houd er dan rekening mee dat u niet zomaar een bedrag per periode kunt vergoeden.

Het staat dan immers helemaal niet vast dat uw werknemer ook een bureau, stoel of goede verlichting koopt. Als uw werknemer een bon overlegt, kunt u de kosten wel over een bepaalde periode verdelen.

De vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer in 2020 en 2021

Voor de vaste onbelaste reiskostenvergoedingen woon-werkverkeer geldt voor 2020 de goedkeuring dat u de thuiswerkdagen als reisdagen mag blijven zien. De woon-werkverkeervergoeding kunt u gericht vrijgesteld – en daarmee onbelast voor de werknemer – blijven betalen in 2020.

Onvoorwaardelijk
Voorwaarde voor de goedkeuring is dat de werknemer op 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht op de vergoeding had. Voor de periodieke vergoeding zal dat meestal wel het geval zijn.

Maar heeft u een cafetariamodel waarbij uw werknemers kunnen kiezen of zij een belast loonbestanddeel, zoals een eindejaarsuitkering, willen uitruilen tegen een hogere onbelaste reiskostenvergoeding? Dan moet de werknemer uiterlijk 12 maart 2020 zijn keuze hebben aangegeven.

Geven werknemers altijd in november van het lopende jaar aan dat zij een deel van hun eindejaarsuitkering willen uitruilen voor een hogere reiskostenvergoeding? Dan is alleen de uitruil over de feitelijke reisdagen gericht vrijgesteld.

Werkelijk
De goedkeuring vervalt per 2021. Dat betekent dat u het reispatroon van uw werknemers in kaart moet brengen en toetsen aan de 36 weken- of 128 dageneis. Ga na of u nog een vaste reiskostenvergoeding kunt geven.

U kunt altijd de kosten van woon-werkverkeer onbelast vergoeden op basis van de werkelijk gereisde dagen.

Kosten van internet thuis

De kosten van internet thuis worden gezien als ‘met een computer samenhangende zaken’ en vallen dus onder het noodzakelijkheidscriterium. Leg vast dat u het noodzakelijk vindt dat uw werknemers thuis met internet moeten kunnen werken en welke minimale eisen u aan het abonnement stelt.

Ook hier moet u rekening houden met de feitelijke kosten van een internetabonnement. Check dus vooraf bij een aantal providers wat de kosten van een internetabonnement zijn.

COVID-19 en het vele thuiswerken hebben invloed op kosten- en reispatronen van uw werknemers en dus ook op uw werk. Nu de goedkeuring voor kostenvergoedingen vervalt per 2021, moet u beoordelen of uw onderbouwing van – en onderzoek naar – de kosten van uw werknemers een toets van de fiscus kunnen doorstaan.

Ook voor reiskostenvergoedingen moet u toetsen of u nog een vaste vergoeding kunt geven (zie het kader hierboven).