De tijd dat de boekhouding op papier moest worden bijgehouden is inmiddels voorbij. Tegenwoordig is er handige boekhoudsoftware aanwezig, die het werk een stuk makkelijker maakt. Uiteraard moet nog wel de juiste informatie worden ingevoerd. Met specifieke data-analyse-software, waarbij data uit de boekhouding eerst ontsloten worden, kan zelfs een ‘zelfcontrolerende administratie’ ontstaan.
De komst van internet heeft de ontwikkeling van boekhoudsoftware in een stroomversnelling gebracht. Zo is het handmatig invoeren van gegevens en het importeren en exporteren van bestanden grotendeels vervangen door elektronische alternatieven. Een voorbeeld is de BTW-aangifte, die vanuit veel boekhoudpakketten direct bij de fiscus kan worden afgeleverd. Dit soort innovaties maakt de boekhouding een stuk eenvoudiger en het werkt makkelijker. Een administratie van een zzp’er of een midden- en kleinbedrijf zonder sub-administraties (als inkoop, productie, werkorders, voorraad, verkoop en projecten) kan voor een belangrijk deel ‘zelf controlerend zijn’. Dat scheelt tijd en dus ook kosten bij het boekhouden. Voor grote(re) organisaties kan een ‘zelf controlerende administratie’ een positieve bijdrage leveren als onderdeel van een (limited) assurance onderzoek (Vraag & Antwoord).
De accountant of auditor maakt voor controlewerkzaamheden veelal gebruik van specifieke data-analyse-software, waarbij data uit de boekhouding eerst ontsloten worden, al dan niet met behulp van de Auditfile financieel (XAF). Door een belangrijk deel van deze controles integraal onderdeel te laten zijn van een boekhoudpakket (verdiepingsartikel) zelf is sprake van een ‘zelfcontrolerende administratie’. Als eenmaal is gecontroleerd of een boekhoudpakket controles betrouwbaar uitvoert, kan vervolgens vertrouwd worden op de uitkomsten daarvan. Bijvoorbeeld controles op boekingen boven bepaalde grenswaarde, boekingen met verschil tussen berekende en geboekte BTW, controle op dubbele facturen en de aansluiting van de administratie vaste activa met het grootboek.