Elektronisch factureren wordt steeds gebruikelijker. De digitale bestanden hebben een vaste structuur en zijn daardoor gemakkelijk uit te lezen. Dat levert organisaties tijd- en kostenbesparing op. Bovendien draagt e-factureren bij aan een beter klimaat. Wat is e-facturatie en wat zijn de verdere voordelen?
Bij een digitale factuur of e-factuur denken veel mensen aan een factuur in pdf-formaat als bijlage van een mail, maar dat is niet hetzelfde. Betaalme.nu, een mkbloket voor kleine ondernemers, legt het als volgt uit: een e-factuur is een digitaal bestand dat zo gecodeerd is dat een computer het automatisch kan uitlezen en verwerken. Deze e-facturen zijn geschikt voor automatische verwerking, zoals Electronic Data Interchange (EDI), XML en UBL. De e-factuur komt meteen in de administratie van de klant terecht en automatiseert het hele proces van bestelling tot betaling. Dit vergemakkelijkt de administratie, zorgt voor snellere betaling en meer veiligheid. Ook als een organisatie geen digitale factuur eist, kan het een voordeel zijn om er gebruik van te maken. De ander kan de factuur zo sneller en gemakkelijker verwerken, wat de kans op snelle betaling vergroot.
Bovendien scheelt e-factureren in de kosten. Doordat e-facturen in een vaste structuur automatisch opgemaakt worden, zijn ze sneller klaar. De kans op fouten is minimaal en gegevens van klanten of leveranciers worden automatisch verwerkt. Een e-factuur kost door de besparing op portokosten 85% minder dan een papieren, zo berekende dienstverlener Tradeinterop. Het verschil in kosten met een pdf-factuur is 35%. Ook dragen organisaties met e-facturatie een steentje bij aan het milieu, aangezien het papierverbruik en de uitstoot van CO2 verminderen.
De meeste boekhoudsystemen maken het mogelijk om e-facturatie toe te passen. Bij het kiezen van een administratiepakket is het verstandig om op de hoogte te zijn van de facturatie-eisen van afnemers en de benodigde functionaliteiten. Organisaties die geen gebruikmaken van boekhoudsoftware, kunnen dienstverleners inschakelen die kunnen helpen met het versturen van e-facturen. Voorbeelden zijn eVerbinding, Tradeinterop, Storecove, Pagero en TIE Kinetix. Deze dienstverleners kunnen pdf-facturen omzetten in een UBL-formaat en ervoor zorgen dat de factuur automatisch in de administratie of die van de leverancier komt, zodat hij daar verwerkt kan worden. Ook is het vaak mogelijk om het facturatieproces te automatiseren (tools). Dat scheelt organisaties tijd aan handmatige handelingen, visuele controles of correspondentie. Bovendien neemt e-facturatie grotendeels de risico’s weg van te late betaling bij papieren facturen en verkeerd of onvolledig opgemaakte pdf-facturen.