Elektronisch factureren kan wel een duwtje in de rug gebruiken

De Nederlandse overheid is ruim tien jaar bezig om elektronisch factureren in te voeren binnen het bedrijfsleven en de overheid. Met ingang van april volgend jaar (2019) moeten (decentrale) overheden elektronische factuurverwerking op orde hebben. Er moet nog heel wat gebeuren en langzamerhand wordt de druk om te gaan e-factureren groter.

1 mei 2018 | Door redactie

De Nederlandse overheid heeft al sinds 1 januari 2017 verplicht gesteld om facturen elektronisch aan te leveren. Daarmee voert  ze de Europese richtlijn 2014/55/EU uit. Maar diezelfde overheid en ook grote organisaties sturen facturen nauwelijks elektronisch aan ondernemers. E-factureren lijkt nog niet op grote schaal van de grond te komen. Dat blijkt ook uit de Implementatiemonitor e-factureren van het Programmabureau e-factureren. 

Ondernemers zien nog weinig voordeel

Hoewel technisch de meeste boekhoudsoftware er wel klaar voor is, maken ondernemingen er niet zo’n haast mee als ze die ook niet ervaren bij de (semi-)overheid of andere grote organisaties waar ze zaken mee doen. Het is mooi als een onderneming een factuur elektronisch kan versturen aan de overheid, maar als (semi)overheden zelf bijvoorbeeld hun gemeentelijke heffingen niet elektronisch factureren is het voordeel ook niet altijd direct merkbaar voor ondernemingen. Dan levert het een onderneming eigenlijk geen voordeel op ten opzichte van de oudere werkwijze met een digitale factuur in PDF-formaat.

Europese norm voor elektronisch factureren

De Europese norm EN 16931 maakt het mogelijk om bij elektronisch factureren (tool) straks één enkele factuurvorm te gebruiken voor alle facturaties aan overheden in Europa. De Richtlijn 2014/55/EU schrijft voor dat vanaf het eind van 2018 deze basisfactuur gaat gelden voor facturatie aan alle Europese overheden. Alle aanbestedende overheidsdiensten en overheidsbedrijven moeten vóór eind 2018 e-facturen kunnen ontvangen en verwerken.

Verschillende bestandsformaten voor e-factureren

Er zijn verschillende formaten facturen die door machines leesbaar zijn. Het meest gebruikte is het UBL-formaat (Universal Business Language). Bestanden in dat formaat kunnen worden ingelezen door de meeste boekhoudpakketten.  Facturen kunnen per e-mail worden verstuurd (en dan geüpload in het pakket) of direct worden uitgewisseld tussen computers: in dat laatste geval zijn gespecialiseerde factuurdienstverleners nodig.

Gids elektronisch factureren brengt software in kaart

Recent is ‘De complete gids elektronisch factureren’, uitgave 2018, van onderzoeksbureau GBNED uitgekomen. Dit rapport heeft als belangrijkste doel om het aanbod van software en diensten op het gebied van elektronisch factureren zo volledig mogelijk in beeld te brengen. Ook geeft het rapport inzicht gegeven in het 'elektronisch factureren landschap' in Nederland.