Moet de OR instemmen met tien jaar bewaren van werknemersgegevens?

Question

Onze OR is verzocht om instemming met verlenging van de bewaartermijn van opgelegde disciplinaire maatregelen in het personeelsdossier van één naar tien jaar. Is dat nog een redelijke termijn?

Accepted Answer

In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Het uitgangspunt is dat persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk bewaard mogen worden. Wat noodzakelijk is, hangt af van de situatie. Het is dus aan werkgevers zelf om te bepalen wat een redelijke termijn is. Dit is afhankelijk van het soort gegevens en het doel van de werkgever om die gegevens te bewaren.

Achterliggend doel

Uw bestuurder moet dus uitleggen waarom hij de gegevens wil bewaren en waarom hiervoor naar zijn idee eerst een bewaartermijn van één jaar volstond en waarom dit nu tien jaar moet zijn. Daarvoor zal hij duidelijkheid moeten geven over het achterliggend doel van de verlenging. Vervolgens is het aan uw OR om te bepalen of u zich hierin kunt vinden en of u op basis van zijn argumenten kunt instemmen met deze rigoureuze verlenging van de bewaartermijn. Bespreek daarbij ook met uw bestuurder welke alternatieven hij heeft overwogen of denk hierin met hem mee. Is er een minder ingrijpend alternatief om het beoogde doel te realiseren, dan verdient dat de voorkeur.

Schone lei voor werknemer

Er kleven natuurlijk nadelen aan een verlenging van de bewaartermijn voor de betrokken werknemers. Zo mag een misstap een werknemer niet tot in lengte van jaren blijven achtervolgen. Een bewaartermijn van tien jaar is bijvoorbeeld wel erg lang als het gaat om een enkele misstap die is afgedaan met een aantekening in het personeelsdossier van de betreffende werknemer. De fout was dan immers niet zó ernstig dat de werknemer onmiddellijk ontslagen werd. De vraag is dan dus op welk moment een werknemer weer een schone lei krijgt. Misschien moet u dat laatste afhankelijk stellen van de ernst van de opgelegde sanctie voor de misstap die de werknemer beging en bijvoorbeeld de tijd die hij krijgt om verbetering te laten zien of de beoordelingscyclus in uw organisatie.

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Moet de OR instemmen met tien jaar bewaren van werknemersgegevens?

30 november 2023

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema OR en digitale veiligheid