Aandachtspunten bij de inhuur van extern projectadvies

Projectmanagers moeten om te beginnen kritisch naar de noodzaak kijken om hulp van buitenaf in te schakelen voor een project. Zo moet er een goede 'functionele specificatie' aan de externe adviseur worden voorgelegd. Daarin staat bondig wat het projectteam wil bereiken met het inhuren van de adviseur. Zorg wel dat de opdracht niet volledig dichtgetimmerd is: dat komt de objectieve analyse niet ten goede.

Checklist voor inhuur van extern advies

De volgende zaken moet een projectmanager in ieder geval doen als hij extern advies inwint om problemen in het projecttraject (artikel) vlot te trekken:

• eerst andere, interne opties overwegen vóór het inschakelen van extern advies;
• de rest van de organisatie informeren over de geplande inhuur van extern advies;
• voldoende (markt)onderzoek doen naar verschillende adviseurs en adviesbureaus;
• pas een adviseur kiezen nádat de opdracht duidelijk is geformuleerd;
• niet te vroeg beginnen met heel specifieke eisen en wensen voor de offerteaanvraag (het risico bestaat dat de aanvraag dan steeds moet worden bijgesteld);
• de doelstellingen tijdens het adviestraject steeds voor ogen blijven houden;
• een flexibel budget reserveren (en de waarde van de voor het project cruciale factoren (tool) helder voor ogen hebben);
• niet betalen voor bepaalde diensten die in de praktijk helemaal niet nodig zijn;
• duidelijke deadlines (artikel) stellen.