Als een organisatie een bepaald type project vaak uitvoert, is het efficiënt als er een routine is. Deze projectroutine ontstaat vaak vanzelf. Toch blijft het belangrijk om bij de aftrap van íeder project de doelen helder voor ogen te hebben.
De vaste routine is voor de projectmanager en de projectteamleden vaak een steuntje in de rug; men hoeft immers niet opnieuw het wiel uit te vinden. Voorbeelden zijn er dan ook te over: een ICT-afdeling zal voor het ontwikkelen van applicaties in principe telkens dezelfde stappen zetten. Of denk aan een commerciële organisatie die zichzelf ten doel heeft gesteld om ieder kalenderjaar (tool) twintig nieuwe producten op de markt te brengen. Ook al is ieder product uniek, de weg om er te komen is voor ieder nieuw product vaak hetzelfde. Door middel van de projectroutine maakt het team volop gebruik van de kennis en ervaring uit het verleden, en dat maakt de doorlooptijd (tool) van het project zo kort en efficiënt mogelijk.
Routines zijn heel handig, maar er schuilt ook een gevaar in. Door steeds maar hetzelfde te doen, doorloopt een projectteam wellicht niet alle stappen om de meest geschikte aanpak voor het specifieke project te ontwikkelen. Misschien voldoet de routine wel, maar is het niet de énige oplossing en zeker niet de meest optimale. Efficiëntie is prima, maar het projectteam moet er – onder leiding van de projectmanager – voor zorgen dat voor elk project opnieuw helder voor ogen staan wat het projectresultaat moet zijn, en wat de beste manier is om dat resultaat te bereiken. Dit verkleint de kans dat gaandeweg het project bijvoorbeeld besloten moet worden of het project wel kan worden voortgezet.